それって文書管理規程のせいじゃないかも

前回の上半期BEST5にも文書管理規程に関する記事が2件も含まれており、文書管理規程についての関心の高さがわかります。今回は文書管理規程を起点に運用までのルールについて説明します。

「文書管理規程」で困っていること

文書管理について課題を抱えている企業様にお話を伺うと、ルール通りに運用できていないことを問題視されていることが多いです。そのことから、基本的なルールである文書管理規程については特に注目されています。

当社によく寄せられている問題を見てみましょう。

文書管理規程についての悩みごと


・文書管理規程がない。
・文書管理規程が古い。あるときにとりあえず作成した。あることはあってもほとんど誰も見たことがない。
・文書管理規程が電子文書に対応していない。
文書管理規程の見直しついてまとめた記事はこちら↓

まずは存在そのもので第一ハードルはクリア

一番最初の「文書管理規程がない」は、深刻でとにかく用意する必要があります。なぜなら、文書管理規程は、文書管理における憲法のようなもので全てのルールはこれを基本にするからです。もし、御社が親会社の子会社であれば、親会社のものを参考にして作成するという方法も方向性を見失うことなく進めて行くことができるのでお勧めします。そうでない場合は何か標準的なものを参照して作成するのが効率的です。

弊社では、標準的な文書管理規程を、プロダクトとして取り扱っております。以下のボタンよりサンプルを入手することができます。
2番目と3番目の問題は、どちらも文書管理規程は社内に存在することは共通しています。異なる点は、問題が特定されているかどうかです。問題が特定されている3番目は、その部分を対処を中心に検討していきます。

問題が特定されていない2番目の「文書管理規程が古い、とりあえず作成したものある」については、何からしたらいいか、どこまでインパクトのある業務となってしまうのかわからない状況です。そして、わからないから不安です。

このような場合は、まず問題の特定を行います。

具体的には、文書管理規程で追加すべきところや修正すべきところをピックアップするということになります。
しかし、そもそも追加すべきところや修正すべきところがわからないのにどうやってピックアップしたらいいのでしょうか。

問題のピックアップ方法


■標準的なものとの比較
1番目で説明したように標準的なものと比較して確認します。

■課題としていることが実現できるかを確認
電子文書の対応、(これからは)脱ハンコの対応など、課題としていることを念頭に確認していきます。

この両方向から問題のピックアップを実行するとよいでしょう。
実際にやってみると大きな変更をする必要がないのが文書管理規程です。これは、基本ルールゆえ。
例えば、
サンプルの文書管理規程には以下のようなことが書かれています。

(文書の有効活用)
従業員等は文書を死蔵しては為らず、極秘文書を除き、当該文書が有する情報の活用、共有に努めなければならない。
これに関しては、おそらくはどの企業にも当てはまる条項でしょう。

文書管理規程は文書に関する方針や戦略なのです。

多くの条項は、「現場としては、もちろん賛成だけど、じゃあどうするの?」ということがほとんどです。例えば、先ほどの文書の有用活用に関しては「じゃあ、何を持って共有するの?」という質問が現場から出てきそうです。

実務に即した具体的なルールは下位のルールで

文書管理規程が方針や戦略を示すのに対して、その下位のルールである文書管理ガイドラインではもっと具体的に業務沿って設計した内容を示します。

この図からもわかるように文書管理ガイドラインは、ルールのピラミッド上で文書管理規程の次に位置づけられています。
文書ルールのピラミッド
具体的にどんな内容が示すべきかというと、例として標準版のワーキング文書(仕掛かり中文書)と完了文書について示されている「完了文書」を見てみましょう。
■文書の種類
確認・決裁・承認を経て、正式文書となった記録情報。
紙文書の場合、活用頻度が高く各部門・部署が事務室内で保有するものを「保管」、活用頻度が低下して外部倉庫などで保有するものを「保存」という。

というように、ここでは業務の中で具体的に「完了文書」とはどんな文書かを示し、その上で「保管」「保存」について具体的に説明されています。
こうして、ガイドラインではより具体的なルールになっていきます。

もしかして具体的なルールがないことが原因?

最初に取りあげた「ルール通りに運用できていない問題」は、具体的ルールがないことが原因かもしれません。
何をどうしたらいいのかが示されていない状況では、やる気があってもどうしたらいいかわかりません。

文書管理ガイドラインに記載すべきこと(例)


ガイドラインに記載するべきことの例を以下にあげてみます。

・管理体制
管理体制図とそれぞれの役割や担うべき人(役職)などを示します。

・原本性の確保
紙文書、電子文書、紙文書を電子化したものの原本性の確保について示します。

・紙文書のファイリング
具体的にバインダーやボックスを使用したファイリングの方法やラベリングの方法を示します。

・電子文書のネーミングルール
電子文書のネーミングルールについて具体的に説明します。

・紙文書の電子化
電子化を検討した方がいい紙文書の基準や電子化する場合の注意事項などを示します。

さらに具体的な運用は、文書管理マニュアルやそしてライフサイクルリストで

ルールが決まったら実践あるのみ。ルールに従って運用します。
でも、現物とルールが結びつかない。。文書を前にしてどうしたらいいのとつぶやく人も。。

ここで、もっとやるべきことにフォーカスしてわかりやすくまとめた文書管理マニュアルが必要となります。文書管理マニュアルは、削減イベントなどがあるとき特に必要となります。

また、現物とルールを結びつけたライフサイクルリスト(ファイル基準表、文書管理台帳とも言います。)の存在が運用実行に役立ちます。
下の記事は、ライフサイクルリストについて説明しています。

ここまでいって、ルールに基づいてみんなが文書管理を実行していると感じられるかもしれません。
ルールを体系化して、実務に利用できるまで落とし込むことがポイントになります。

■■ まとめ ■■

文書管理ルールについて、その構造を理解し、どこのルールに何が足りないか問題を特定しましょう。
文書管理規程は基本ルール、ガイドラインは具体的ルール、マニュアルはオペレーションを間違いなくおこなうものという位置づけです。
まずは文書管理規程を確認する、次にガイドラインを作ることを検討しましょう。

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