テレワークを支える文書管理

新型コロナウイルス感染症 (COVID-19)の影響で、通勤リスクなどを排除するためにテレワークを実行する企業が続いています。テレワークでは電子情報を活用して成果を出していくことになります。ここでは、テレワークを支える文書管理について説明します。

テレワークとは?

まず、テレワークの定義を押さえておきましょう。

一般財団法人 日本テレワーク協会によりますと、
「テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと
とあります。

そして、テレワークには3つの種類があります。

モバイルテレワーク


顧客先や移動中に、パソコンや携帯電話を使う働き方です。
営業マンや顧客先で保守などを行う場合、会社に戻らずともその日の仕事を完了させることができるようにしている企業は増えています。
これによって、顧客に関わる時間を増やすことができ、サービスの品質があがり、労働時間が削減できるというメリットがあります。

在宅テレワーク


自宅にいて、会社とはパソコンとインターネット、電話、ファクスで連絡をとる働き方です。
子育てや介護などで自宅を離れることができない場合でも、会社の仕事を行うことができます。優秀な働き手が個人の事情で離職してしまうのを防ぐことができます。
個人は通勤期間が節約でき、企業は通勤コストを節約できます。

サテライトオフィステレワーク


勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方です。一社専用で社内LANがつながるスポットオフィス、専用サテライト、数社の共同サテライト、レンタルオフィスなどの施設が利用され、都市企業は郊外にサテライトを、地方企業は都心部にサテライトを置きます。
支社を構えるのとは異なり、低コストでオフィスを設置することができます。
在宅テレワークと会社に出勤するとの間くらいのイメージです。
現在、新型コロナウイルス (COVID-19)感染予防策として推奨されているテレワークは、主に在宅テレワークとなります。
今回は、多くの企業が一度にテレワークにトライすることになりましたが、テレワークの準備は各企業で進められていたのを垣間見ることができました。

テレワークの結果は?

この新型コロナウイルス (COVID-19)対策でのテレワークがどうだったかは、この後いろいろな場面で情報を得られることになるでしょう。ここでは、その前に実施された統計を見て考えて行きましょう。
総務省の「平成30年通信利用動向調査」によると、この年のテレワークの効果に関するアンケート結果があります。
総務省「平成30年通信利用動向調査」テレワークの効果
これによりますと、
テレワークの効果が「非常に効果があった」または「ある程度効果があった」は81.6%を占めているのがわかります。
逆にネガティブな結果として、「あまり効果がなかった」1.0%、「マイナスの効果があった」0.0%になっています。

このアンケートの母数はテレワーク導入企業ですので、導入企業はほぼ効果があったという結果になります。これは、テレワーク導入企業が自社の仕事がテレワークに合っているかを調査判断し、かつ、テレワークで効果がありそうな業種を実行した結果であると思われます。
このことから、テレワークを導入しない、導入に踏み切れないところにテレワークの問題があると考えられます。

テレワークの問題点

同じ調査結果から、企業でテレワークを導入しない理由を見ていきましょう。

総務省「平成30年通信利用動向調査」テレワークを導入しない理由
多いのは、「テレワークに適した仕事がないから」73.1%です。
たしかに、テレワークに適した仕事は、
一般財団法人 日本テレワーク協会によると、

・企画・総務・人事・経理などの管理部門、研究・開発部門の人:
 部分在宅勤務主体(週に数日在宅勤務)、出張時のモバイルワークも適する。

・営業やSE、サポートサービスなどの顧客対応業務の人:
 モバイルワークが主体、部分在宅勤務も適する。

などです。とすると、これ以外の仕事はテレワークは難しいということになります。

・患者さんを預かる病院の医師、看護師
・子どもを預かる保育士、幼稚園の先生
・製造現場、農業など

やっぱり、現場仕事はテレワークには向きません。

でも現場仕事以外であれば、適していないと考えられた仕事のなかにも、視点を変えればテレワークが可能となることがあるかもしれません。
例えば、契約書をよく参照する仕事があるとしましょう。契約書は原本が顧客名別にしっかりファイリングされていて、すぐに検索することができます。しかし、紙管理されているためテレワークでは使えません。
これを電子化したり、デジタル化したらどうでしょうか。テレワークで使えるようになります。
アンケート項目の中にも「文書の電子化が進んでいないから」という理由が 11.0%あり、電子化進めば、テレワークに適した仕事も増えるのではないかと思われます。

