なぜできない?なぜ進まない?文書管理

「このままではいけない」「いつかはやらないと」と感じてはいても、なかなか進まないのが文書管理。今回はその理由を考え、スタートするために必要なポイントについてご紹介します。

よくある悩み

文書管理に取り組むことに必要性を感じている方は、主に総務部門や法務部門の方です。
そうした方々がなかなか最初の一歩を踏み出せない理由として、次のような悩みがあります。

①何から手をつけたらよいのかわからない

「ファイルサーバの容量がいっぱい」
「必要なファイルを検索できない」
「紙文化から脱却できない」など様々な課題を抱える中、
いったい何から手をつけたらよいのかわからずに悩んでいる方は多いと思います。
見切り発車的に始めて手戻りなどがでる恐れもあるため、なるべく効率的に進められるようしっかりと計画を立ててから進めたいと考えるのは当然のことと思います。

②周囲の協力が得られない

文書管理は一人では実践することはできません。
組織全体として取り組むもので、そのためには周囲の理解や協力が不可欠なのです。
ところが組織の中には抵抗する人たちもいて、協力を得られないケースが数多くあります。

抵抗する人たちの言い分としては、
「忙しいから無理」
「今のままでいい」
「サーバーの容量を増やしてくれ」
「文書管理システムでも入れればいい」
などといったものです。

③文書化されたルールを作れない

文書管理に取り組むには、文書化されたルールが必要です。
たいていの企業で文書管理規程は存在するものの、
細かいルールを示したガイドラインやマニュアルは存在しない企業は多いと思います。
規程に定められた内容を実践することはもちろん大事ですが、
規程自体は基本原則を定めただけなので、業務効率化や生産性向上といった効果を期待することはできません。
また過去に作成してから更新されていないために、
ルールが電子ファイルに対応していないといった企業も多く、
現在の業務形態にマッチしたルールにアップデートすることも大事なポイントです。

いろいろなご相談を聞いていると、これらのようなことが文書管理の進まない主な要因であるようです。

どのように解決を図るか

文書管理に取り組み、浸透させるための障壁に対し、どのような対策があるのか。
もっとも重要なのは、組織のメンバーの意識改革を図り、文書管理に取り組みための意欲の向上を図ることです。
ここではそのための5つのポイントをご紹介します。

①問題点を明確にする
②目的を明確にする
③目標設定する
④体制を構築する
⑤教育を実施する

問題点を明確にする

組織の中で問題点を明確にすることでなぜ文書管理必要なのかを自覚でき、動機づけが生まれます。
多くの組織では、業務レベルで生じている問題が、経営上の収益、もっと言えば組織の成長に影響していきます。

<業務レベルで生じている問題>

・文書の検索に時間がかかる
・ファイルサーバやキャビネットがいっぱいな状態にある
・個々人に情報が埋没し、組織に必要な情報が共有されていない

こうした問題が経営全体に影響します。

<経営レベルまで発展した問題>

■営業面
・顧客対応力の低下
・サービス低下に伴う顧客離れ

■生産面
・技術情報流出のリスク増大
・熟練技術の埋没

■収益面
・ストレージコストの増大
・ファシリティコストの増大
・業務非効率による生産性の低下

■組織面
・組織の硬直化
・部門横断的なコミュニケーションの不足

文書管理が未定着なことで、こうした問題が多くの組織で生じています。
こうした問題を組織内で共有することで、取り組みに向けた動機づけが生まれます。

目的を明確にする

何を目的に文書管理に取り組むのか、言い換えればメリットがあるのかということです。
みんなにとっても「うれしいこと」があることを伝えて意欲向上を図ります。
具体的には次のようなメリットが考えられます。

・顧客対応力の向上・サービス品質の向上

顧客に対して、短時間で正確な情報提供が可能になります。

・業務効率化

情報の再作成や捜索に係る時間が削減され、業務が効率化します。

・コスト削減

ストレージやクラウドのコスト、倉庫委託料などのコストが削減されます。

・安全性の向上

情報漏洩・紛失・盗難の防止や、係争への対応力が強化されます。

・組織の活性化

情報共有を通じて横断的なコミュニケーションが活発になり、組織が活性化します。

このように文書管理には様々なメリットがあります。
こうしたことを組織で共有することで一体感が醸成されます。

目標を設定する

前章でご紹介した目的=うれしいことを実現するための実行目標を設定します。
具体的には次のようなものがあります。

<数値目標>

・紙文書減量目標
・ファイル容量減量目標
・ファイル数減量目標
・文書管理実施達成率目標
・検索時間短縮目標

<文書管理ルールの成果物目標>

・文書管理規程
・文書管理ガイドライン
・文書管理マニュアル
・維持管理マニュアル

<ターゲット>

・部門
・媒体(紙/サーバ/その他)
・場所(執務室/倉庫/その他)

<スケジュール目標>

・全体のリードタイム
・実施項目ごとのマイルストーン
・部門ごとのスケジュール

掲げた目的を実現するため、このように具体的な目標設定をします。もちろん目標を設定したら、目標管理もきちんと行います。進捗確認や達成度を確認・公表することでみんなの参画意識を高めます。

体制を構築する

文書管理への取り組みを進めるうえで、体制の構築は必須事項です。
体制の代表的な例として、次のようなものがあります。

・統括文書管理責任者
組織全体の責任者で経営者か総務部門長が担うのが一般的です。

・文書管理事務局
総務部門が旗を振りながら、営業・製造・企画などの各部門から選抜したチームです。

・文書管理責任者
各部門における文書管理に関する責任者で、マネージャーくらいの方を配置するのが一般的です。

・文書管理担当者
各部門において実務レベルで責任者をサポートする方で、キャリア2~3年目くらいの方を配置するのが一般的です。

ポイントは、
・それぞれの役割に応じて責任と権限を明確にすること
・責任と権限は、日常業務とは切り離して付与すること
です。
体制を構築することで、組織的な取り組みへと発展していきます。

教育を実施する

文書管理への取り組みを促進するため、教育を実施します。
教育にはここまで述べたようなことを組織のメンバーに伝える役割もあります。
内容としては次のようなものがあります。

・文書管理の目的

先述した文書管理のメリットを伝えます。

・文書管理の基礎知識

基本的な知識をポイントだけ伝えます。

・取り組むうえでの目標

先述した目標を伝え、達成への道のりを示します。

・文書管理ルールの説明

組織の文書管理ルールを伝えます。

・実行手順

マニュアルなどに沿って実行手順を示します。

・維持管理

チェックやメンテナンスの方法を伝えます。

最低でも文書管理責任者と担当者は出席を必須として、研修形式で実施するとよいと思います。
また
最近ではWebで実施することもできますので、多くの方に参加していただくとよいでしょう。


今回は文書管理が進まない理由とその解決策についてのポイントをご紹介しました。
なかなか進まない、周りの協力が得られないという方は参考にしていただければと思います。

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