仕事の品質アップ!文書管理は働き方変革の情報インフラ

ワークスタイル改革 テレワーク

働き方変革に取り組み始めた企業が増えています。今後は多様な働き方が増えていくことでしょう。それには情報インフラの整備が必須となります。さらに情報の内容を文書管理や情報管理で整備し仕事の品質を高めましょう。

今、働き方の変革が求められている

「働き方変革」という言葉が様々な場所で聞かれるようになりました。これをテーマにした展示会やセミナーなども多く開催されています。

■働き方変革は社会の流れ
働き方変革は、予想される人口減少による労働力の低下に歯止めをかけ、生産性や品質の向上が期待されています。今までは、会社へ通えることを前提に検討してきた職場選びが変わります。

・小さい子どもがいるため、家を空けられない、時間に制限がある。
・介護が必要な家族がいるため、家にいなければならない時間が多い。
・郊外で暮らしたい。

このような条件でも対応できる会社が増えることになります。
一方、会社側も新規の人材確保が容易になり、また、導入前までは出産・子育て・介護などの事情で専門教育を施した社員の退職を食い止めることできるようになります。結果、生産性の向上につながります。

ワークスタイルの改革 様々な働き方

今までと異なる働き方で社員は仕事を継続でき、企業は人材確保が可能に

■会社というハコにとらわれることのない働き方
現段階ではいわゆるインフォメーションワークに携わる人の働き方が特に対象となるでしょう。情報を扱い、情報を成果物というするような仕事です。
総務省「地方創生と企業におけるICT利活用に関する調査研究」(平成27年)によりますと、営業、研究、システム関係などで導入率が高いという結果が出ています。また、企業におけるテレワークのための制度・仕組みの導入状況は、50人以下の企業で6.2%、51~300人の企業で5.7%、301人以上の企業で18.2%とのことです。
実現の背景には、IT環境のめざましい進歩があります。

・リモートワーク(テレワーク)の実現
・安心安全で大容量のITインフラの実現

これらによって、いつでもどこでも情報にアクセスすることができ、作成した成果物を社内のメンバーにすぐに共有したり、その日の内にお客様に届けることが可能となりました。

実現のために必要なこと

働き方変革の実現のためにIT環境を含めて次のようなものが必要です。

インフラ 制度設計 業務の見直し コミュニケーション

①インフラ
企業の情報に安全にアクセスできるようなネットワーク環境、社員用の端末の整備(パソコン、タブレットの準備やそのセキュリティ対策)、データ提供のためのデータベース、情報共有のためのグループウェアや連絡用のビジネスチャットなどのアプリケーションなどが必要となります。

②制度設計
働き方変革によって会社の制度も検討し直すことになります。従来の働き方で成り立っていた就業規則、申請方法、評価システムなどが対象となります。

③業務の見直し
今までは、同じ時間に全員が顔を合わせることによって自然に成り立っていた業務もあることでしょう。働き方変革によって状況が変わった場合に同じまたはそれ以上の成果を出せるように見直しを進めます。

④コミュニケーションの工夫
働き方変革によって、出勤時間が揃わなかったりテレワークだけの人が増えたり、顔を合わせたコミュニケーションがなくなり、一体感が希薄になってしまうというリスクも発生します。リモートで密接なつながりが感じられるようなコミュニケーション方法を検討します。
①のインフラにも関係しますが、考えられる例としてビジネスチャットの導入とその利用教育、社内SNSの利用などがあげられます。

文書(情報)管理は、働き方変革の情報インフラを構築する

文書管理は、ここの企業が所有する知識ベースの制度設計にあたります。また、その実践にはITCを使用して流通させることで大きな効果をもたらします。働き方変革のベースとなる情報インフラの大きな役割を担っているといえます。

紙文書の氾濫

こんな問題はないでしょうか。

①参照されるべき文書の中に紙文書が存在している。
②ファイルサーバーが整理されていない。

①参照されるべき文書の中に紙文書が存在している。
徹底的にペーパーレスを進めます。参照されるべき文書の中に紙文書があれば、そのために、会社へ行かなくてはなりません。あるいは、誰かにお願いして見てもらうことになるのでしょうか。このようなことが頻発すれば、その組織のDBは信頼を失うでしょう。
・既存の文書であれば、徹底して電子化します。難しければ、何が電子化されているかされていないかを明示するシステムを構築します。
・新規の文書であれば、電子化のルールに沿って電子化し共有化します。
現在、文書の作成はPCで行われるため、電子化という行為はそれほど発生しませんが、紙資料でお客様からいただいたものや、書き込みを行って原本となったものは情報共有のために電子化します。

②ファイルサーバーが整理されていない。ストレージ費用がかかってしまうのでは?
ファイルサーバーにあるファイルをいつでもどこでも閲覧することにしたが、整理されておらず、そのままクラウドシステムにアップしたら無駄にストレージコストがかかってしまうこともあります。
単純に減らせばいいのですが、ルールが決まっていないとこれが結構大変です。

■情報にアクセスしやすい環境をつくる
このサイトでも何度も出ていることですが、情報にアクセスする人にとって検索性の高い環境を作って提供しなければ、情報はうまく使われていきません。それは、仕事の品質の問題となって返ってきます。
早くから紙を電子化して、いつでもどこでも仕事のできる環境を整えた会社では、仕事に係わる人で時間をかけて納得のいった分類を作成し、それを共有システムの規約にしたという事例もあります。

■情報を選別することでアクセス制限がかけられる
機密情報などに関しても選別を行っておくことで、その情報を守りつつ、かつ、安全に利用することができます。
紙文書が氾濫し、どれが重要文書かわからない状態である場合もあります。

ITC技術は、便利な環境を整えてくれますが、内容までは確認してくれません。

情報の中身が働き方変革の結果に影響します。情報共有の実現、機密文書の不用意な流失も防げます。
全く手をつけてない状況では、対処に時間もかかりますので、早くからご検討されることをお勧めします。

コンサルティング事業部/石川

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