文書管理 よくある質問と回答

文書管理の改善支援や提案をしていると、お客様から頻繁に聞かれる質問があります。今回は文書管理に関するFAQをご紹介します。

拠点やグループ会社も巻き込んで実践したいのですが、可能でしょうか?

段階的に展開していくことをお奨めします。ルール作成や実践開始当初は、スケジュール調整や合意形成が大変です。特定部署や特定拠点からスタートするとよいと思います。

共有サーバの分類ツリーは固定したほうがよいのでしょうか?

全て固定してしまうと利用しにくくなってしまいます。固定化するのは上位3階層くらいまでとし、そこから下の階層は一定のルールの下、ユーザの任意にしたほうがよいと思います。

なかなか予算をつけられないのですが、周囲の理解を得るにはどうしたらよいでしょうか?

共有サーバのルール化と改善を図ることで、どのような効果があるか、特にコスト面での定量的な効果を示すと上司の方や関係メンバーからの理解が得られやすいと思います。

文書管理規程が古く、形骸化しているので見直したいのですが、どのように進めたらよいのでしょうか?

文書のライフサイクル(作成→回付/承認→保管→保存→廃棄)の各プロセスにおけるルールを示していきます。また規程は改訂などの際に会社の承認が必要となるので、あまり具体的な内容は記述せず、基本原則的な「あるべき論」を示す程度に留めましょう。

大至急ファイルサーバの容量を削減したいのですが、なにかコツのようなものはありますか?

容量が大きな動画や写真を中心に削減したり、過去の退職者のフォルダは不要なことが多いので、大きな容量削減につながることがあります。

オフィスの紙文書を電子化したいのですが、費用はどのくらいかかるのでしょうか?

費用は電子化する紙文書の量によりますが、全ての紙文書を電子化すると見積時点で、数千万円などの膨大な費用になります。まずは不要な文書は削減した上で、使用頻度などの観点で電子化する文書を絞り込んで進めることをお奨めします。また法定保存文書を電子保存する場合には、管轄官庁に電子保存の可否や保存要件を確認する必要があります。

文書管理システムやファイルサーバ、社内ポータルなど、社内には文書を保管する様々なシステムがあり、どこに何が保管されているか、また自分がどこに何を保管すべきか判断がつきません。

それぞれのシステムに対する棲み分けルールが必要です。具体的には正式文書か仕掛り文書かといった観点や、規格文書やマニュアルなど共有性の高い文書といった観点など、棲み分けには様々な切り口があります。

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