失敗しないオフィス改革は文書管理で基盤を作る!

オフィス改革を行う企業が増えています。キーワードは、ペーパーレス、テレワーク、サテライトオフィス、ワークフローなどなど、オフィスの仕事を進化させるものでいっぱいです。ここでは、それらを導入する場合に必要な文書管理について考えてみましょう。

いま、オフィス改革を検討する企業が増えている

最近、オフィス改革という言葉がよく使われるようになりました。考えてみれば、デスクワークは昔からあるものの、それは大きな変化を遂げてきたと思います。
昭和の映画やドラマで、そのデスクワークを見るとものすごく変わったなと感じます。パソコンがなくて手書きで書類を作っている、机の上に灰皿がありたばこを持って仕事をしている、女の人がお茶を配っている、黒電話が置いてあるなんていうのもあるかもしれません。
とっても忙しそうにも見えるし、楽しそうにも見える、現代よりもずっと生産性は低いかもしれませんが、ライバルの企業も同じようなものであれば、この点で先を越されることはありません。
現代においては、デスクワークはより高い生産性や付加価値を生み出すことが求められており、創造的なアイディアを生み出すことも期待されています。事務的な処理を効率的に行うことはもちろん、コミュニケーションの活性化などが重要視されます。
その背景には、労働人口の減少による働き方の見直し、建設ラッシュに伴うオフィス移転によるハードウェアのリニューアルなどがあります。
特に、ここ数年は加速度的にオフィス環境が変わって来たのではないでしょうか。

イベントですから、全員を巻き込んで一体感を持って行うことが成功させるコツと言えるでしょう。
キャンペーンは、日常業務に加えて行われますので各社員に負荷がかかります。このため、行う期間も検討しておかなければなりません。

オフィス改革がうまくいかない

オフィス改革は必ずしもがうまく行きません。では、うまくいかない場合はなぜでしょうか、どうしたらうまく行くのでしょうか。ここでは、架空の会社を設定してポイントを説明していきましょう。

■山猫商事の場合
・トラ部長(茶山 トラオ)総務部長
・ミケ太郎(三本毛 ミケ太郎)オフィス改革担当者

ミケ太郎:今回のオフィス改革の担当となりましたミケ太郎です。よろしくお願いします。
トラ部長:こちらこそ、よろしく。ミケ太郎君、当社が実は前にもオフィス改革をしたこと知っているかな?
ミケ太郎:え、今回が初めてではなかったのですか?
トラ太郎:やっぱり、知らなかったんだね。無理もない。君はまだ2年目だし、その改革は3年前なんだから。
ミケ太郎:でも、すでに行われていたのであれば僕にもそれが感じられるはずです。
トラ部長:改革を行って、結局元に戻したんだ。いや、戻さざる得なかったのかな。

システムは魔法の箱ではない

ミケ太郎:当社はどんな改革を行ったのですか?
トラ部長:一つ目は魔法の箱を入れた。
ミケ太郎:魔法の箱って何です?
トラ部長:その箱に文書を入れれば整理も検索もたちどころに完了する優れものだよ。「文書管理システム」とも言う。
ミケ太郎:いいじゃないですか。今回もツールとして検討するつもりですよ。
トラ部長:でもね、何を文書管理システムに入れて管理するかを明確に決めなかった。文書管理システムは文書ごとのデータ入力も必要で、それがめんどくさいと考える人も多く、使う部署と使わない部署に分かれたし、もっと言えば使う人と使わない人がいた。使わない人がいる限り、使う人がいくら望んでも情報共有はされないままだ。だんだんみんな使わなくなってしまったよ。
自由にフォルダを作成して階層付けができるファイルサーバーの方がより使い勝手がよいというみんなの印象だ。

    ・文書管理システムとファイルサーバーの棲み分けルール
    ・文書管理システムの運用ルール


が必要だったんだが、そういうことを議論せずにシステムを入れた。導入すれば整理整頓が自然につくものという解釈をしてしまったんだね。
ミケ太郎:なるほど、魔法の箱という意味がわかりました。そしてそれがないことも。

