電子文書にはひとつずつファイル名が必要です。組織内で決められたネーミングルールのファイル名を付与します。決められたネーミングルールでファイル名が付与されていれば、ファイルを開かなくても内容の推測をある程度つけることができます。

この後、「ファイルが探せない」という問題にも関連します。

「ファイル名やフォルダ名のネーミングルールを設定する」

また、仕掛中の文書と正式文書の区別が明確でないと、共有の場所に個人の下書きが置かれていたり、または、個人フォルダに組織の文書が置かれたりしてしまいます。これらは、情報漏洩などの問題に発展したり、業務効率化の妨げになるので要注意です。

「正式文書は組織内共有エリア、個人文書は個人使用エリアに区分する」

作成した文書で業務を行う場面です。

このフェーズでは電子文書の特性により、様々なメリットが享受できます。文書をメールで送付して、複数人に同時に知らせたり、ワークフローを使用して承認を取ったりすることができます。紙文書で対応するよりも高速に効率的な処理が可能です。

しかし、一方で大判の資料などは紙の方が閲覧性に勝っていることもあります。大判の資料などは、全体像を掴みたいのにディスプレイでは一部ずつしか見られません。地図や図面、列や行が多い表などがあげられます。

このため、ペーパーレスとは言え、紙の利用を容認する場合もあります。ただし、ルールがないといつの間にか紙が増えてしまうことになるため、ルール化をした上で運用するようにします。

「紙の特性も意識してルール化をした上で柔軟な運用を心がける。」

電子文書はコピーすることで複製が簡単にできます。また、メールなどで関係者に送付することでその複製が多数残っていきます。更に、ペーパーレス活動の中で紙文書の電子化も大量に行われPDFなどの電子化文書なども大量に増加しています。

このようにファイルの数量が増加するなかで、文書が見つからないという問題が発生しています。

文書を簡単に探せるようにするためには、「発生」のところで述べたファイル名のルールの他に、格納場所のフォルダ構成、また、文書管理システムで管理する場合は適切なキーワードの付与を要します。

必要な時に必要なものを取り出せる環境を構築しましょう。

「保管場所のルールを定める」

 保存年限を過ぎた文書がそのまま保管されていることはないでしょうか。

電子文書は目に見えないので、意識的に廃棄をしなければファイルはどんどん増加していきます。目には見えなくてもストレージ容量は消費し、それはコストに影響します。

しかし、文書廃棄には基準が必要となるため、文書分類基準表を作成して、保管期限を明らかにし、年に一度それに基づいて整理をします。

ただし、法的手続きのため社内で管理している保管期限を越えて保管するべき文書が発生することもありますので、誤廃棄などが発生しないように周知していくことも重要です。

「文書分類基準表を作成し、保管期限を明らかにする」