文書管理の意外な効果

文書管理に取り組むことによる効果の代表例には、業務効率化やコスト削減などがあります。しかしこの他にも、あまり知られていませんが「人材育成」という効果を生みだします。
今回は文書管理と人材育成の関係についてご紹介します。

人材育成が停滞する原因

人材育成の基本的な方法として、「OJT」「OFF-JT」「ジョブローテーション(戦略的人事異動)」などがあります。
中でもジョブローテーションは、実践を通じて多様なキャリアを形成できるため、人材育成にはとても効果的です。
しかし人事異動に伴う様々なリスクを感じることから、躊躇する企業も多いようです。
どんなリスクかといえば、その多くは引継ぎ業務が円滑に進まないことによる業務効率の低下、機会損失や顧客離反の発生など、業務上の様々な混乱のリスクです。
このリスクがどの程度生じ、どのくらいのダメージがあるのかが予測不能なため、経営層も現場も人事異動に対し不安を抱き、消極的になっていくのです。
人材育成を計画的に行い、硬直化した組織を活性化するためには、この弊害を乗り越えなければなりません。

これらの不安払拭のポイントは?

人事異動によるリスクへの不安、それを増幅さえている元凶は業務の属人化です。
誰がどんな仕事をしているのか、それを経営層と従業員、そして従業員同士で共有し、互いの仕事に対する理解を深めなければなりません。
業務の属人化を防ぐ最初の一歩は、業務の中で発生する文書の共有化です。

誰がどのような文書を作成し、利害関係者に発信しているのか。
それが見えにくくなることから業務の属人化は始まります。
個々が仕事に関連する文書を共有下に置かず、仕事の内容が不透明なために(人材の)代わりが利かないような感覚に陥ります。
このようにして人事異動の停滞が始まります。

それを防ぐためには皆が文書を共有するという風土や仕組みづくり、そして必要な文書をすぐに探し出せる環境構築が必要になります。
文書を共有しておくことで日常から互いの仕事への理解を深めること、そして文書をきちんと整理しておくことで必要な文書をすぐに探せること、こうした環境を作ることで人事異動を不安なく実践でき、人材育成が活性化するのです。

<まとめ>
・人事異動を停滞させる元凶は業務の属人化。
・業務の属人化を防ぐには文書を私物化せずに日常から文書を共有するルールを作り、互いの仕事への理解を深めること。
・人事異動後の混乱を防ぐには、必要な文書をすぐに探せて、利用できる環境を作ること。

「組織の知カラ」に 相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは 文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

「文書管理の教科書」を 見てみましょう

問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。

組織の知カラとは?

文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。

文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。 

文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。

お客様の各種事例を紹介しています。

まずは 文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

「文書管理の教科書」を 見てみましょう

問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。

記事カテゴリ一覧

スタッフブログ アルパカのあしあと
タグ
BCPB事例Ce-文書法CスキャナCリスクマネジメントC契約書管理C情報共有C文書管理コンサルC文書管理事例C文書管理導C文書管理導入C文書管理規程作成C業務効率化C番外編C秘密情報C紙文書電子化e-文書法e文書法アーカイブアートコストコツコミュニケーションスキャナ保存スペースセキュリティセミナーテレワークデザインデメリットナレッジナレッジマネジメントバイタルレコードファイリングファイルペーパレスペーパーレスマイクロフィルムマニュアルメリットラベリングランキングリスクリスクマネジメントルールワークフロー事例人件費人材育成保存媒体保存期間保管働き方改革全文検索公文書管理法公文書館共有内部統制写真分類削減労働生産性効果動向南スーダン博物資料図書館図面基準失敗事例契約書契約書 電子化契約書管理定型対策専門家展示属人化広報広報サポート・広報ツール制作廃棄情報情報公開情報共有情報収集情報漏えい情報管理意欲成功成功事例成果整理整理整頓文書文書のライフサイクル文書保存文書保管文書削減文書管理文書管理 メリット文書管理コンサル文書管理システム文書管理マニュアル文書管理規則文書管理規程方法森友学園検索業務効率化活性化目標研修秘密文書移転紙の電子化紙文書紙文書 電子化組織組織力組織化経理書類維持管理職場環境規程記録訴訟誤廃棄説明責任電子ファイル電子化電子化 成功電子帳簿保存法非定型
会社情報