「このままではいけない」「いつかはやらないと」と感じてはいても、なかなか進まないのが文書管理。今回はその理由を考え、スタートするために必要なポイントについてご紹介します。
文書管理に取り組むことに必要性を感じている方は、主に総務部門や法務部門の方です。
そうした方々がなかなか最初の一歩を踏み出せない理由として、次のような悩みがあります。
①何から手をつけたらよいのかわからない
②周囲の協力が得られない
③文書化されたルールを作れない
文書管理に取り組み、浸透させるための障壁に対し、どのような対策があるのか。
もっとも重要なのは、組織のメンバーの意識改革を図り、文書管理に取り組みための意欲の向上を図ることです。
ここではそのための5つのポイントをご紹介します。
①問題点を明確にする
②目的を明確にする
③目標設定する
④体制を構築する
⑤教育を実施する
<業務レベルで生じている問題>
<経営レベルまで発展した問題>
・顧客対応力の向上・サービス品質の向上
・業務効率化
・コスト削減
・安全性の向上
・組織の活性化
<数値目標>
<文書管理ルールの成果物目標>
<ターゲット>
<スケジュール目標>
・文書管理の目的
・文書管理の基礎知識
・取り組むうえでの目標
・文書管理ルールの説明
・実行手順
・維持管理
組織の知カラとは?
文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。
もし文書管理ルールを見直すのであれば、是非この資料を見てみましょう。文書管理の必要性、課題、解決策などにについて解説した資料となっています。
このページでは以下の説明と資料のご案内をしています。
文書管理ルール
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法定保存文書
文書管理研修サービス
維持管理支援
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