文書管理を導入した方がいいのはわかるけれど、全社的に導入する見通しが立てにくい、ネゴシエーションに時間がかかる、そんな時に規模を小さくして行うプロトタイプでの導入を検討してみましょう。

組織の規模が大きければ大きいほど、全社的な取組みは手がつけづらくなります。文書管理は、組織的に取り組むことが必要ですが、1度に全社的に取り組もうとすると、始まるまでにネゴシエーション疲れしてしまいます。 もちろん、文書管理の目的を共有し、トップマネジメントの強い意志があれば、組織の協力は得られやすいのですが、

**　　・やって見せる。 　　・効果を見せる。**

ということは、忙しい社内のメンバーにもわかりやすく、結果、協力が得られやすくなります。 では、小さな規模で行うプロトタイプとは具体的にどういうことになるのでしょうか。

まず最初に文書管理の一般的な流れにを押さえておきましょう。文書管理は通常以下のような流れで実行します。

このようなステップで、文書管理作業が行われていくことになりますが、小さい規模で行うプロトタイプ型であれば、まず、物量に係わる時間が量にに比例して単純に減ります。 具体的には、（紫色の部分）

※物量に比例して時間が減る項目

　　２．管理状況を診断する。調査する。 　　６．文書の減量をする。 　　８．ファイル基準表を作成する。 　　９．７と８に基づいて文書を整理する。（選別、ファイリング作業、ラベル貼付）

となります。

また、小規模になれば対象人数が少なくなるため、ネゴシエーションの時間も少なくなります。（緑色の部分）

　　１．文書管理の目的と課題を共有する。 　　３．問題点の洗い出しをする。 　　４．計画の策定をする。 　　５．体制づくり・教育をする。 　　７．ルールを決める。（分類、保存年限）

ただし、最終的に全社的な取組みを目指す場合は、１の目的や課題はそれを見据えて行うようにします。つまり、その部署だけの目的とぜす、全社的な目的の下に位置づけるようにします。

このように小規模単位での実行（場合によっては計画から）は、成功しやすいパターンとなります。 まずは、

「どこかの部門で成功させる」

ことをオススメします。

プロトタイプ型の実行は、計画が進んでからの実行となりますが、

さらにその前の段階で 「どこから手をつけていいかわからない！」 という企業も多いのではないでしょうか。

そんな時は診断を受けて見ましょう。 外部の客観的な診断を受けることで、するべきことが見えてきます。

・文書が探せない。 ・探せるけれど時間がかかる。 ・情報共有したい。

などの問題があれば、診断を受けて見ることをオススメします。

当社では、無料診断も受け付けていますので、お気軽にご相談ください。

コンサルティング事業部／石川