文書管理に取り組むことで、どのくらいの効果が得られるのか、可視化できるといいですよね。
今回は文書管理の効果を検証し、可視化する方法について事例を交えてご紹介します。
「無駄なファイル」を放置して、共有サーバの容量が逼迫している企業は多いと思います。
「無駄なファイル」の例として、次のようなものがあります。
・ずっとアクセスされていない、退職者や他部署に移動した人のファイル
・個人にとって必要なだけで組織にとって必要のないファイル
・作成途中、下書きなどのファイル
・複製ファイル
・保管期間を満了したファイル
・同じようなカットの写真画像
・ファイル名が意味不明なファイル
・その他使用する予定の無いファイル
情報システム部門が容量制限を設けて削減を呼びかけることがありますが、
この時、容量を減らすことでコストがどのくらい減らせるのかを数値化するようにしましょう。
例えば容量を半分にする場合、
「コストが半分になります」と伝えるのではなく、
具体的に削減できる金額を伝えるだけで、
削減する人たちの意識は変化します。
紙文書の削減は、ファシリティコストの削減につながります。
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