情報漏洩と文書管理

情報漏洩に関するニュースが後を絶えません。
みんな気を付けているはずなのに、なぜ起こるのでしょうか?
今回は情報漏洩の原因と文書管理について考えてみたいと思います。

情報漏洩の経路と原因

情報漏洩はどんな経路で、どんな原因で発生するのか、
NPO日本ネットワークセキュリティ協会から出ている「2016年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、情報漏洩の経路と原因は次のようなものでした。

まずグラフ1を見てみると、
漏洩経路のインシデント件数のうち、
紙媒体が約半分を占めていることがわかります。
インターネットや電子メールよりも、
アナログの紙媒体による漏洩件数のほうが多いのです。

次にグラフ2を見てみると、
うっかりミスや誤操作などのヒューマンエラーによるものが、
全体の7割を占めています。

2つのデータをまとめると、
「うっかりミスによる紙媒体を通じた情報漏洩が多い」
ということがわかります。

文書管理でリスクを軽減する

多くの企業は、インターネットを通じた不正アクセスなどへのセキュリティ対策は万全なのに、意外にも紙媒体への対策が脆弱であることが、上のデータからよくわかります。
「どこにどんな文書があるかわからない」
「どんな文書を捨てたのか、あるいは残しているかわからない」
このような状況にあると、情報漏洩が起こりやすくなります。
文書管理を徹底することでリスクを軽減でき、組織を守ることにつながります。

施錠管理

情報漏洩は紙媒体によるものが多いということでしたので、
紙文書を収納しているキャビネットの施錠管理について触れたいと思います。
施錠管理のポイントは次の通りです。

・個人情報を含む機密文書は、鍵付きキャビネットに保管すること
・必要な文書を取り出す時のみ開錠し、取り出し後と使用中は施錠すること
・取り出した機密文書は、机の上などに放置しないようにすること
・最後に帰宅する人がキャビネットの施錠を確認すること
・カギは持って帰らず、保管場所を決めおくこと

当たり前のことですが、
こんなことでも情報漏洩の対策には効果があります。
試してみてください。

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