ビジネス文書管理のポイント:電子文書の種類に応じた管理とは?

2024-6-14
電子文書には、ファイル単位で管理する一般的な文書の他にビジネスチャットや電子メールなど、多様な形状が存在します。それら多様な形状の情報は取り扱ったらよいのでしょうか。今回の記事では、文書管理の視点からその課題と解決方法を見ていきます。

電子文書や電子情報には多数の種類がある

ビジネスで取り扱う電子文書・情報には多数の種類があります。WordやExcelなどのオフィスツールで作成した文書ファイル以外でも、今やあらゆるツールで私たちは情報のやり取りをしています。

これら情報が文書管理の範囲にあたるのか疑問に思うことはないでしょうか。

オフィスツールで作成したファイルを共有フォルダに管理するだけで、電子文書の管理が出来ているとは言い難いとことはあります。

私たちは業務において電子メールやビジネスチャットで情報をやり取りし、WebサイトやSNSで情報発信をしています。これら業務において作成した文書は、文書管理の対象と考えます。

特に電子メールやビジネスチャットのような情報のやり取りに使用されるツールは、意思決定に至る過程や実績の跡付けや検証に使用されることがあり、それら情報の保管・保存が必要な場合があります。

ここで、オフィスツールなどで作成した一般的な電子文書と電子メール、ビジネスチャットの3つの特徴を押さえておきましょう。

・一般的な電子文書

・案件ごとに電子ファイルが分かれている。

・決定文書(正式文書)が多い。

・電子メールやワークフローなどに添付されてやり取りされる事が多い。

 

・電子メール

・送信元、受信元、メッセージなどから、経緯の分かる情報が存在する。

・社内だけではなく社外でのやり取りが多い。(社外の場合、共通システムが使用されることが社内と比較して少ないため、特にメールが使用される。)

・ビジネスチャットよりも砕けた内容にはなりにくい。

 

・ビジネスチャット

・送信元、受信元、メッセージなどから、経緯の分かる情報が存在する。

・社内でのやり取りが多い。

・より砕けたやり取りも取り扱われ、保管に値しないものも多い。

・組織によっては、ビジネスチャットでのコミュニケーションを推奨するところも多くなっている反面、組織として正式には認められていない場合もある。

・ビジネスチャットを組織としてどう扱うかを社員に示す必要がある。

 

文書管理の対象となる電子文書(ファイル)、電子メール、ビジネスチャット

電子メール、ビジネスチャットの中に保管の必要性があるものが存在します。これらに共通するのは、「意思決定に至る過程や実績の跡付けや検証に使用される」点となります。

1つの案件が決まるまで、文書(電子ファイル)を作成して起案し、関係各所とを電子メールでやり取りして修正したり、説明したりするのは日常的に行われていることだと思います。電子メールの情報がないとどのようにしてその結果になったのかという経緯が分からないということになります。

この経緯が重要とされる場合、もしくは、どの案件でも一定の期間は、保管しておく必要があります。その場合には対象となる事例をあげておくと実際の運用もスムーズになります。

■経緯を残すために運用方法から検討するやり方も

電子メールやビジネスチャットの内容を保管する場合、組織が指定する場所へ保管します。
誰が保管するのか、保管方法なども取り決めておくことになりますが、運用ルールを取り決めたりシステムを使用することで手動での保管をなるべく少なくするのもお勧めです。

■メール本文の扱い

メール本文に案件内容などは記入せず、内容を添付ファイルで送ったり、ファイルのリンク先を示すようにします。

 

■ワークフローシステムの導入

ワークフローシステムを利用して稟議処理を進めていくやり方を取れば、稟議経路に沿って稟議が進められていき、差し戻しや承認などの経緯もシステムに保管されます。

 

■電子契約と連携した契約書管理システムの導入

電子契約は外部の組織との契約の証跡を残します。その電子契約と連携可能な契約書管理システムを使用すれば、社内での契約書案が決定するまでの経緯や外部組織と交わした電子契約のストックをまとめて保管することができます。

 

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文書化や文字化における課題

最近、話題になっている2つの技術についても、その課題を文書管理の視点で見ていきましょう。
文書作成をAIにお任せしたり、紙文書を電子化してOCRを使用してテキストファイルを利用したりということが日常的に行われるようになりました。

それでは、AIとOCRについてその課題を見ていきましょう。

■AIの利用

1人で文章を考えるのではなく、AIに案を出してもらったり、校正をしてもらうなどで文書作成の効率をあげることができます。

ただし、AIは学習した内容に基づいて結果を示すものであり、その正確性については文書作成者に責任のあることを組織は明確に示す必要があります。

 

■OCRの利用

OCR(Optical Character Recognition)で取得したテキストデータを使用する場合は、人的な校正処理を行わない限り100%のテキスト化は保証されません。このことを念頭において使用することが必要です。

また、テキスト化のみでは図表、挿絵、強調表示などの情報は表現されないため、元の文書のイメージを確認できる仕組みも検討する必要があります。

当社では元の文書のイメージと取得したテキストが同一ファイルとなった透明テキスト付きPDFファイルをお勧めしています。

 

■■ まとめ ■■

今回は、電子文書の中でもオフィスツールで作成する一般文書以外の課題を取りあげてみました。

技術の進歩でたくさんの種類のコミュニケーションツールが利用されていますが、文書管理の側面(どんな文書を残すか、いつまで管理するか)も合わせて、導入や運用を検討されることをお勧めします。
そのポイントは次のとおりです。

・残すべきものの選別基準を定め、具体例を示して運用を徹底させる。
・仕組みそのものを変更する。

当社の文書管理コンサルティングでは、そんなお客様の現状を調査した上で適切なルールを作成いたします。

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文書コンサルティング/石川

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