文書管理のメンテナンス

文書管理のルールとその実践方法は、定期的にメンテナンスをしなければなりません。
メンテナンスをしないとせっかく作ったルールも徐々に形骸化していきます。
今回は文書管理のメンテナンス方法についてご紹介します。

文書管理体制の見直し

文書管理には維持管理するための体制とその見直しが必要です。
具体的に体制とは、中枢となる文書管理事務局と、各部署に配置された文書管理責任者といったものを指します。
この体制は文書管理導入時に設けられ、文書管理規程などに権限や責任とともに明記された組織になりますが、定期的にメンバーを入れ替えることを推奨しています。
ずっと同じメンバーでは「マンネリ化」してしまい、より良い手法や企画に関するアイデアも出にくくなります。
また数年に一度でも事務局や責任者の入れ替えを行うことは教育目的にもなり、文書管理に関する知識やスキルが組織全体に行き渡りやすくなります。

文書管理に関する各種ドキュメントの見直し

一度文書管理を取り入れた企業には、文書管理規程や文書管理マニュアルなど、ドキュメント化された文書管理のルールがあると思います。
一度作ったこれらのルールが、オフィス環境(オフィス内のレイアウトやキャビネットなどの什器、情報システムなど)や業務とマッチしているかを見直さなくてはなりません。
企業のオフィス環境や業務内容は時間の経過とともに変化します。
それなのに文書管理のルールだけ不変ということはありません。

オフィス環境の変化の面では、例えばワークフローシステムの導入があります。
従来「紙」で稟議を回して決裁処理を行っていた企業が、ワークフローシステムを導入した場合、当然文書管理のライフサイクルに関わることなので、文書管理規程やマニュアルを見直さなくてはなりません。
その他にもオフィス移転や什器の入れ替えなどがあった場合も同様です。

また業務内容が変化すれば、当然発生・収受する文書も変わり、それに伴ってその文書の作成要領や決裁フロー、保管方法や保有年数を新たに定めなければなりません。

業務内容が変化しなくても、文書の保有年数は定期的な見直しが必要です。
不要な文書が5年や10年保存になっていればスペースを圧迫するだけなので保有年数は短縮し、
逆にエビデンスとして長期保存が必要な文書が1年保存などになっていれば保有年数を延長します。
現在国でも、公文書の保有期間の見直しを検討しています。
できれば企業では問題が発生する前に保有年数をきちんと見直し、説明責任を果たせる状況を作っておきたいものです。

教育研修

企業内部で文書管理に関する教育研修を年1回くらいのサイクルで行うべきです。
せっかくルールをメンテナンスしても、それが周知されなくては意味がありません。
実はルールを作ったり見直したりして満足してしまい、あまり周知されないというケースは結構多いのです。

研修の講師は外部に委託する場合と、内部から選出する場合があります。
文書管理に取り組み始めてからの経験が浅い企業は、外部のプロの講師に委託したほうがよいと思います。弊社でも研修メニューを用意しております。
文書管理に取り組んでからある程度時間が経過した企業は内部から選出してもよいと思います。
講師は文書管理の事務局メンバーが担うことが多いのですが、
場合によっては各部に配置されている文書管理責任者が行うこともあります。
各部の責任者自身が講師を行うことで自分への教育にもなり、参画意識が強化されるという効果も期待できます。
受講者はできれば全員がよいのですが、場所やスケジュールの制約もあるので、
部門長と各部の責任者、新入社員は必須、あとは任意で参加という形式でもよいと思います。
研修内容は、主には文書管理規程やマニュアルなどのルールの確認です。ルールを読んでいくだけでは受講者たちも飽きてしまうので、プレゼンソフトなどを使って視覚的に伝わるような工夫も必要です。
その他にも講師による座学だけではなく、現場で生じている問題や今後の課題、改善策などの情報交換やディスカッションの時間を設けてもよいと思います。

文書管理キャンペーンの実施

文書管理キャンペーンとは、ルールに基づく文書管理の実践活動をイベント化したものです。
ルールに従って文書がきちんと保管されているか、不要な文書や保有期限が満了した文書は無いか、机の上に機密書類を放置していないか等を各自がチェックし、きちんと実施されていなければ、イベントの期間内にルールに即した状態戻すメンテナンス活動を行います。
本来ならば日々ルール通りに実践されている状態が理想なのですが、
現実には業務に追われ、ルール通りになっていない状態になってしまうことも多いため、
このようなイベントを設けることで、短期間で一斉にルール通りの状態に戻すという取組みが必要です、
またイベント開始時には、各部で目標やスローガンを設定します。
各部の部署管理責任者が、所属部署における弱点を見出し、それを克服できるような目標やスローガンを掲げ、それをメンバーで共有してからメンテナンス活動に入ります。
そうすることでメンテナンス活動が効率的に進む効果が期待できます。

巡回点検

事務局はルール通りに実践されているかをチェックする点検シートを事前に作成し、
キャンペーンの前後に各部署へ巡回点検を行います。
その点検シートの「Before」「After」でキャンペーンの効果を測定します。
点検シートはなるべく数値化できるものにすることで、効果を測定しやすくなります。
効果測定の結果が出たら、その数値を簡単に分析します。
①キャンペーンの前後ともに数値が高い水準の部署、②キャンペーンの前後で改善率の数値が著しく伸びた部署、③キャンペーンの前後ともに数値が低い水準の部署、④キャンペーンの前後で数値が低下した部署、
これらの4種類くらいに分類します。
事務局は、①や②の部署には、成功事例の情報収集を目的としてヒアリングを行ない、
③や④の部署には、うまくいかない理由や問題点の情報収集、改善策の提案などを行います。
この巡回点検で得られた情報は、現状の課題を浮き彫りにし、その後の改善策を講ずるのにとても役立つものになります。

まとめ

結局文書管理もPDCAサイクルです。
せっかく取り入れた文書管理も、このPDCAサイクルを回さなければみるみる劣化してしまいます。
ぜひ文書管理にもメンテナンスの手を加えてあげてください。
より具体的な手順が知りたいという方はお問い合わせください。

コンサルティング事業部/鈴木

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