文書管理の一歩を踏みだそう!(小さな規模でやってみる)

文書管理を導入した方がいいのはわかるけれど、全社的に導入する見通しが立てにくい、ネゴシエーションに時間がかかる、そんな時に規模を小さくして行うプロトタイプでの導入を検討してみましょう。

小さい規模で行うメリット

組織の規模が大きければ大きいほど、全社的な取組みは手がつけづらくなります。文書管理は、組織的に取り組むことが必要ですが、1度に全社的に取り組もうとすると、始まるまでにネゴシエーション疲れしてしまいます。 もちろん、文書管理の目的を共有し、トップマネジメントの強い意志があれば、組織の協力は得られやすいのですが、

**  ・やって見せる。   ・効果を見せる。**

ということは、忙しい社内のメンバーにもわかりやすく、結果、協力が得られやすくなります。 では、小さな規模で行うプロトタイプとは具体的にどういうことになるのでしょうか。

文書管理実践の一般的な流れ

まず最初に文書管理の一般的な流れにを押さえておきましょう。文書管理は通常以下のような流れで実行します。

1.文書管理の目的と課題を共有する。  2.管理状況を診断する。調査する。  3.問題点の洗い出しをする。  4.計画の策定をする。  5.体制づくり・教育をする。  6.文書の減量をする。  7.ルールを決める。(分類、保存年限)  8.ファイル基準表を作成する。  9.7と8に基づいて文書を整理する。(選別、ファイリング作業、ラベル貼付)  10.効果測定などの文書管理後の検証

このようなステップで、文書管理作業が行われていくことになりますが、小さい規模で行うプロトタイプ型であれば、まず、物量に係わる時間が量にに比例して単純に減ります。 具体的には、(紫色の部分)

※物量に比例して時間が減る項目

  2.管理状況を診断する。調査する。   6.文書の減量をする。   8.ファイル基準表を作成する。   9.7と8に基づいて文書を整理する。(選別、ファイリング作業、ラベル貼付)

となります。

また、小規模になれば対象人数が少なくなるため、ネゴシエーションの時間も少なくなります。(緑色の部分)

  1.文書管理の目的と課題を共有する。   3.問題点の洗い出しをする。   4.計画の策定をする。   5.体制づくり・教育をする。   7.ルールを決める。(分類、保存年限)

ただし、最終的に全社的な取組みを目指す場合は、1の目的や課題はそれを見据えて行うようにします。つまり、その部署だけの目的とぜす、全社的な目的の下に位置づけるようにします。

プロトタイプに向く部門

文書主管課など文書管理を推進する立場の部門


文書管理を推進する部門が小規模でも全ての手順を体験することによって、全社的な展開の際には、その経験を役立て計画したり問題に対応できるようになります。

文書が氾濫していると問題になっている部門


手をつけるのは大変かもしれませんが、目に見えて効果が出ます。不必要な文書が廃棄されず置いてあったり、重複文書が多いので、文書減量率が高くなります。また、適正に分類整理されていないため、検索スピードも導入後には大きな差をつけることができます。 こうして、効果が出やすいため、文書管理の必要性をわかりやすく説明しやすくなります。

部門長が積極的である部門


文書管理の成功は、トップマネジメントの協力が得られるかどうかに影響されます。その効果を認識しているリーダーのいる部門であれば、効果が十分に期待できます。


業務上、緊急性を要する部門

業務上、早めの対応が望まれるような部門で、文書管理の全社的対応を待つことなく手をつけた方がいいと判断されるような部門です。 よくご相談されるのは、契約書の管理や、業務上多くの社員が参照する必要があるにも係わらず整理が追いついていない文書の管理です。

このように小規模単位での実行(場合によっては計画から)は、成功しやすいパターンとなります。 まずは、

「どこかの部門で成功させる」

ことをオススメします。

無料診断を受けてみる

プロトタイプ型の実行は、計画が進んでからの実行となりますが、

さらにその前の段階で 「どこから手をつけていいかわからない!」 という企業も多いのではないでしょうか。

そんな時は診断を受けて見ましょう。 外部の客観的な診断を受けることで、するべきことが見えてきます。

・文書が探せない。 ・探せるけれど時間がかかる。 ・情報共有したい。

などの問題があれば、診断を受けて見ることをオススメします。

当社では、無料診断も受け付けていますので、お気軽にご相談ください。

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文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

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