文書管理を成功させる方法!その3 ~目標管理を行う!~

組織で何かに取り組む以上、目標が無ければ動機づけは図れません。
文書管理を成功させるため、いくつかの目標を設定し、その達成を目指します。
ここでは文書管理に取り組む上で、どのような視点で目標を設定すべきか、その代表例をご紹介します。

実施事項に定量的目標を設定する

①文書削減目標
紙や電子ファイルなどの文書を、何%くらい減らすかについて目標を設定します。
文書管理に一度も取り組んだことがない企業の場合、ムダな文書が多くを占めるため、
50%~60%の削減が目安になります。
紙文書であればファイルメーター、電子ファイルであればファイル数を、文書管理実施前と実施後に調査し、その効果を測定することで目標管理を行います。

②検索時間目標
紙や電子ファイルなど、文書を探し出すまでの所要時間について目標を設定します。
検索時間目標の目安としては、紙文書であれば30秒以内、電子ファイルであれば15秒以内が目安になるので、これを参考に目標設定と目標管理を行うとよい思います。
やり方としてまずは文書管理実施前に検索時間を測定し、目標とのギャップを把握します。
文書管理実施後にも同様に検索時間を測定し、設定した目標の達成度を把握します。
検索する文書は、紙あるいは電子ファイルから適当にピックアップしたもので大丈夫です。

実施範囲の目標を設定する

①部門
社内のどの部門を対象にするかを決定します。
最終的には全部門に展開すべきですが、導入時に多くの部門を対象に一気に進めるのは相当大変です…。導入時に対象とする部門は、ある程度限定して試作品的な位置づけにするとよいと思います。

②媒体
紙なのか、サーバなのか、あるいはCD/DVD、写真フィルム、マイクロフィルム、映像・音声テープなのかなど、どの媒体を対象とするかを決定します。

紙フォルダやファイルの中にDVD等のメディアが混在している所も多いと思いますが、
原則複数種類の媒体の混在保管はNGです。複数種類の媒体が同じ場所に保管されている場合は、仕分けをした後に、対象とした媒体に取り組んでいきましょう。

③場所
執務室なのか倉庫なのかなど、社内のどの場所を対象とするかを決定します。

文書のライフサイクルから考えても、執務室→倉庫の順で進めたほうが、手戻りが無く効率的です。

スケジュール目標を設定する

ダラダラと進めたのではいつまで経っても終わりません。
スケジュール目標をきちんと設定し、進捗管理を行うことが大切です。

①全体のリードタイム
まずは文書管理の導入プロジェクトをどのくらいの期間で行うかを設定します。

人数や対象部門が多くても所詮は分業になるので、半年くらいで設定したらよいと思います。あまり長い時間をかけると意欲が低下していきます。

②部門ごとのスケジュール
複数部門を対象に文書管理を導入していく場合、部門によって繁忙期や閑散期は異なります。各部門の事情を簡単に聞き取り、それぞれが負担の少ない形で進めましょう。

③実行プロセスごとのスケジュール
ガントチャートなどを用いて、実行プロセスごとのスケジュールを設定し、その進捗を管理します。実行プロセスもWBSを用いて実施事項を分解して具体化すると、よりわかりやすくなります。

成果物目標を設定する

主にドキュメントの類になりますが、文書管理に取り組む中で、最終的に成果物とするものを決定します。
成果物としては通常、以下のようなものになります。

①実施計画書
開始当初に策定するものです。
文書管理を行う組織のメンバーが、「誰が」「何を」「いつまでに」「どのように」行うかを具体的に記したものです。

②ファイル管理表(分類表)
紙文書や電子ファイルの収納図のようなもので、
文書管理を維持する上で要となるものです。

③文書管理規程
文書管理の基本原則をまとめたルールブックです。

④文書管理マニュアル
文書管理規程をさらに、実行ベースまで具体化したルールブックです。

⑤維持管理マニュアル
一通り導入を終えても、維持管理についてマニュアル化しておかないと、
あっという間に元のぐちゃぐちゃの状態になってしまいます。

点検制度や教育制度、そしてそれらの実施体制などについてきちんと明記します。

⑥実施報告書
実施した内容や、ここでご紹介した各目標に対する達成度や今後の課題と改善策などについて明記します。導入時に作ったルールが完成体ではありません。年に1回、課題と改善策を報告書として記録し継続的に改善を図り、社内で共有することをお奨めします。

これらの成果物を機能させ、周知・徹底を図ることで、文書管理の定着化を図っていきます。
またこれらの成果物は、未実施の部門や拠点への展開にも役立つものです。
(こうした成果物のサンプルドキュメントはこちら)

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コンサルティング事業部/鈴木

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