前回、文書のライフサイクルの中でのナレッジの発生について説明しました。 業務の現場から発生するもの、文書が本来の役目を終え選別されてビジネスアーカイブになったものなどがナレッジとして蓄積されていきます。

図の右側にあるナレッジを今度は業務に活かします。下の図はそのイメージです。

ナレッジとして、蓄積したものを「文書の作成・収受」、「処理」のフェーズで利用するイメージです。

文書の作成では、蓄積されたものを利用して文書を作成する時間の短縮ができますし、作成者がそのときは知らなくても、その企業の誰かが先に知った知識を盛り込むことができます。つまり、低コストで高品質の仕事ができるわけです。

下記の調査結果は、このサイトでもよく取り上げているIDCの国内のインフォメーションワーカーに関する調査結果の抜粋です。

このグラフをから、「文書の作成」（12.5時間）や「調査や情報収集」（5.9時間）に多くの時間が割かれているのがわかりますが、これらに対して効果を発揮することができます。

「処理」のフェーズでは、文書は業務フローに沿って部門や人の間を巡り判断されながら、最終的に意志決定されます。

このときの判断材料の資料としてナレッジが使われます。

企業としてナレッジが整えられていない場合には、社員それぞれが工夫を凝らして判断に必要な情報を自分の身の回りにストックして、日常業務をこなしている場面が多く見受けられます。

結果、個人管理のストックが多くなったり、会社全体から見て知識のムラができたりするのでないでしょうか。

ひどい場合は、情報を共有せずに自分の中に囲っておくことで自分の存在価値を高めようとする人もいます。

経営側などの上層部から見ると「共有してもらいたいなあ」と思う状況です。

末端の社員からは、持っている情報で差をつけようとする尊敬できない先輩に見えるのではないでしょうか。

蓄積されたナレッジは他の企業ではどのように活用されているのでしょうか。それらの一部を紹介していきます。