文書管理は、働き方改革の取組みを支える!

「働き方改革」は、昨年のキーワードの1つとなり、この言葉を誰もが知るようになり、多くの人が口にしました。このサイトでも2件ほど記事として取り上げています。
今回は、それらの記事を振り返りながら、働き方改革に対する文書管理の役割について説明します。

まず、「働き方改革」とは?

まずは、「働き方改革」とは何かを押さえておきましょう。

日本は、少子高齢化問題から派生して、深刻な労働力不足が問題視されています。このままでは、絶対的に働き手は少なくなってしまうという予測から、どうやってそれらをカバーするのかが検討されました。

それには、

・働ける人を増やす → 主婦の人や高齢の方などにもっと働いてもらう。
・子どもを増やす → とにかく人口を増やす。
・労働生産性を向上させる → 時間あたりの生産性を向上させれば、働き手の少なさもカバーできる?

などが対策としてあげられます。

政府が取り上げている検討テーマとは?

また、平成29年3月に発表された政府の働き方改革検討会議の「働き方改革実行計画(案)」では、検討テーマと現状に以下の9個が挙げられています。

1 .非正規雇用の処遇改善
2 .賃金引上げと労働生産性向上
3 .長時間労働の是正
4 .柔軟な働き方がしやすい環境整備
5 .病気の治療、子育て・介護等と仕事の両立、障害者の就労
6 .外国人材の受入れ
7.女性・若者の人材育成など活躍しやすい環境整備
8 .雇用吸収力、付加価値の高い産業への転職・再就職支援
9.高齢者の就業促進

このような検討事項の対応策としてあげられているものの中に
・テレワーク
・教育
・時間外労働の制限
が挙げられますが、これらに対して文書管理(情報管理)が貢献することができます。
言い換えれば、基礎となるものとも言えるでしょう。

働き方改革を進める上での文書管理の役割

それでは、
・テレワーク
・教育
・時間外労働の制限

に対する取組みの中で文書管理が果たせる役割を説明していきましょう。

①労働生産性の向上する役割
文書の検索時間の短縮は、労働生産性を飛躍的に向上させます。
文書管理の文書の分類や整理によって、検索スピードの向上させることができます。
労働時間が制限される中で、生産性を向上させることに貢献します。

②みんなが働くための環境整備をする役割
高齢者の方や家事や介護、子育てで家をでることができないなどの理由から、働き手の事情に対応する施策としてテレワークがあげられます。

また、テレワークに対しては長時間労働を是正する面もあります。通勤時間によるロスをなくしたいという理由も大きいでしょう。
テレワークについては、以下のような調査結果もあり、関心の高さがうかがえるとともに、それだけではなく今後実施する企業も増えていくことを表しています。

・テレワークを実施したい。 30.1%
・テレワークを導入していない企業 83.8%
・長時間労働是正のための対策として、IT産業業界団体の数値目標 テレワーク 50% が挙げられている。

この時、働き手の使用する文書(情報)の管理方法を明確にしておかなければ、テレワークを実行しても成果が出なかったり、情報漏洩のリスクに対応できないなどの問題が発生します。

テレワーク環境にも対応した文書管理規程の見直しやそれに伴う文書整理が必要になってきます。

③教育環境の整備をする役割
子育てや介護で一時的に長期休暇を取得する人も出てくることが予測される中で、ジョブローテションを前提にした環境整備が重要となってきます。この対策の1つとして、社内のナレッジの構築があげられます。
社内の仕事により早く慣れて戦力になってもらう、そのためにはノウハウをわかりやすく系統だってまとめた管理方法が必要になってきます。
ナレッジを構築し、共有する文化を育てることが必要です。

「組織の知カラ」サイトでの働き方改革の記事

それでは、過去にこのサイトで取り上げられた働き方改革に関する記事を紹介しましょう。
※記事は新しいもの順になっています。

     - 文書管理による①の労働生産性の向上に注目して、具体的な改善例を紹介しています。
     - この記事は、主に②のみんなが働くための環境をつくる文書管理をインフラととらえ、
      その重要性を説明しています。

よく持ち込まれるご相談とは?

このサイトの相談するボタンなどから、働き方改革に関すると思われる文書管理に関する悩みなどをご相談いただくこともあります。

・テレワークが開始されたが、文書取扱規程を再検討したい。
・ジョブローテーションに備えて、ナレッジを構築したい。
・オフィスレイアウト変更(フリーアドレス)を最大限に活かすために電子化を進めたい。


上記は1例ですが、今後もこのサイトで取り上げていきたいと思います。

相談がありましたらお気軽にお問い合わせください。

コンサルティング事業部/石川

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