・案件ごとに電子ファイルが分かれている。

・決定文書（正式文書）が多い。

・電子メールやワークフローなどに添付されてやり取りされる事が多い。

・送信元、受信元、メッセージなどから、経緯の分かる情報が存在する。

・社内だけではなく社外でのやり取りが多い。（社外の場合、共通システムが使用されることが社内と比較して少ないため、特にメールが使用される。）

・ビジネスチャットよりも砕けた内容にはなりにくい。

・送信元、受信元、メッセージなどから、経緯の分かる情報が存在する。

・社内でのやり取りが多い。

・より砕けたやり取りも取り扱われ、保管に値しないものも多い。

・組織によっては、ビジネスチャットでのコミュニケーションを推奨するところも多くなっている反面、組織として正式には認められていない場合もある。

・ビジネスチャットを組織としてどう扱うかを社員に示す必要がある。

メール本文に案件内容などは記入せず、内容を添付ファイルで送ったり、ファイルのリンク先を示すようにします。

ワークフローシステムを利用して稟議処理を進めていくやり方を取れば、稟議経路に沿って稟議が進められていき、差し戻しや承認などの経緯もシステムに保管されます。

電子契約は外部の組織との契約の証跡を残します。その電子契約と連携可能な契約書管理システムを使用すれば、社内での契約書案が決定するまでの経緯や外部組織と交わした電子契約のストックをまとめて保管することができます。

1人で文章を考えるのではなく、AIに案を出してもらったり、校正をしてもらうなどで文書作成の効率をあげることができます。

ただし、AIは学習した内容に基づいて結果を示すものであり、その正確性については文書作成者に責任のあることを組織は明確に示す必要があります。

OCR（Optical Character Recognition）で取得したテキストデータを使用する場合は、人的な校正処理を行わない限り100％のテキスト化は保証されません。このことを念頭において使用することが必要です。

また、テキスト化のみでは図表、挿絵、強調表示などの情報は表現されないため、元の文書のイメージを確認できる仕組みも検討する必要があります。

当社では元の文書のイメージと取得したテキストが同一ファイルとなった透明テキスト付きPDFファイルをお勧めしています。