電子契約を導入することが決まったとき、ルールや環境が整っているかどうか、導入担当者は不安になると思います。今回は電子契約導入に際し、必要な準備についてご紹介します。
基本契約や個別契約、覚書など、多岐にわたる契約書が存在する中、各部署や拠点に対して、次のようなことを確認する必要があります。
✓チェックポイント1:契約書類の保管状態
✓チェックポイント2:契約書保管の権限と責任
✓チェックポイント3:契約書の管理台帳
電子契約で運用するにあたり、関連する規程を見直す必要があります。
見直しの必要があると思われる規程類は次のようなものがあります。
・文書管理規程
・公印/社用印章取扱規程
・決裁規程
・職務権限規程
・情報セキュリティ関連規程
・秘密情報取扱規程
これまでの規程は紙での運用が前提となっているため、
承認や締結を「電磁的」に行うことや、
電子契約書ファイルを原本とすることなどを記載する必要があります。
(電子帳簿保存法上、電子契約は「電子取引」とされています。
2022年1月以降発生する電子契約は、印刷して保存することは認められておりません。)
また契約書は、会社が維持・継続するうえで必要不可欠な書類である中、
電子契約のサービスはクラウドであるため、常に外部からの攻撃対象となり得ます。
秘密情報の取扱いや情報セキュリティに関する規程もきちんと見直すとともに、
対策が万全なサービスを選択するようにしましょう。
<従来の文言例>
<電子契約導入後の文言例>
①送る側
②受ける側
③送る側と受ける側共通
<紙の契約書の電子化と台帳作成の代行業務>
<ルール策定サービス>
<社内説明会実施支援>
<契約書管理システム導入・利活用支援>
組織の知カラとは?
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