オフィス移転に向けた文書・物量の削減方法

オフィスの建て替えや移転するところが増加しています。働き方の変化に伴い、オフィスの使い方やオフィスに求めるニーズが変化してきているためと考えられます。今回は移転時の事務局向けに、移転時における文書や物量の削減方法についてご紹介します。

社内の共有物のカテゴリーを整理する

オフィス内には様々な共有物があります。
キャビネットの中には一般文書の他、図書や雑誌、文房具や備品類などを収納しているケースもよくあります。
キャビネットの他にも、オフィス内外の床や書庫、倉庫などに文書や備品などが収納されていることと思います。
これらを「場所の軸」と「モノの種類の軸」で、部署ごとにカテゴリーを分けておきます。
カテゴリーごとに量や保管状態を把握し、移転先の収納スペースなどに応じて対策を講じるようにします。

明らかに即廃棄が決定できるものはあらかじめ、廃棄シールなどを貼付しておくとよいでしょう。

IDを付与する

移転先に持っていく文書や物にはIDを付与します。

キャビネットには、キャビネットごとにIDを付与し、IDシールを貼付します。
あらかじめ部署のコード番号を決め、部署ごとに保有するキャビネットに連続番号を付与するのがよいと思います。

<例>
総務部コード:01
キャビネット番号:001~

キャビネット外にある物にはカテゴリーごとに記号を決め、連続番号を付与するとよいと思います。

<例>
場所が倉庫内で、種類がパンフレットなどの印刷物の場合→記号:D
段ボール箱や束など、一定の単位で連続番号を付与→001~

文書・物量を調査する

キャビネット内にある文書や物は、ファイルメーターで計測します。
部署ごと、及びキャビネットのIDごとに、ファイルメーターを記録して総量を把握します。
移転先の収納容量と比較をして、現状がオーバーしていた場合はその差分が削減目標数値となります。

キャビネット外にある物には、先述のとおり付与したIDと写真の画像データを関連付けて1ID=1レコードで管理します。
不要な物にはこの時点で廃棄フラグを立て、
残す物には移転先が決まった段階で置き場所などを記録するとよいでしょう。

現状の問題や要望を吸い上げる

移転に向けて文書量や物量を削減する前に、現状把握をするために業務を行っている社員からアンケートなどを通じて、情報を吸い上げます。

例えば先の記述で、移転先の収納容量と比較をして、現状がオーバーしていた場合はその差分が削減目標数値になるとお伝えしましたが、アンケートで「(感触として)何%くらい削減が可能か?」などの質問を設けます。
そうした情報を収集することで削減目標を設定する際、参考となります。

その他、どうしても紙で保管しなければならないケースや、
外部から収受する文書はどのようなものか、
電子で運用できる文書はどのようなものかなどについての情報を収集することで、
後述の削減マニュアルに反映することができます。

削減マニュアルを作成する

文書を中心とした削減手順をマニュアル化します。
削減マニュアルは先述のアンケート結果を踏まえて作成することで、
業務を行う従業員と親和性の高いマニュアルになります。

削減マニュアルで最も重要なのは、要不要の選別基準です。
基準は主に次のような観点で設定します。

<保存年限の観点>
保存年限が満了している文書は原則不要です。
また保存年限が設定されていない文書は、関連するメンバーから合意をとって、
継続して保有するか廃棄するかを決定します。

<活用頻度の観点>
活用時期のピークを過ぎ、業務的な利用価値が低下した文書は廃棄します。
一方、活用頻度が高い文書は電子化をして利便性を高め、法的要件を充たしていれば紙文書は廃棄するようにしましょう。

<歴史的価値の観点>
上記の保存年限の観点や活用頻度の観点で、その条件を充たしていたとしても、
組織の歴史として残し、後世に伝える価値のある文書は継続して保有します。
歴史的価値のある文書は、若手社員への教育や企業のブランディングなど様々なシーンで価値を発揮します。

また削減とは廃棄することだけを指すのではなく、
電子化や倉庫保管なども選択肢に入ります。
そのような場合は、電子化作業の手順や倉庫に移管するときの引継ぎ手順などもマニュアル化するようにしましょう。

社内のメンバーに説明する

関係する社内のメンバーを対象に、説明会を実施します。
ここでは策定したマニュアルの内容を関係するメンバーに周知するのとともに、
計測やアンケートの結果を開示します。
現状の文書・物量と、移転先の収納容量の差分から算出した削減目標を告知し、
またアンケートで収集した削減加活動に対する現場で抱える課題と対策を伝えることで、
メンバーに理解を得ます。
その他、スケジュールや体制についても説明をし、移転までに実施すべきタスクが、全て完了するような意識づけをここで行うようにしましょう。

削減実行中の対応

移転までの削減期間において、現場から発生する問題や要望に対しては移転推進の事務局で対応します。
特に多い問い合わせは、捨ててもよいか残すべきかというものです。
マニュアルに示した基準の範囲内で回答できる場合はその場で回答しますが、
即答が困難な場合は、問い合わせのあった当該部門長に確認するなどして、対応するようにしましょう。

またなかなか取り掛からない部署や、進行速度が遅い部署などもあります。
著しく進捗のない部署に対しては現場に赴くなどして、進まない事情や要因を聞き取って、対策を講じましょう。

以上が移転時に文書や物量の削減を進めるポイントの紹介でした。
移転は期日が決められているため、それぞれのタスクを設定された期限までに完了しなければなりません。
当社の文書・物量削減マニュアルを活用して、文書や物量の削減を効率的に進めましょう。

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