企業の重要文書を保護する

企業には事業継続に不可欠な重要文書があります。 事故や災害などによりこれらの文書を喪失したら、 事業の再開が困難になり、企業活動が停止する恐れがあります。 今回は重要文書の保護について考えます。

バイタルレコード

事業の継続するうえで必要不可欠な記録や文書のことをバイタルレコードといいます<『JIIMA危機管理を目的とした文書・記録管理ガイドライン~危機に際して必要となる文書・記録管理~』より>。 企業は、どのような文書がこのバイタルレコードにあたるのかを予め特定しておく必要があります。 そしてバイタルレコードとして特定した文書は、災害発生時にも速やかに活用できるよう、事前策を講じておかなくてはなりません。 これにより災害が発生した場合においても速やかに企業活動を再開できる可能性が高まります。

バイタルレコードの種類

バイタルレコードにも以下のような種類、あるいはレベル感があります。

①不可欠情報記録 会社を法的存在として存続させるために法律で必要とされている基本的な文書です。 災害発生時には、直ちに用意できないと企業活動の再開が困難になるような情報を指します。 <例> 定款、登記証、取締役会議事録、株主総会議事録

②重要記録情報 資産やそれに関連する重要な文書です。 訴訟対応や問題解決のための権利、正当性を裏付けるために必要な情報を指します。 <例> 会計監査報告書、財務諸表、契約書

③有用記録情報 日常の業務に必要な文書です。 災害発生後、業務を測罪に再開するのには役立つが、 企業活動の再開に不可欠というほどではない情報を指します。 <例> 人事記録、顧客名簿、受発注書

④一般記録情報 上記以外の文書で、業務レベルの情報を指します。 <例> 連絡文書等

災害発生後に必要なとなるバイタルレコード

災害発生後に必要となるバイタルレコードは、時間経過に応じて異なります。
先にもご紹介した『JIIMA危機管理を目的とした文書・記録管理ガイドライン~危機に際して必要となる文書・記録管理~』では、災害発生後の時間経過と、重要度の2つの軸で以下のように示しています。

バイタルレコードの保存

災害発生時には、上の図でもご紹介した3つのフェーズでそれぞれ必要な文書を即時活用できる環境を整えておかなくてはなりません。
バイタルレコードは1カ所での集中管理だと、
管理している場所で災害が発生した場合に活用不可能となるため、
複数の媒体に分け、物理的距離をとって保存することが必要になります。
主に考えられる媒体は次の通りとなります。
・紙
・電子(化)媒体
・マイクロフィルム

この3つのうちどれを選ぶかは、
どのフェーズで必要となる文書かにもよりますし、
媒体のメリットやデメリットを予め理解しておく必要もあります。
これらの媒体のメリット・デメリットの詳しい情報はこちらをどうぞ。

まとめ

今回はバイタルレコードについてご紹介しました。
ポイントをまとめると次の通りとなります。

・どの文書がバイタルレコードなのか
・災害発生後、どのフェーズで活用するのか
・どの媒体とどの媒体で保存するのか
・どこで保存するのか

これらを文書管理規程やガイドラインなどのルールブックにきちんと定めておきましょう
具体的な作成方法を知りたい方はぜひご相談ください。

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