文書管理の一歩を踏みだそう!(小さな規模でやってみる)

文書管理を導入した方がいいのはわかるけれど、全社的に導入する見通しが立てにくい、ネゴシエーションに時間がかかる、そんな時に規模を小さくして行うプロトタイプでの導入を検討してみましょう。

小さい規模で行うメリット

組織の規模が大きければ大きいほど、全社的な取組みは手がつけづらくなります。文書管理は、組織的に取り組むことが必要ですが、1度に全社的に取り組もうとすると、始まるまでにネゴシエーション疲れしてしまいます。
もちろん、文書管理の目的を共有し、トップマネジメントの強い意志があれば、組織の協力は得られやすいのですが、

  ・やって見せる。
  ・効果を見せる。

ということは、忙しい社内のメンバーにもわかりやすく、結果、協力が得られやすくなります。
では、小さな規模で行うプロトタイプとは具体的にどういうことになるのでしょうか。

文書管理実践の一般的な流れ

まず最初に文書管理の一般的な流れにを押さえておきましょう。文書管理は通常以下のような流れで実行します。

1.文書管理の目的と課題を共有する。  2.管理状況を診断する。調査する。  3.問題点の洗い出しをする。  4.計画の策定をする。  5.体制づくり・教育をする。  6.文書の減量をする。  7.ルールを決める。(分類、保存年限)  8.ファイル基準表を作成する。  9.7と8に基づいて文書を整理する。(選別、ファイリング作業、ラベル貼付)  10.効果測定などの文書管理後の検証

このようなステップで、文書管理作業が行われていくことになりますが、小さい規模で行うプロトタイプ型であれば、まず、物量に係わる時間が量にに比例して単純に減ります。
具体的には、(紫色の部分)

※物量に比例して時間が減る項目

  2.管理状況を診断する。調査する。
  6.文書の減量をする。
  8.ファイル基準表を作成する。
  9.7と8に基づいて文書を整理する。(選別、ファイリング作業、ラベル貼付)

となります。

また、小規模になれば対象人数が少なくなるため、ネゴシエーションの時間も少なくなります。(緑色の部分)

  1.文書管理の目的と課題を共有する。
  3.問題点の洗い出しをする。
  4.計画の策定をする。
  5.体制づくり・教育をする。
  7.ルールを決める。(分類、保存年限)

ただし、最終的に全社的な取組みを目指す場合は、1の目的や課題はそれを見据えて行うようにします。つまり、その部署だけの目的とぜす、全社的な目的の下に位置づけるようにします。

プロトタイプに向く部門

文書主管課など文書管理を推進する立場の部門


文書管理を推進する部門が小規模でも全ての手順を体験することによって、全社的な展開の際には、その経験を役立て計画したり問題に対応できるようになります。

文書が氾濫していると問題になっている部門


手をつけるのは大変かもしれませんが、目に見えて効果が出ます。不必要な文書が廃棄されず置いてあったり、重複文書が多いので、文書減量率が高くなります。また、適正に分類整理されていないため、検索スピードも導入後には大きな差をつけることができます。
こうして、効果が出やすいため、文書管理の必要性をわかりやすく説明しやすくなります。

部門長が積極的である部門


文書管理の成功は、トップマネジメントの協力が得られるかどうかに影響されます。その効果を認識しているリーダーのいる部門であれば、効果が十分に期待できます。


業務上、緊急性を要する部門

業務上、早めの対応が望まれるような部門で、文書管理の全社的対応を待つことなく手をつけた方がいいと判断されるような部門です。
よくご相談されるのは、契約書の管理や、業務上多くの社員が参照する必要があるにも係わらず整理が追いついていない文書の管理です。

このように小規模単位での実行(場合によっては計画から)は、成功しやすいパターンとなります。
まずは、

「どこかの部門で成功させる」

ことをオススメします。

無料診断を受けてみる

プロトタイプ型の実行は、計画が進んでからの実行となりますが、

さらにその前の段階で
「どこから手をつけていいかわからない!」
という企業も多いのではないでしょうか。

そんな時は診断を受けて見ましょう。
外部の客観的な診断を受けることで、するべきことが見えてきます。

・文書が探せない。
・探せるけれど時間がかかる。
・情報共有したい。

などの問題があれば、診断を受けて見ることをオススメします。

当社では、無料診断も受け付けていますので、お気軽にご相談ください。

コンサルティング事業部/石川

※関連記事

「組織の知カラ」に相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは文書管理3点セットを手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

組織の知カラとは?

文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。

■お役立ち記事 

文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。

■サービス

文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。

■お客様事例

お客様の各種事例を紹介しています。

記事カテゴリ一覧

スタッフブログ アルパカのあしあと

まずは文書管理3点セットを手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

タグ
図書館文書管理システムセキュリティコスト博物資料リスクマネジメント事例業務効率化方法整理整頓コツ契約書BCP対策規程情報共有属人化e文書法電子帳簿保存法スキャナ保存広報サポート・広報ツール制作写真ファイリング広報人材育成活性化成功事例文書図面紙文書ファイル研修削減移転文書管理コンサル維持管理成功ルール共有分類e-文書法情報管理電子ファイル意欲成果組織力組織化森友学園南スーダン保存期間保存媒体情報労働生産性情報収集非定型定型公文書館セミナー専門家メリットデメリットデザイン秘密文書文書管理保管効果人件費情報漏えい電子化ラベリング動向スペース検索廃棄整理経理書類展示リスクランキング文書管理規程紙の電子化コミュニケーション失敗事例契約書管理ワークフロー職場環境マニュアル目標ナレッジマネジメント文書管理マニュアル文書のライフサイクルアーカイブ文書保管文書保存ナレッジ公文書管理法文書管理規則情報公開説明責任マイクロフィルムアート記録全文検索組織文書削減基準C文書管理導入C文書管理規程作成C文書管理コンサルC文書管理事例C契約書管理C秘密情報CリスクマネジメントC業務効率化C情報共有Ce-文書法C番外編C紙文書電子化Cスキャナ紙文書 電子化契約書 電子化電子化 成功文書管理 メリット誤廃棄ペーパーレス働き方改革内部統制訴訟
会社情報