文書管理ルールの作り方

ワークスタイルの変革に伴い、文書管理ルールを見直す企業や新たに作る企業が増えています。今回は文管理ルールにはどのようなものがあるか、その作成のポイントなどについてご紹介します。

文書管理ルールの種類

文書管理の文書化されたルールブックとして、当社では文書管理規程と文書管理ガイドラインをご用意します。

例えるなら文書管理規程は憲法、文書管理ガイドラインは法律といったイメージです。

憲法である文書管理規程は、法令や規格などの要求事項に基づいて社内で定める基本原則で、「文書管理の在り方」を書いたものです。
表現も非常に抽象的なものになるため、具体的なオペレーションレベルまでフォローしないのが一般的です。

いっぽう法律的な位置にあるガイドラインは、規程の基本原則に沿って、より具体的なルールを示します。
紙・電文書の作成方法から保管・保存方法などに関する実践的な内容を表現したものになります。

規程やガイドラインと言った文書管理ルールを作成する際には、
こうしたレベル感や粒度を意識する必要があります。
次の章では、文書管理規程とガイドラインの表現の違いについて、具体的に見ていきます。

規程とガイドラインの表現の違い

規程とガイドラインの表現にどのような違いがあるかを見ていきます。

例1:文書の作成方法

「文書は、原則として1件毎に作成すること」「文書の内容は一貫性を保持し、矛盾などがないこと」 といった文書作成時の留意事項を示す程度で、表現も抽象的です。

一方文書管理ガイドラインでは、紙文書においては書体や文体、段落の付け方に至るまで具体的に示します。電子文書においてはファイル名の付け方や版管理などについて示します。絵や図等なども使って表現すると、よりわかりやすく伝わります。

例2:秘密文書の管理

文書管理規程の場合、「情報管理規程に定める秘密情報を含む文書は、適正かつ厳重に管理し、取扱いについては同規程の定めに従う。」といった形で、こちらも抽象的なあるべき論に留めるとともに、参照規程などを設定します。

文書管理ガイドラインの場合、『秘密文書には、不正競争防止法の「営業秘密」としての管理性を示すものとして、アクセスした者に「極秘」「社外秘」などの秘密区分を認識できるように表記する。』といった形で、こちらもより具体的な方言になります。

つまり規程で「適正かつ厳重に管理」にあたるのが、ガイドラインでは秘密区分の表記という形で示されています。

規程とガイドラインにおけるレベル感や粒度の違いは、このようなものになります。

イメージは湧いたでしょうか。

規程とガイドラインをなぜ分けるのか?

同じ文書管理ルールである規程とガイドラインをなぜ分けるのかというと、
改廃時の承認プロセスが違うというが大きな理由です。
規程の改廃は、起案するのは総務部門であっても、役員の承認・決裁が必要となる企業が多く、あまり具体的な表現にしてしまうと、
事業運営や業務環境の変化に伴う改廃の頻度が高くなってしまい、
承認までに多くの手間と時間を要してしまいます。
なので規程は抽象的な表現に留めるというのが基本的な考え方となります。

しかしあるべき論を示しただけの規程だけでは、
なかなか目指す文書管理の姿は実現できません。
そこでより具体的なガイドラインが必要になります。
ガイドラインは総務部門の決裁、あるいは企業によっては部署ごとに権限を与えて、部門長決裁で改廃を可能とすることにより、事業運営や業務環境の変化にスピーディに対応することが可能になります。

ルールを周知する教育

文書管理はルールを作成して終わりではありません。
組織のメンバーに周知をして、実践してもらうことが本来の目的です。

そのためには作成した規程・ガイドラインの内容を周知するための教育プログラムが必要です。

教育に関しては総務部門が担うのが一般的です。
各部署にあらかじめ配置した文書管理責任者を対象に研修のスタイルで教育を行うとよいと思います。
現在では、対面形式やリアルタイムのウェビナー形式、録画配信の形式など、様々な方法があります。

ルールの見直し

ルール自体の評価は実践することで示されます。
上記の基本的なルールである文書管理規程、そしてより具体的なルールである文書管理ガイドラインを作成後は、社内で周知され実践に移行されます。
作成したルールに足りない部分や実践にそぐわないものがあるかもしれません。もしかしたら、あまり理解されずにスタートしてしまったかもしれません。

ルールが実践されているかどうかは、半年あるいは1年運用した後にアンケートをとることや監査を行うなどで評価し、ルールにフィードバックすることをお勧めします。
この時、基本的ルールを規程、具体的ルールをガイドラインとしたことで、具体的な変更であればガイドラインだけですませることができます。

文書管理のルールは、理想論を押し付けて終わることなく、
組織のメンバーの声に柔軟に対応することが大切です。

<まとめ>

・文書管理規程は基本原則、ガイドラインは具体的なルールを示す

・文書管理ルールは作って終わらず、周知をして実践を促す

・文書管理ルールは周知をして終わらず、レビューをして柔軟に対応する

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