一番最初の「文書管理規程がない」は、深刻でとにかく用意する必要があります。なぜなら、文書管理規程は、文書管理における憲法のようなもので全てのルールはこれを基本にするからです。もし、御社が親会社の子会社であれば、親会社のものを参考にして作成するという方法も方向性を見失うことなく進めて行くことができるのでお勧めします。そうでない場合は何か標準的なものを参照して作成するのが効率的です。

2番目と3番目の問題は、どちらも文書管理規程は社内に存在することは共通しています。異なる点は、問題が特定されているかどうかです。問題が特定されている3番目は、その部分を対処を中心に検討していきます。

問題が特定されていない2番目の「文書管理規程が古い、とりあえず作成したものある」については、何からしたらいいか、どこまでインパクトのある業務となってしまうのかわからない状況です。そして、わからないから不安です。

このような場合は、まず問題の特定を行います。

具体的には、文書管理規程で追加すべきところや修正すべきところをピックアップするということになります。
しかし、そもそも追加すべきところや修正すべきところがわからないのにどうやってピックアップしたらいいのでしょうか。

実際にやってみると大きな変更をする必要がないのが文書管理規程です。これは、基本ルールゆえ。
例えば、
サンプルの文書管理規程には以下のようなことが書かれています。

（文書の有効活用）
従業員等は文書を死蔵しては為らず、極秘文書を除き、当該文書が有する情報の活用、共有に努めなければならない。

これに関しては、おそらくはどの企業にも当てはまる条項でしょう。

文書管理規程は文書に関する方針や戦略なのです。

多くの条項は、「現場としては、もちろん賛成だけど、じゃあどうするの？」ということがほとんどです。例えば、先ほどの文書の有用活用に関しては「じゃあ、何を持って共有するの？」という質問が現場から出てきそうです。

文書管理規程が方針や戦略を示すのに対して、その下位のルールである文書管理ガイドラインではもっと具体的に業務沿って設計した内容を示します。

この図からもわかるように文書管理ガイドラインは、ルールのピラミッド上で文書管理規程の次に位置づけられています。

具体的にどんな内容が示すべきかというと、例として標準版のワーキング文書（仕掛かり中文書）と完了文書について示されている「完了文書」を見てみましょう。

というように、ここでは業務の中で具体的に「完了文書」とはどんな文書かを示し、その上で「保管」「保存」について具体的に説明されています。
こうして、ガイドラインではより具体的なルールになっていきます。

ルールが決まったら実践あるのみ。ルールに従って運用します。
でも、現物とルールが結びつかない。。文書を前にしてどうしたらいいのとつぶやく人も。。

ここで、もっとやるべきことにフォーカスしてわかりやすくまとめた文書管理マニュアルが必要となります。文書管理マニュアルは、削減イベントなどがあるとき特に必要となります。

また、現物とルールを結びつけたライフサイクルリスト（ファイル基準表、文書管理台帳とも言います。）の存在が運用実行に役立ちます。

ここまでいって、ルールに基づいてみんなが文書管理を実行していると感じられるかもしれません。
ルールを体系化して、実務に利用できるまで落とし込むことがポイントになります。