DXやペーパーレス化が叫ばれる中、社内にある紙文書を電子化しようという企業は多いと思います。今回は紙文書の電子化における失敗事例と成功事例をご紹介します。

「紙での保管をなくし、全部電子化するぞ！」
DXやペーパーレスの御旗の下、トップダウンで紙文書は全て電子化せよとの大号令がかかった企業は少なくありません。

しかし全ての紙文書を電子化することが、本当に正しい道なのでしょうか？
数多くの企業などからご相談を受ける中で、
全てを電子化しようとした組織の多くは失敗に終わっています。

オフィスや倉庫に氾濫している紙文書をスキャニングして、 全てPDFなどにすれば万事解決！と思うのは大間違いです。
電子化しようとして失敗したお客様のお話を聞いていると原因は様々ですが、
失敗要因の多くは、次の章からご紹介する4つになります。

社内の文書を電子化しようと考えたとき、どのくらいの量があるかということは検討もつきません。
そのため多くの企業は各部署に電子化したい文書がどのくらいあるかについて、
ヒアリングやアンケートを取って情報を収集します。

このような時ほとんどの部署が、保管している文書の全てを電子化したいと回答するため、
全部を合わせると膨大な文書量となります。
たいていの企業は、保管している紙文書の中に明らかに不要な文書や、
ほとんど使うことのない文書が山のように残っています。
しかし現場の各部署は細かな調査はせず、保有している文書は全て電子化したいと申告するため、量が膨れ上がってしまうのです。

このようにして膨れ上がった数量を前提に、電子化の業者に見積を取ればとんでもない金額になります。