人材育成を活性化する方法! ~文書管理の実践による成功事例~

『人材育成』と『文書管理』。
全く無関係に見えますが、実はとても深い関係があります。
ここでは文書管理の実践が、人材育成の活性化に及ぼす効果を、事例を踏まえてお伝えします。

人材育成が停滞する理由は?

人材育成の基本的な方法として、「OJT」「OFF-JT」「ジョブローテーション(戦略的人事異動)」などがあります。中でもジョブローテーションは、実践を通じて多様なキャリアを形成できるため、人材育成にはとても効果的です。しかし人事異動に伴う様々なリスクを感じることから、躊躇する企業も多いようです。どんなリスクかといえば、その多くは引継ぎ業務が円滑に進まないことによる業務効率の低下、機会損失や顧客離反の発生など、業務上の様々な混乱のリスクです。このリスクがどの程度生じ、どのくらいのダメージがあるのかが予測不能なため、経営層も現場も不安に感じます。その不透明な不安感のために、人事異動の計画が立てにくく、停滞するのです。人材育成を計画的に行い、活性化するためには、この弊害を乗り越えなければなりません。

人事異動の停滞を防ぐには?

さて、人事異動時に発生する予測不能な混乱への不安、これが人事異動を停滞させる元凶であるというお話をしました。ではどうすればこのような不安を払拭し、人事異動の停滞を解消できるのでしょう。
下記は、当社が文書管理のコンサルを請け負ったクライアント企業の経営者に、文書管理を行うことにした動機や目的をヒアリングした際のやりとりです。そこに答えがありました。

コンサル:なぜ文書管理を始めようと思ったのですか?

経営者:今わが社にとって最も大きな問題は業務の属人化で、特に営業部はそれが顕著です。誰がどんな仕事をしているのか、それを共有し、経営層と従業員、そして従業員同士の互いの仕事に対する理解を深めたいと考えています。

コンサル:そのために文書管理が必要だと考えたのですか?

経営者:そうです。誰がどのような文書を作成し、利害関係者に発信しているのか。それが見えにくくなることから業務の属人化は始まっている。つまり文書が私物化されているから業務が属人化する。だから皆が文書を共有するという風土や仕組みづくり、そして必要な文書をすぐに探し出せる環境構築が必要と考え、文書管理に取り組もうと思いました。

コンサル:業務が属人化されていることによる最大の弊害は何ですか?

経営者:人材育成が進まないことです。ベテラン・若手を問わず多様なキャリアを積ませ、人材育成を進めたいが、業務が属人化しており、個々の仕事内容がブラックボックス化されているため、人事異動による様々な混乱のリスクを考えるとなかなか踏み切れない状況にあります。

コンサル:例えばどのようなリスクですか?

経営者:実際、営業の担当替えを実施した時に様々な問題が生じました。最も問題だと感じたのは、顧客対応における品質の低下でした。顧客からの引き合い、問い合わせなどに対し、ファイルサーバに引継ぎ文書はあるものの、必要な文書がすぐに見つからずに対応が遅れ、顧客離れも発生しました。このような経験から担当替えなどの人事異動に積極的になれず、人事異動が停滞したという経緯があります。

コンサル:つまり日常から文書を共有し互いの仕事を理解しておくこと、そして必要な文書をすぐに参照できるようにすることで人事異動時の混乱を解消し、人材育成を活性化しようと考えたのですね?

経営者:そうです。個々が仕事を囲い込み、その内容が不透明だから、(人材の)代わりが利かないような感覚に陥り、人事異動が停滞する。文書を共有しておくことで日常から互いの仕事への理解を深めること、そして文書をきちっと整理しておくことで必要な文書をすぐに探せること、こうした環境を作ることで人事異動を不安なく実践でき、人材育成が活性化すると考えました。

さて、いかがでしょう。まとめるとこういうことです
・人事異動を停滞させる元凶は業務の属人化。
・業務の属人化を防ぐには、日常から文書を共有するルールを作り、互いの仕事への理解を深めること。
・人事異動時の混乱を防ぐには、必要な文書をすぐに探せて、使える環境を作ること。

これらを実践することで、人事異動への不安を払拭でき、人材育成を活性化させることができるのです。

文書管理の実践

さて、こうした経緯で、私がこの企業に文書管理のコンサルとして、支援させていただくことになりました。
その成果を簡潔にまとめると、このような感じです。
・ファイルサーバ内のファイル数50%減
・フォルダ構成の整理による検索時間大幅短縮
(自分所有文書・他人所有文書含む)
  文書管理実施前平均検索時間4分40秒→文書管理実施後平均検索時間0分30秒
・文書共有化を実現する仕組みづくりとマニュアル化
・維持管理するためのチェック体制の構築

とても大きな成果が得られ、クライアント企業には大変喜んでいただきました。
この成果は必ず、人材育成の活性化に役立つと確信しています。


コンサルティング事業部/鈴木

「組織の知カラ」に相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは文書管理3点セットを手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

組織の知カラとは?

文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。

■お役立ち記事 

文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。

■サービス

文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。

■お客様事例

お客様の各種事例を紹介しています。

記事カテゴリ一覧

スタッフブログ アルパカのあしあと

まずは文書管理3点セットを手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

タグ
図書館文書管理システムセキュリティコスト博物資料リスクマネジメント事例業務効率化方法整理整頓コツ契約書BCP対策規程情報共有属人化e文書法電子帳簿保存法スキャナ保存広報サポート・広報ツール制作写真ファイリング広報人材育成活性化成功事例文書図面紙文書ファイル研修削減移転文書管理コンサル維持管理成功ルール共有分類e-文書法情報管理電子ファイル意欲成果組織力組織化森友学園南スーダン保存期間保存媒体情報労働生産性情報収集非定型定型公文書館セミナー専門家メリットデメリットデザイン秘密文書文書管理保管効果人件費情報漏えい電子化ラベリング動向スペース検索廃棄整理経理書類展示リスクランキング文書管理規程紙の電子化コミュニケーション失敗事例契約書管理ワークフロー職場環境マニュアル目標ナレッジマネジメント文書管理マニュアル文書のライフサイクルアーカイブ文書保管文書保存ナレッジ公文書管理法文書管理規則情報公開説明責任マイクロフィルムアート記録全文検索組織文書削減基準C文書管理導入C文書管理規程作成C文書管理コンサルC文書管理事例C契約書管理C秘密情報CリスクマネジメントC業務効率化C情報共有Ce-文書法C番外編C紙文書電子化Cスキャナ紙文書 電子化契約書 電子化電子化 成功文書管理 メリット誤廃棄ペーパーレス働き方改革内部統制訴訟
会社情報

この内容で送信します。よろしいですか?