現場不在の決定

トラ部長:あとね、ちょっと話にくいのだが、当時の改革はスピード感を持って行いたいという意向もあったし、忙しい他の部署に負担をかけたくないということもあり、横断的なプロジェクトチームを作らずに総務部だけで進めていったんだ。それが失敗だった。プロジェクトの責任者として後悔している点だよ。
ミケ太郎:総務部はよかれと思ってその方法をとったんですよね。
トラ部長:もちろん。でもそれが失敗の原因だった。他部署の意見も聞き取った上でルールの策定や計画を立てなければならなかったんだ。

■従来の方式はなかなか変えられない
今までの働き方を変えるということは、社員にとってストレスだし、あえてそうするのであればそれなりの理解がなくてなならない。特に実績のあるベテラン社員にとっては今までのやり方が一番なんだ。
いくらよい入れ物を用意しても働き方に関する考え方は変わらなかった。
従来の顧客を担当者に割り振ってそれぞれの裁量で進めていくやり方では、情報を共有する必要はないし、その行為自体も非効率的であるという考え方の人が多い。稼ぎ手である花形社員にそう主張されてしまうと間接部門は肩身が狭い。
しかし、共創することが必要とされる現代では情報共有が必要だ。そうしなければ生き残っていけない。現状最適ではなく、未来に向けて最適化する必要があるが、そういった考え方が現場には浸透しなかった。

■PDCAが機能しない
総務部主体で行った時に、もちろん計画(Plan)は立てた。曲がりなりにも実行た(Do)した。しかし、その後のチェック(Check)や改善(Action)する体制は作らなかった。
システムを運用するには、その後のフォローをどうやるかの実行プランを予め計画・準備しておかないとできないね。
浸透しない上に放置されてしまったんだ。

そういった失敗の上に今回のプロジェクトが実行されるわけだから、失敗を生かさないと。

文書管理に着目して合意を取りながら積み上げていく

ミケ太郎:問題点はわかりました。では、どのように進めて行ったらいいのでしょうか。
トラ部長:前回は、総務部が主導して決定を行っていった。今回は、逆に現場から積み上げていく方式を採用しようと考えている。
もちろん、それだけではなかなかまとまらないことも予想されるから、プロジェクトチームには権限を持たせリードしていくべきだ。
上流と下流との2方向からの攻める感じだね。

プロジェクトチームは全社的な視点をもってコントロールします。
また、現場の状況を把握し現場からの意見を吸い上げます。


各部によって業務は異なる。他の部からはそれが見えてこない。したがって、標準的なものを無理に押しつけることになってしまうこともあるんだ。業務プロセスに合わせて運用ルールを決めていく必要があるんだよ。
ミケ太郎:意見を吸い上げて、確実に解決していく仕組みを作らなければいけないんですね。
トラ部長:そうだね。まずは、アンケートやヒアリングなどの調査からやってみたらどうかな。




■オフィス改革を失敗させないためには

  1.オフィス改革の目的を共有する。
    何のために改革を行うのか会社のビジョンを示し、
    社員全員が理解できるようにします。

  2.働き方に関する社員の意識を変化させる。
    今までのやり方を見直し、
    よりよくしていくために各自がどうしたらいいかを
    考えられるようにします。

  3.現場の状況や意見を共有する。
    現場の協力がなければ成功しません。
    そもそも会社全体をよりよくするために行う改革なのに、
    現場が置き去りになっては本末転倒です。

文書(情報)はオフィスの中を流れる血液のようなものです。それ故に、サラサラと固まることなく流れていかなければなりません。
各部の業務プロセスを押さえた上での、文書(情報)の分類、整理、共有するプランを考えてみましよう。紙文書にはキャビネットが入れ物であるように、電子文書はファイルサーバーや文書管理システムが入れ物です。
多少遠回りに感じられるかもしれませんが、ツールが最大限生かせる結果になり、オフィスの改革が行われることになるわけです。


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コンサルティング事業部/石川

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