文書管理の効果を可視化する

文書管理に取り組むことで、どのくらいの効果が得られるのか、可視化できるといいですよね。
今回は文書管理の効果を検証し、可視化する方法について事例を交えてご紹介します。

共有サーバのストレージコスト

「無駄なファイル」を放置して、共有サーバの容量が逼迫している企業は多いと思います。
「無駄なファイル」の例として、次のようなものがあります。

・ずっとアクセスされていない、退職者や他部署に移動した人のファイル
・個人にとって必要なだけで組織にとって必要のないファイル
・作成途中、下書きなどのファイル
・複製ファイル
・保管期間を満了したファイル
・同じようなカットの写真画像
・ファイル名が意味不明なファイル
・その他使用する予定の無いファイル

情報システム部門が容量制限を設けて削減を呼びかけることがありますが、
この時、容量を減らすことでコストがどのくらい減らせるのかを数値化するようにしましょう。
例えば容量を半分にする場合、
「コストが半分になります」と伝えるのではなく、
具体的に削減できる金額を伝えるだけで、
削減する人たちの意識は変化します。

ファシリティコスト

紙文書の削減は、ファシリティコストの削減につながります。

上の表は、日本橋にある企業の一部の部署が保有する紙文書を削減した事例です。
ストレージコスト同様、紙文書の削減においてもファシリティコストという観点で、
削減コストを可視化します。

上の図の事例では、不要文書の削減により、
36.00ファイルメーター削減されました。
面積にすると、おおよそ10.80㎡(ファイルボックスの奥行きが0.3mとした場合)になります。
この10.80㎡という値に、所在地である日本橋の今現在の平均地価412万円/㎡を掛ければ、ファシリティコストの削減効果に換算することができます。

10.80㎡×412万円/㎡≒4,450万円

もちろん、直接キャッシュフローに影響するものではありません。
でも、浪費しているスペースのムダを、数値化するには役立つので、
是非試してください。

人件費と生産性

文書の検索時間は思いのほか多いと言われています。
米国IDCの調査では、1週間・一人あたり9時間と言われているほどです。

さて、文書の検索時間の短縮効果を検証する指標として、
人件費があります。

ここでは当社が約半年間にわたる文書管理導入プロジェクトを支援したクライアント事例を1つご紹介します。
このクライアントでは、共有サーバにある文書の検索時間を、
文書管理導入プロジェクト実施前と実施後に測定しました。
これは自分だけのファイルではなく。
所属する部署にあるファイルをそれぞれが相互に検索した結果です。

実施前は平均4分22秒であったのが、
実施後は平均39秒に短縮しました。
3分43秒の改善です。
これを年間の一人あたりの人件費に換算すると、
約113万円の削減効果になります。

※計算の前提は下記の通りです。
・分単価:社員平均人件費800万円(所得・社会保険料・その他付帯コスト)÷稼働日数240日÷労働時間8時間÷60分≒69円
・一人1日あたり浪費コスト:分単価69円×平均検索所要時間×1日当たりの検索回数20回

こちらもキャッシュフローに直接的に影響するものではありませんが、
検索にかかる負荷をコストに換算することで、
文書管理の効果を可視化でき、
社員の文書管理の意識が高まります。



また文書の検索時間は労働生産性にも影響します。
労働生産性は働き方改革でも挙げられているテーマです。
付加価値(利益)/投下労働量で算出するので、
分母の投下労働量が低く、分子の付加価値が高いほど生産性は向上します。
検索時間は分母の投下労働量に影響するので、
当然、検索時間が短縮されるほど生産性は向上します。
先述の検索時間短縮に成功した企業の事例で計算すると、
年間総労働時間や粗利益などから、労働生産性が32%改善したという結果が得られました。
働き方改革を実現するためにも、文書管理は不可欠です。

まとめ

以上のような文書管理の効果を可視化して、社員のみなさんに伝えることが大切です。
そしてこうした定量的な効果が測定できるものは、
目標を設定することも不可欠です。
現状の値に対して、どの程度改善するのかという目標を設定することで、
文書管理の目的意識を全員で共有することができるので、実践してみましょう。

どのような手順を踏んだらよいかわからない方は、ぜひお問合せください。

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