デジタルトランスフォーメーションへ向けて文書デジタル化を検討しよう

DX(デジタルトランスフォーメーション)は、今後企業が生き残るための鍵と言われています。データやデジタル技術を活用するためには、アナログデータがデジタル化されていることが前提となります。ここでは、文書データに視点をあてて考えてみたいと思います。

情報のデジタル化によってビジネスへプラスのインパクトを与える

デジタルトランスフォーメーションとは、
経済産業省の「DX推進ガイドライン」によれば
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」
と定義されています。

ここにある「データとデジタル技術を活用する」ために、
それに見合うデータを準備する必要があります。
ここでは、視点を文書データにあてて考えてみたいと思います。

文書のデジタル化への動き

デジタルトランスフォーメーションは、データがデジタル化されていることが前提です。しかし、文書という視点で見ると多くの企業にはまだ紙文書がたくさん残っています。
今でも紙が多く残り続けている主な理由として以下のようなことがあげらるのではないでしょうか。
  a. 原本性が担保されないのではないか。
  b. 紙の方が見やすい。
  c. 電子化するのが大変。

aの原本性に関しては、電子文書を原本として認められる方向性になりつつあるようです。
ここ数年で文書管理の大きな問題が数件発覚したのをきっかけに、国おいても電子的な行政文書管理について検討され、
行政文書の電子的管理についての基本的な方針(平成31年3月25日内閣総理大臣決定)の中に取組の理念として以下の3点が掲げられています。

①今後作成する行政文書は、電子媒体を正本・原本。
②利便性・効率性と機密保持・改ざん防止のバランス確保。プロセス全体を電子化。
③手作業を自動処理化して確実・効果的に管理可能な枠組み構築。政府全体では、新たな国立公文書館の開館時期(2026年度)を目途として本格的な電子的管理に移行。

このように電子媒体が原本として認められ、プロセスも電子化の方向性にあるようです。

また、各企業ではどうでしょうか。RPA(Robotic Process Automation)を使ったホワイトカラー業務の効率化や、働き方改革におけるリモートワークなどを促進している事例が多く見られ、電子文書の運用が進められているようです。

bの紙の方が見やすいに関しては、A3くらいまでの資料であれば、使うときは印刷、保管・保存は電子として活用し、紙はなるべく残さない運用を推進している企業も多いようです。

このように確実に文書情報はデジタルへ移行する流れにあります。

cの電子化は大変?は、後述します。

文書の形態による違い

ここで、紙文書と電子文書の違いを改めて確認してみましょう。
「税務書類の電子保存に関する報告書」経団連、2004年3月
ここに示されている電子文書で問題となる特徴も、現在ではICT技術でフォローできるようになっているものが多くあります。文書管理システムや決裁システムを使うことにより、文書の改ざん防止や複製防止、意思決定の痕跡も記録することなどが可能となっています。

この表に示されている紙文書と電子文書以外に紙文書をスキャンして作製する「電子化文書」があります。電子化文書は、紙文書をイメージデータ化したものですが、さらにOCR技術により、そのイメージからテキストデータを取り出しイメージと一緒に保管することができます。(透明テキスト付きPDF)
情報のデジタル化を行い活用をするためには、このようにテキストデータを付与することが理想的ということになるでしょう。

デジタル化した文書の保管先の問題

紙文書もよいところはたくさんありますが、今や、どっちを選択するという時代ではなく、デジタル化を念頭に進めて行く必要があります。
デジタル化するにあたり、急増するファイルの「保管」「保存」についても検討しなければなりません。
電子文書の場合は、物理的な場所は不要になり、目に見える文書の山はなくなりますが、ストレージ量は増えていきます。
紙文書を電子化して保管する場合は、始めからコンピュータで作成した電子文書とは異なり、とても容量をとってしまうものです。
以下にその一例を示します。(文字数や画像のあるなしで変わってきます。)

紙文書からPDFを作成した場合は大きなファイルになる
デジタル化の際に、カラーではなくモノクロや2値にすると1枚あたりのファイル容量を減らすことができます。しかし、そうすると細かい字が読みづらくなったり、本当はカラーの情報が必要なのにモノクロでイメージ化されてしまうことがあります。その都度、個人が判断するのではなく、企業内で標準的な電子化のルールを決めておく必要があります。

また、電子文書をいつまで保管しておくのかについても決めておかないと、ストレージはいくらあっても足りません。

通常、決定文書の保存など複雑な条件が関与することもあるので、決定文書は文書管理システム、下書き文書などはファイルサーバーという形で棲み分けをしている企業も多いようです。

さらにアーカイブという考え方もあります。
よく参照するわけではないが保管しておく必要のあるものがこれにあたります。こういったファイルに高速アクセス可能な高額なストレージを割りあててしまうともったいないので、DVDなどのメディアに保管したり、低速なストレージ、また、大量の場合(動画などを大量にアーカイブする必要のある場合)などはテープでのバックアップをするサービスもあります。

デジタル化には費用がかかる

持っている紙文書を全て電子化できればいいですが、それには時間と労力がかかり、コストとなって企業にのしかかってきます。電子化したいなあと思って見積を取ってみたら、予想外に高額ででやめてしまったことはないでしょうか。
文書を選別して、目的に応じ計画的に電子化することが必要になってきます。電子化しないまま保存される方が適切な紙文書もありますし、廃棄できるものもたくさんあるかもしれません。
一般的に電子化に向くといわれているものあげてみます。

a.共有化して活用する価値がある文書


会社の規程やルール、マニュアル、報告書などみんなが参照するものが当てはまります。

b.検索スピードが求められる文書


棚や指定書庫まで歩いて行って探すのではなく、自席ですぐに見つけたいものなどが該当します。
もし、製品サポートの部門であれば、お客様の情報、どんな製品を使っているか、契約書など顧客対応に必要な資料がすぐに取り出せたら、お客様を待たせる時間が少なくなり、顧客満足度につながります。
基本情報はデータベース化している企業も多いと思います。

c.電子化すれば倉庫に保存できる文書


契約書などは原本を保管しておく必要はありますが、電子化すれば手元に置いておく必要はありません。倉庫に移動することができます。複数社員の利用によるしまい違いや紛失なども防ぐことができます。

d.電子化すれば廃棄できる文書


特に法律でその保存が決められていないもので、その企業としても原本を保管しておく必要が無いものは、電子化してしまえば廃棄することができます。
社内で作成した過去のレポートなどがこれにあたります。


このように、基準を作って文書を選別します。
選別した文書は計画的に電子化していきます。

■■ まとめ ■■

デジタル情報が今後のビジネスのあり方の前提になり、それを活用してビジネスをプラス向けるのは当然の流れとなっています。デジタル化するマーケットから排除されるリスクを負うよりも積極的にデジタル化を検討していきませんか。
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コンサルティング事業部/石川

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