『文書管理』と『人材育成』。
全く無関係に見えますが、実はとても深い関係があります。
ここでは文書管理の実践が、人材育成の活性化に及ぼす効果を、事例を踏まえてお伝えします。

人材育成の基本的な方法として、「OJT」「OFF-JT」「ジョブローテーション（戦略的人事異動）」などがあります。中でもジョブローテーションは、実践を通じて多様なキャリアを形成できるため、人材育成にはとても効果的です。しかし人事異動に伴う様々なリスクを感じることから、躊躇する企業も多いようです。どんなリスクかといえば、その多くは引継ぎ業務が円滑に進まないことによる業務効率の低下、機会損失や顧客離反の発生など、業務上の様々な混乱のリスクです。このリスクがどの程度生じ、どのくらいのダメージがあるのかが予測不能なため、経営層も現場も不安に感じます。その不透明な不安感のために、人事異動の計画が立てにくく、停滞するのです。人材育成を計画的に行い、活性化するためには、この弊害を乗り越えなければなりません。

さて、人事異動時に発生する予測不能な混乱への不安、これが人事異動を停滞させる元凶であるというお話をしました。ではどうすればこのような不安を払拭し、人事異動の停滞を解消できるのでしょう。 下記は、当社が文書管理のコンサルを請け負ったクライアント企業の経営者に、文書管理を行うことにした動機や目的をヒアリングした際のやりとりです。そこに答えがありました。

コンサル：なぜ文書管理を始めようと思ったのですか？

経営者：今わが社にとって最も大きな問題は業務の属人化で、特に営業部はそれが顕著です。誰がどんな仕事をしているのか、それを共有し、経営層と従業員、そして従業員同士の互いの仕事に対する理解を深めたいと考えています。

コンサル：そのために文書管理が必要だと考えたのですか？

経営者：そうです。誰がどのような文書を作成し、利害関係者に発信しているのか。それが見えにくくなることから業務の属人化は始まっている。つまり文書が私物化されているから業務が属人化する。だから皆が文書を共有するという風土や仕組みづくり、そして必要な文書をすぐに探し出せる環境構築が必要と考え、文書管理に取り組もうと思いました。

コンサル：業務が属人化されていることによる最大の弊害は何ですか？

経営者：人材育成が進まないことです。ベテラン・若手を問わず多様なキャリアを積ませ、人材育成を進めたいが、業務が属人化しており、個々の仕事内容がブラックボックス化されているため、人事異動による様々な混乱のリスクを考えるとなかなか踏み切れない状況にあります。

コンサル：例えばどのようなリスクですか？

経営者：実際、営業の担当替えを実施した時に様々な問題が生じました。最も問題だと感じたのは、顧客対応における品質の低下でした。顧客からの引き合い、問い合わせなどに対し、ファイルサーバに引継ぎ文書はあるものの、必要な文書がすぐに見つからずに対応が遅れ、顧客離れも発生しました。このような経験から担当替えなどの人事異動に積極的になれず、人事異動が停滞したという経緯があります。

コンサル：つまり日常から文書を共有し互いの仕事を理解しておくこと、そして必要な文書をすぐに参照できるようにすることで人事異動時の混乱を解消し、人材育成を活性化しようと考えたのですね？

経営者：そうです。個々が仕事を囲い込み、その内容が不透明だから、（人材の）代わりが利かないような感覚に陥り、人事異動が停滞する。文書を共有しておくことで日常から互いの仕事への理解を深めること、そして文書をきちっと整理しておくことで必要な文書をすぐに探せること、こうした環境を作ることで人事異動を不安なく実践でき、人材育成が活性化すると考えました。

さて、いかがでしょう。まとめるとこういうことです ・人事異動を停滞させる元凶は業務の属人化。 ・業務の属人化を防ぐには、日常から文書を共有するルールを作り、互いの仕事への理解を深めること。 ・人事異動時の混乱を防ぐには、必要な文書をすぐに探せて、使える環境を作ること。

これらを実践することで、人事異動への不安を払拭でき、人材育成を活性化させることができるのです。

さて、こうした経緯で、私がこの企業に文書管理のコンサルとして、支援させていただくことになりました。 その成果を簡潔にまとめると、このような感じです。 ・ファイルサーバ内のファイル数50％減 ・フォルダ構成の整理による検索時間大幅短縮（自分所有文書・他人所有文書含む） 　　文書管理実施前平均検索時間4分40秒→文書管理実施後平均検索時間0分30秒 ・文書共有化を実現する仕組みづくりとマニュアル化 ・維持管理するためのチェック体制の構築

とても大きな成果が得られ、クライアント企業には大変喜んでいただきました。 この成果は必ず、人材育成の活性化に役立つと確信しています。

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コンサルティング事業部／鈴木