働き方改革やペーパーレス化などのスローガンを掲げ、 様々な企業が文書管理に取り組もうとしていますが、 失敗に終わることも少なくないようです。 今回は文書管理が失敗に終わる４つの要因をご紹介します。

文書管理に取り組もうとする時、 もっとも重要な要素は、なんといっても従業員の意識、 言い換えれば「やる気」です。 もちろん文書管理に関する一定の知識やスキルも必要ですが、 実行する社員の側にこの「やる気」が無ければ、 文書管理はいっこうに進みません。 社員の「やる気」を引き出すためには、 文書管理を通じて得られる「メリット＝うれしいこと」を社員全員で共有することです。 文書管理に取り組むことによってどういう会社になりたいのかといったビジョンや、 文書管理を通じて何を実現したいのかといった目的を明確にし、 理解を得られなければ社員の協力は期待できません。

当社のクライアントさんでは、 働き方改革というビジョンのもと、在宅勤務を目的に文書管理に取り組むことになりました。 在宅勤務にも当然メリット・デメリットはありますが、 そのクライアントさんでは女性スタッフが多く、 在宅勤務の実現にはそのスタッフにとって多くの「うれしいこと」があります。 しかしその在宅勤務を実現させるためには、 自宅からアクセスできるサーバ内の文書の制限や、 紙と電子含め、社外に持ち出してよい文書、持ち出してはならない文書など、 文書管理のルールを定め、ルールを遂行できるよう文書を整理したり電子化したりしなければなりません。 こうした面倒なことも、みんなにとって「うれしいこと」があれば協力が得られるのです。

文書管理に取り組もうとする時、 まずはビジョンと目的を明確にすることが第一歩です。

文書管理に取り組む際、 その舵を取る推進部門というものがあります。 多くは総務部門がその役割を担います。 失敗するパターンとしてよくあるのが、 その総務部門が現場の実態と乖離した理想論を唱え、 正論という名の武器を振りかざすパターンです。 文書管理は教科書通りではうまく機能しません。 企業の事業内容や部署の業務内容によって、 ルールの作り方一つとっても全く異なり、 画一的なものではないのです。 それを無視して教科書通りの理想論で押し切ろうとすると、 逆に業務効率が低下する恐れもありますし、 何より長続きしません。

例を挙げると、紙と電子の話があります。 推進部門が「これからはペーパーレスの時代だ！紙をなくそう！」という号令の下、 紙文書の整理や電子化に着手するとしても、 現場によってはどうしても紙のほうが利用しやすい文書もあるのです。

当社が文書管理の支援をするときは、 必ず部署ごとにインタビューを行います。 堅苦しいものではなくラフなムードを作りながら、 現場の要望や不満をヒアリングし、 それをルールの中に反映させていきます。

もちろん満場一致を待っていては進まないという側面もあります。 全員の「賛成」は得られないまでも、 ある程度の「納得」で着地させるファシリテーターが必要なのです。