文書管理コラム 2020年閲覧数ランキングBEST5

今年も一年、ありがとうございました。
今年はテレワークへの動きが加速化したことで、文書管理を見直す企業が急増しました。
ということで2020年、世の企業がどんなことに関心を寄せていたか、コラムの閲覧数BEST5をご紹介します。

第5位 もう「属人化」させない!ナレッジマネジメントを進めよう。

業務の属人化は、組織の成長に様々な弊害を及ぼします。
属人化を防止するためには情報共有を通じたナレッジマネジメントの促進がポイントになりますが、
業務の特性やその業務を担当している人材の個性などにより、
なかなかうまく進まないという企業も多いようです。

多くの企業で抱えている問題はなにか、
それは共有サーバやキャビネットに収納されている文書が、人に紐づいているという問題です。
個人名のフォルダに、組織の有益な情報をしまい込んでしまい、
他の人がアクセスできない、あるいは存在すら知らないという状況です。

そうした状況に陥ってしまうと先人たちが蓄積してきた技術やノウハウ、研究成果などが後輩たちに受け継がれず、埋没してしまいます。
これは組織のとってはとても大きな問題です。
組織にとっての有益な情報には、関係者は誰もがアクセスでき、利活用できる環境になければなりません。

この記事では、属人化の発生要因とその解決策などについてご紹介しています。

第4位 電子文書の取扱いを文書管理規程に盛り込むには?

多くの企業では、紙文書から電子文書へその取扱いが置き換わっています。
文書管理規程もそれに対応して修正や追加をしていく必要があります。
特に今年のコロナ騒ぎを皮切りにリモートワーク化が進行したことにより、
多くの企業が紙文化からの脱却を図り、ペーパーレス化への動きが活性化しました。
しかし文書管理規程は従来の紙の取り扱いについてしか言及しておらず、これまでの文書管理規程に電子文書の取扱いについての記述を入れる必要に迫られた企業が一気に増加したように思います。

電子文書に関して規程の中では、次のようなことを盛り込みます。

・文書の起案や決裁はどのシステムで行うか、
・保管先や保存先はどこにするか
・保存の際のファイル形式はどうするか
・廃棄の基準や手順

紙文書同様、電子文書についても文書のライフサイクルに従って記述するのが一般的です。

このコラムでは、電子文書の保管要件や長期保存方法、廃棄方法などのライフサイクルごとの管理方法に加え、
紙文書を電子化する方法などについてご紹介しています。

第3位 ファイル名・フォルダ名のルール ~4つのポイント~

サーバに電子ファイルが増えていく中、
ファイル名やフォルダ名のつけ方がバラバラだと、
参照したいファイルを探しにくくなりますし、
最新バージョンの特定も困難になります。
特にサーバ内の共有フォルダには、
多くの人が電子ファイルを保存するため、
その問題はより深刻です。
それでも自分の作ったファイルだけは探しやすくしようと、
ファイル名の頭に、
「★★★」
「@@@」
「0000」
などを付ける人が続出します。
こうなるとほぼ末期です。
整理しようにも、ファイル名を見ただけで必要か不要かの判断がつかないため、
削減作業も円滑に進まないという事態に陥ります。

全社あるいは部門でフォルダ名とファイル名のつけ方を統一することが必要です。
そして統一化を図るだけでなく、
「探しやすさ」と「バージョン管理」を意識しなくてはなりません。
この記事では、そのための4つのポイントを紹介しています。

第2位 文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方~その1~

文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方シリーズの第1弾です。
文書管理の規程やマニュアルの作成や見直しを進めたいものの、
どこから手を付けてよいか悩んでいる方が多いようです。

文書管理規程は概念的な内容が多く、
「こうあるべき」という姿を抽象的に表現します。
しかし記載項目は漏れが無いよう網羅的でなければなりません。
そのためには文書のライフサイクルにおける各プロセスで必要なルールを記載する必要があります。

このコラムでは規程やマニュアルの概念や、
文書のライフサイクル上における「発生」「伝達」のステップに焦点をあてて、
章立てのしかたや記載すべき項目について紹介しています。

第1位 これで完璧!ファイルサーバの整理

日々ファイルが増え続けるファイルサーバ。
情報システム部門から保管容量を制限されている企業も多いことと思います。
そんな中ファイルサーバは容量を圧縮するだけでなく、
「探しやすさ」が求められます。
特にリモートワーク化の進行によって、自宅や出先から共有サーバにアクセスする機会が急増しました。
そうした状況下では、保管した当事者だけでなく、権限のあるすべての人が見たい文書にたどり着けるファイルサーバにしなくてはなりません。

しかしそんな中、個々が好き勝手にフォルダを作成してしまい必要なファイルを探せない、あるいは個人名のフォルダや退職者のフォルダの中に有益な情報が埋もれてしまっているというケースは少なくありません。
そのような状況では、業務効率の低下を招くとともに、
組織にとって貴重なノウハウや経験などの知的情報資産が埋没してしまい、
組織にとって大きな損失です。

このコラムでは、ファイルサーバを整理する手順やフォルダの分類手順、
名称ルールのポイントなどをご紹介しています。


以上が2020年における閲覧数ベスト5でした。
このランキングはみなさんの悩みやテーマと連動しています。
今回は新型コロナウイルスの影響で、
電子文書や共有サーバの利活用に関する記事がランクアップしてきました。

われわれは専門家として、みなさんの悩みを課題として顕在化させ、解決致します。
ぜひ一度ご相談ください。

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