ワークスタイル変革のための文書管理

働き方改革関連法も施行され、企業はいろいろな制度や施策を取り入れてワークスタイルの変革を目指しています。今回はその中でもオフィス施策とペーパーレス、その実現のための文書管理についてご紹介したいと思います。

オフィス施策を実施する上での重要項目

オフィス施策を実施する上で、企業はどんなことを重要視しているのでしょうか。
ザイマック不動産総研社の「大都市圏オフィス需要調査2019春」によると次のような結果になっていました。

上の図によると、従来から課題となっている生産性の向上のほか、モチベーションの向上やオフィスの快適さなど、従業員満足を充たす項目が重要視されています。
その背景には、従業員満足が顧客満足を高めることにつながり、さらにそれが会社の利益を高めることにつながるというインターナルマーケティングの考え方が広がっていることや、人手不足による人材獲得競争の激化があると考えられます。ワークスタイル変革の御旗のもと、オフィス施策を通じて企業が差別化を図ろうとしていることがわかります。

具体的な施策

生産性の向上やモチベーションの向上などの実現を図るため、
どのような施策がとられているのでしょうか。

この報告書によると従来の「固定席」で働くだけでなく、「リフレッシュスペース」や「フリーアドレス席」といったオフィス内に様々なスペースを設ける施策や、在宅勤務制度やモバイルワークオフィス等を利用し、オフィスの外でも働けるような施策も導入・整備する意向がみられた、とあります。

従来の常識にとらわれず、働き方や働く場所が大きく変化してきていることがわかります。

施策実現のための準備

上の表から、オフィス施策の中で上位に位置するのは次のようなものでした。

■ミーティングスペースやリフレッシュスペースの確保
■フリーアドレス化
■在宅勤務

これらの施策を実施するために必須となるのはペーパーレスです。
そしてペーパーレスを実現するためには、従来の文書管理ルールを見直す必要が出てきます。

例えばミーティングスペースやリフレッシュスペースでは、
従来は会議資料を紙で配布し、会議終了後も紙で保管していたところ、
卓上ディスプレイやスクリーンを設置することで、
会議資料を電子データのままで確認、あるいは修正が可能になり、
会議終了後の会議資料は、共有下のサーバに保管することになります。
こうすると文書のライフサイクルにおける「発生」→「活用」→「保管」のプロセスにおいて紙はほぼ発生しないことになります。
これまでプロジェクトごとの会議資料を紙で保管する場所が決まっていたとしても、
今後はファイルサーバのどこに保管するかをルール化しなければなりません。
思い付きで勝手にフォルダを作って保管していては、関連するメンバーが活用することができなくなります。

フリーアドレス化においては、固定席という概念がなくなるため、従来チーム内で活用していたマニュアルなどは机の上に置いておくことはせず、チーム共有のキャビネットに保管しなければなりません。活用頻度の高いマニュアルなどの書類は、わざわざキャビネットに見に行く手間が増えると業務効率が低下する恐れがあります。
そこで必要になるのは電子化ということになります。電子化することでわざわざキャビネットまで行くことなく手元のPCで見ることができるようになるわけですが、
これは何もマニュアルだけに限ったことではありません。
活用頻度や業務効率などの観点で電子化すべき文書をメンバーで決めていかなくてはなりません。
全てを電子化すると手間が膨大になるので、メンバーで話し合いながら何を電子化するかを決めていきます。
また、保管は電子・活用は紙という考え方もあります。
図面など、データでは活用しにくいものは、
日常は電子で保管しておき、活用時だけ紙に出すという考え方です。
生産性の向上を目指してオフィス改革やペーパーレスを実施しているのに、業務効率が低下しては本末転倒です。
コミュニケーションをとりながらメンバーの合意を図っていくことが必要です。

在宅勤務において課題になるのは、情報漏洩です。
個人情報や営業秘密情報などを含む場合、
在宅という社外での仕事は、情報漏洩のリスクが高まります。
そのため、在宅勤務を行う上での文書の取扱いルールを定めなくてはなりません。在宅で行ってよい業務と行ってはいけない業務を、取り扱う文書を起点に業務単位で洗い出したり、
取扱う文書の機密レベルに応じて保管場所を決めることが必要になります。

このようにオフィス施策におけるペーパーレスと文書管理は切っても切り離せない関係なのです。

国内のペーパーレス事例

国や自治体などの行政機関においても様々なオフィス施策に取り組んでします。
民間企業とちがい、税金を使って過度にお洒落なオフィス家具や装飾を置くわけにはいきません。限られた予算内で最大限の効果が出るよう、業務効率化とコスト削減を目指して取り組んでいます。

ペーパーレスが進んでいる国

外国でも様々な事情を背景に、ペーパーレス、電子化に国を挙げて取り組んでいます。
日本においても政府が、2026年をめどに公文書の作成から移管までを全て電子化すると言っていますが、多くの国や自治体には「紙への依存体質」「原本主義」の文化が根付いています。それを払拭するには電子データの法的証拠能力を担保する判例など、不安を解消するいくつかの材料が必要になりそうです。
今回はオフィス施策とペーパーレスの動向と、その実現のために必要な文書管理についてご紹介しました。
これらの動きは業務効率化やコスト削減をはじめ、先にも述べたように企業イメージの向上や人材獲得競争に対する差別化など、様々な効果が期待できます。
そしてこうしたワークスタイル変革に取り組もうとしたとき、ほとんどの企業が文書管理の壁にぶつかるはずです。
その時はぜひご相談ください。

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