テレワークの導入を阻む要因を俯瞰してみると3つの種類に分けられると考えます。

■情報管理の問題


文書管理の問題もここ含まれます。その他では、ITセキュリティの問題とか、情報漏洩のリスクなどです。
(以下、アンケートの結果から)
・情報漏洩が心配だから 20.5%
・文書の電子化が進んでいないから 11.0%

■労務管理の問題


勤怠管理をどうするかとか、仕事をしていることころが見えないため、自己管理に任せることに不安を感じるなどです。
(以下、アンケートの結果から)
・社員の評価が難しいから 8.7%
・人事制度導入に手間がかかるから 8.7%

■コミュニケーションの問題


テレワークでは、顔を合わせることが無くなってしまいます。結果、上司はマネジメントのしにくさを感じ、同僚同士では仕事の一体感を感じられにくくなります。やっぱり、Face to Faceの意味の大きさを感じます。
しかし、現在は、様々なコミュニケーションツールが開発されており、仮想的なFace to Faceでのある程度の問題は解決できるように工夫されています。
テレワークでなくても、昔から本社と支社など離れている場所との溝の問題はありました。これらは、ITの導入で距離を縮めることができます。
(以下、アンケートの結果から)
・社内のコミュニケーションに支障があるから 12.7%
ここでは文書管理につなげて「情報管理の問題」をさらに見ていきたいと思います。

情報管理の問題

前述したとおり、情報管理の問題には、ITセキュリティや情報漏洩の問題や、電子化が進んでおらず文書がテレワークで使える状態にならないなどの問題があります。
会社の外側から会社の内側の情報がアクセスされますし、自宅や会社以外の場所(カフェのような不特定多数の人が出入りするところなど)でPCが使用されます。
情報機器やセキュリティソフトウェアを揃え対策するのはもちろんですが、それだけでは箱ものを準備するだけになってしまいます。

では、これ以外に何が必要になるのでしょうか。
それは、ルールと教育 です。

■ルール

①基本的なルールの見直し
企業ですから、いきなり細かいルールを作ることはできません。
基本原則から見直しをしていきます。具体的には関連規程類の情報セキュリティ関連規程や文書取扱規程、決裁規程、公印・社用印章取扱規程などとなります。

見直すポイントの例を以下にあげます。
 ・情報セキュリティ関連規程が社員が外部からのアクセスすること対応しているか。
 ・文書取扱規程などが電子文書に対応しているか。
 → 最近、電子文書が主流となってきているにもかかわらず、
   文書取扱規程が追いついていないという問題があり、
   見直しを実行する企業が増えています。

文書管理規程の見直しのポイントを説明しています。
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②マニュアルの作成

基本原則に基づいたマニュアルを作成します。
原則は理解できても具体的にどうするのかを示さないと社員は適切な行動は取れません。

マニュアルへの記載事項の例を以下に示します。
・情報のアクセス手順
 利用認証手順について説明します。
・事故にあった時の報告方法
 端末の紛失事故、ウィルス対策ソフトウェアのエラー表示などの発生時に
 報告する手順を説明します。
・紙文書の電子化ルール
 社内で共有することを前提に電子化の仕様などを説明します。

紙文書の電子化について説明しています。

■教育

ルールを設定したら、それがきちんと運用されるようにしなければなりません。ルールを知っていてもそれに従わなかったり、ルールを知らずリスクのある行為をし、情報漏洩に至ったケースもあります。
情報管理にかかわる方にとって常識でも、社員全員が同じ常識を持っていないとしてスタートしましょう。
テレワークをする社員には、社会経験が浅い人もいますし、逆に年配者で現在のIT環境の認識がない人もいます。

ルールが守られにくい環境?


テレワークは、上司の目の届かないところで行われ、在宅の場合は公と私が入り交じることもありルールが守られにくい環境となります。

教育のポイント


どう行動すればいいのかをマニュアルに沿って説明することも必要ですが、
 ・ポリシーの説明
 ・ルールの必要性や社員のメリット
 ・ルール逸脱のリスク

などをしっかり伝えルールが守られるような動機付けを行ってください。
社員のセキュリティに関する意識を高めることができれば、ルール設定側が想定していなかった事態も防いだり、報告としてあげられやすくなります。

■■ まとめ ■■

ウィルス対策として、テレワークが注目されることになりましたが、これを機会として今後もメリットが認識され、ディメリットの改善策が立てられることになるでしょう。
そして、ますます電子文書が注目されることになります。安全な情報活用のためにルールの見直しと設定、教育について検討されることをお勧めします。

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