文書の保存年限を見直すには？

2022-12-9

みなさんの組織では文書の保存年限はしっかり管理されていますか。保存年限表をメンテナンスしておかないと誤廃棄が発生したり、あるいは、いつまでも廃棄できずキャビネットやファイルサーバーがいっぱいになってしまいます。今回は、保存年限について考えてみましょう。

保存年限に関する悩み

この組織の知カラサイトにも、保存年限に関する悩みが多数寄せられています。
具体的にどんな悩みがあるのでしょうか。

以下は、よくお問い合わせの際に伺うお悩みです。

■管理の問題
　　・保存年限表を部門ごとで作成しているが、会社全体で把握できていない。
　　・保存年限表のフォーマットや管理方法が、部門毎に異なっている。

■内容の問題
　　・保存年限表が古いので見直したい。
　　　特に法定保存年限が決められた文書に関しては、
　　　現在の法律にマッチしているのかどうか確認したい。
　　・電子文書での保管が妥当なのかを検証したい。

いかがでしょうか。
この中に自社に該当するものはあるでしょうか。

文書の保存年限の考え方

保存年限は法律等で定められた期限を守らなければなりません。
また、それを踏まえてその組織として必要な期間を検討します。

■考え方の2つの軸

保存年限は、法律で定められたものという軸と自社で保存が必要かという2つ軸で考えます。この2つの軸をかけ合わせて4つのパターンに分けることができます。

考え方の2つの軸

では、この4パターンをそれぞれ見ていきましょう。
※例は、一般的なものをあげていますが、企業によって異なります。

A.法律では保存年限が決められておらず、自社でも保存する必要はない。
　例：正式文書を作成する前の下書きやメモなど

B.法律では保存年限が決められていないが、自社内では価値があり一定の年数保存する必要がある。
　例：研究開発資料、実験データ、プロジェクトの企画書、提案書など

C.法律では保存年限が決められているが、自社内ではその年数を保管しておく必要がない。
　例：経理伝票、事務機器備品台帳など

D.法律では保存年限が決められているが、自社内ではその年数以上を保管したい。
　例：取締役会議議事録（法定では10年だが、自社内では永年にするなど）

次のこの2つの軸をどう決めるのかを考えてみましょう。

法律で定められた軸（法定保存年限）を考える

法律でどう定められているかを確認し、自社の年限表に反映させる必要があります。
ここでは保存年限表が全くない状態から手順を説明します。

１．文書の分類表を作成する。

（以下、分類1件ごとに）
２．分類毎の根拠法を見つける。

３．根拠法を読んで保存年限の情報を取得する。

（電子文書での保管を考慮したい場合）
４．電子文書での保存が可能かを確認する。
５．電子での保存要件を確認する。

保存年限表の確認

このように法律の条文を読み取ったり情報を自社の保存年限表に反映させ、しかもその作業を分類ごとに1つずつ行う必要があります。
見直しの必要なものが数多くあるとすると、その分件数をこなさなければならないことになりますので、自社でおこなう場合はリソースの確保が必要です。

弊社では、この作業をプロダクトとサービスで支援しています。
では、そのプロダクトとサービスを説明します。

■プロダクト：法定保有年数一覧

まずは、プロダクトのご紹介です。「法定保有年数一覧」は、法定文書の保存年限や根拠法、保存要件などを一覧にしたリストです。

経理や税務などのコーポレート関係のほか、サービス業、卸売・小売など各種業種の法令、計507法令を取り扱っています。
これがあれば、条文から情報をピックアップする必要は無くなり、作業が軽減されます。

法定保存文書一覧のサンプルはこちらから

■サービス：法定保存文書の確認・見直し支援

次にサービスのご紹介です。このサービスは、法定文書の正しい保存年数や根拠法のチェックや、電子保存における法的な保存要件や可否に関する情報の確認を弊社が行い、一覧表でご提供するサービスです。
詳しくはご相談ください。

相談してみる

上記で説明しましたように、自社内で全て行う→プロダクトを使用する→見直し支援を依頼するの順番で自社での負担は低くなります。

自社の必要度の軸を考える

自社での必要度は業務でいつまで必要とされるのか、記録として残しておくべきものなのかなどを鑑みて決定します。以下、いくつか判断の基準になることを示します。

業務に必要かどうか考える

組織としてその文書がいつまで必要かどうかを考えます。

「ナレムコの統計」をご存知でしょうか。

一般的にオフィスワーカーが見る文書は、その99％が1年以内のもので、つまりは、1年以上経過した文書はほとんど見られないという統計です。

これは、必要度を考えるときに参考になる視点です。

ナレッジの側面で考える

研究や技術開発などで作成した研究資料、技術資料やデータなどは、ナレッジとして重要かどうかを判断します。分野によっては、古い研究資料の利用も必要な場合があります。

また、営業やマーケティングで作成した資料においても、提案書やマーケティングデータなどをナレッジとして利用する場合もあります。

歴史的価値で考える

業務では必要ない、ナレッジとしても現在は利用しないなどの資料でも、歴史的価値のある資料も存在します。

企業文化に関わる資料、過去にその企業が大きな判断をしたときの一連の資料、創業時の資料などがこれにあたります。

企業における歴史的価値のある資料は、過去の失敗の記録を生かしたり、社会貢献を担った学術プロジェクトにするなどその利用価値に広がりを見せています。

これらの資料は、そのまま業務部門には置かず、社内のアーカイブス組織（史料室、アーカイブス、社史編纂室など）に移管し管理してもらうのがよいでしょう。

■■　まとめ　■■

今回は、保存年限を考えることをテーマに2つの軸について説明をいたしました。
「法律で定められた軸（法定保存年限）」については、法律を確認して実行することが基本となります。
また、「自社の必要度の軸」については、判断の基準になるポイントを説明しました。

分類毎に1件ずつ検討することとなり大変な作業となりますが、その成果物は現場ですぐに生かせるものとなります。
是非ともトライしてみてください。

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文書コンサルティング／石川