ナレッジマネジメントのはじめの一歩から活用まで(2)

文書をナレッジとして生かすその2回目として、前回は文書管理(基礎)でした。今回は、情報収集(発展)について考えてみましょう。

  • 第1回 基礎:ナレッジマネジメントの基礎となる文書管理
  • 第2回 発展:ナレッジの発展!積極的な情報収集を検討する
  • 第3回 循環:情報の利活用

第2回 発展:ナレッジの発展!積極的な情報収集を検討する

社内だけではなく外部からの情報収集

今回は、社内で発生する文書情報ではなく、外部からの積極的な情報収集について考えます。

日常業務の文書の流れと発生するナレッジ

上の図にあるように日常業務においては、文書のそのライフサイクルに沿って状態が変化します。前回説明した「現場から発生するナレッジ」とは、主に文書の作成や収受、処理などで発生します。主なものしてあげますと、提案書失注案件の資料取扱い商品の情報マニュアルなどになります。
 
また、その文書が本来の役割を終えた時には、歴史的に残しておくべき文書は選別され、企業であればビジネスアーカイブとして保存されます。企業資料館などに、創業期の資料過去の社内報年報などを保管している会社も多々あります。
 
では、外部から収集する情報にはどのようなものがあるのでしょうか。

どのような外部情報があるのか、どう情報共有すればよいのか

ニュース


■新聞の切り抜き
■インターネットニュースのクリッピング

毎日発行されるニュースの中にはみんなでシェアしておきたいものがあります。

具体的には、

  • 新聞やインターネットのニュースに自社あるいは自社製品が取り上げられた記事
  • 同業者などライバルとしてターゲットにしている会社やその会社の製品が取り上げられた記事
  • 会社の所属する業界のニュース
  • 会社の事業に係わる行政側から発信されるニュース

などがあるでしょう。

見つけたときには、早くみんなに知らせなければ!と思ってしまいます。

情報共有するには

このような記事をみんなが見られる場所に保管します。

昔は、新聞の切り抜きを掲示板に貼るなんてよく見かけました。(本当ですよ。)今は、同じことがもっとラクに電子的に出来ますね。

  • グループウェアの掲示板に貼る。
  • 社内SNSを利用してシェアする。

特に社内SNSの利用が推進されていれば、記事を見つけたと同時にすぐにシェアできます。つまり、発信側の手間が最小限になります。

図書・雑誌


■図書

図書もいろいろ種類がありますが、会社として共有するべき図書は次のようなものがあります。

  • 会社が行っている専門技術の基礎的な教科書

自社であれば当然知っているべき基本的なことが解説されている教科書的なものとなります。

  • 規格類

自社の事業で関連する規格などとなります。

■雑誌
■業界誌・専門誌

図書と同時に雑誌も重要な情報源です。会社として共有するべき雑誌は、事業に関係する専門的なものとなります。

例えば、

  • 自社の所属する業界の情報誌や専門的な論文が掲載された雑誌
  • デザインの会社などは、発想を促すような美術雑誌やファッション誌

などとなります。

情報共有するには

図書や雑誌はモノですので、集めておいておきます。

研究開発などを行っている会社は、企業図書室でこれらを収集し、社員にサービスしています。
また、従来の企業図書室とは異なる切り口で、みんなの集まるコミュニケーションの場をもっと知識創造の場とするべく、図書や雑誌を置いているオフィスも増えてきました。

個人で図書や雑誌を購入してしまい込んでおくよりも、このような情報もナレッジの構成の1つとして組み入れてみてはいかがでしょうか。

みんなで共有することが大事

情報は集まってきたけれど、社員が見てくれなければ、ナレッジとしての効果は発揮できません。

こんなことはありませんか。

  • せっかく情報発信しているのに誰も見てくれない。(みたい)
  • 社内SNSが浸透していないくて、メールで送る人もいるし、シェアのされ方が人によって異なる。みたい。シェアするのは同じだけど後から見たいときに蓄積場所が違うので探せない。
  • 図書や雑誌があるらしいけれど、どこのキャビネットに入っているかわからない。


そうです。

これらの外部情報は、社員全員で共有して初めてその価値を発揮します。

このため、

  • 情報の管理場所を集約する。(みんなを迷わせない。)
  • 専門知識を共有するために、勉強会を行う。
  • 新人のオリエンテーション項目に入れる。

などを実行します。

社内にある情報だけでなく、外側の情報を取り入れるということは、ビジネスマンなら誰でもやっていることだと思います。

それをもう少し、拡げて会社の情報として取りこみナレッジの一部にして、会社の知識ベースを豊かにし新しい発想を生む基盤を作ってみませんか。

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