今回は当サイト『組織の知カラ』における2021年度の閲覧数ランキングです。
どのようなテーマに関心が集まっていたのか、ご紹介します。
多くの企業では、紙文書から電子文書へその取扱いが置き換わっています。
文書管理規程もそれに対応して修正や追加をしていく必要があります。
特に今年のコロナ騒ぎを皮切りにリモートワーク化が進行したことにより、
多くの企業が紙文化からの脱却を図り、ペーパーレス化への動きが活性化しました。
しかし文書管理規程は従来の紙の取り扱いについてしか言及しておらず、これまでの文書管理規程に電子文書の取扱いについての記述を入れる必要に迫られた企業が一気に増加したように思います。
・文書の起案や決裁はどのシステムで行うか、
・保管先や保存先はどこにするか
・保存の際のファイル形式はどうするか
・廃棄の基準や手順
文書管理規程なのであまり具体的な記述は必要ありませんが、
これらに関する大まかな方向性を記述するようにしましょう。
電子文書を扱うためのシステムの技術は日進月歩で変わりますし、
周辺機器やソフトウェアなども同様です。
あまり具体的な記述を文書管理規程にしてしまうと、
環境変化の都度、更新が必要になってしまいます。
文書管理規程は承認手続きに経営層の承認が必要となる場合が多いため、
更新頻度が高くなることは非常に面倒です。
抽象的な表現にすることでそのような面倒を避けることができます。
また文書管理規程は文書のライフサイクルに沿って記述していくと、
漏れやダブりを防ぐことができます。
このコラムでは、電子文書の保管要件や長期保存方法、廃棄方法などのライフサイクルごとの管理方法に加え、
紙文書を電子化する方法などについてもご紹介しています。
企業ではファイルの置き場所として、ファイルサーバやクラウドストレージが使われています。
最近では一定料金を支払えば、無制限にファイルを保管できるサービスも普及しており、
とても便利な世の中になりました。
しかしその一方で、ファイルを無制限に保管することが可能になったために、
ファイルが氾濫し目的のファイルを探すことができないといった問題を抱える企業が増加しました。
この記事では、そうした問題に直面した時のルールの必要性についてご紹介しています。
ファイルの氾濫、検索効率の低下などの問題が発生すると、
すぐにツールで解決しようとする方も少なくありませんがそれは間違いです。
荒れ放題で無法地帯の共有フォルダに単にツールを導入するのではなく、
まず、社内のルールを整備すべきです。
基本的に文書管理のルールを作るときのポイントは、
文書のライフサイクルにおける各プロセスを意識して作成します。
文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。
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