自己点検とは、各部門や担当者が自ら文書管理の運用状況を確認する取り組みです。多くの場合、文書管理規程に定められた文書管理責任者が先頭に立って実施されます。

具体的には、次のような項目をチェックします。（※紙・電子共通）

• 文書ごとに保存期間が定められているか
• 文書が決められた場所・方法で保管されているか
• 不要な文書が残っていたり、放置されていないか
• アクセス権が適切に設定されているか
• タイトルなどの命名ルールが守られているか

日常業務に近い立場で確認できるため、現場の実態を把握しやすい点が特徴です。

自社内で点検するメリットには、次のようなものがあります。

定期的に点検を行うことで、ルール違反や利用者からみた困りごとなどを早い段階で発見できます。例えば、組織にとって重要文書が個人フォルダに保存されていたり、保存期限を過ぎた文書が残っていたりする状況を早期に発見し、解決策を講じることができます。

点検を通じて、社員一人ひとりが文書管理の重要性を再認識できます。「ルールを守ること」が目的ではなく、「会社の情報を守り利活用できるようにする」ということが目的であるという理解が浸透しやすくなります。

現場で生じている問題や要望を把握できるため、ルールや運用面での継続的な改善につなげることができ、PDCAサイクルが機能します。

外部点検とは、第三者の専門家やコンサルタントなどが文書管理の状況を評価する取り組みです。自己点検だけでは見落としがちな課題やリスクを客観的な視点から確認します。

主な確認内容は以下のとおりです。

• 文書管理規程の過不足など、整備状況
• ルールと業務実態の乖離の有無や整合性
• 法令への適合性
• 情報漏えいなどのリスクの状況

外部の専門家に依頼して点検するメリットには、次のようなものがあります。

社内では当たり前になっている運用が、実は大きなリスクを抱えているケースがあります。第三者の視点を取り入れることで、自社だけでは気づきにくい問題点を把握できます。

「規程には書かれているが現場では運用されていない」という状況は少なくありません。外部点検では、文書管理規程と実際の業務を照らし合わせて評価し、乖離がある場合は規程や業務の改善を図ります。

設定している保存期間が法定保存年限を超える年数になっているか、e文書保存の要件を充たしているかなどについて確認することができます。

課題が洗い出されても、何から手を付けるべきか判断できないことがあります。外部の専門家による評価を受けることにより、リスクの大きさや改善効果を踏まえた優先順位付けが可能になります。

社員への意識づけをはじめ、文書管理の知識や点検のポイントなどを外部の専門家がわかりやすく解説することで、組織全体の文書管理レベルの向上が期待できます。

自己点検と外部点検は、どちらか一方だけで十分というものではありません。自己点検によって日常的に必要なレベルを維持しながら、定期的に外部点検を実施することで、自社では気づけなかったような改善点や客観的な評価を得ることができます。

例えば、

• 自己点検：半年に1回程度実施
• 外部点検：1年に1回程度実施

といった形で実施する企業もあります。

このような仕組みを構築することで、文書管理の形骸化やリバウンドを防ぎ、継続的な改善を図ることが可能になります。

文書管理は、ルールを作って終わりではなく、実施状況を定期的に確認し改善し続けることが重要です。自己点検には「現場レベルでの継続的な改善」、外部点検には「客観的な評価と専門的な指摘」という役割があります。両者を組み合わせることで、情報漏えいリスクの低減、コンプライアンス強化、業務効率化につながり、企業で保有する文書を有効的に活用することが可能になります。

特にこれからはAI技術を搭載した文書管理システムを活用する企業も多くなり、データ管理の面でのルールの評価・見直しが必要になります。

文書管理の成熟度を高め、自己点検と外部点検を定期的な活動として取り入れてみてはいかがでしょうか。