文書管理を成功させる方法!その5~体制と制度を構築する②~

文書管理を組織に根付かせるための「体制」と「制度」構築。
前回は「体制」についてお伝えしました。
今回は「制度」構築についてお伝えします。

制度構築で取組みの活性化を図る

まずはおさらいですが前回もお伝えした通り、
「体制」と「制度」構築の最大の目的は、
文書管理実施に向けた意欲の向上。
言い換えれば文書管理に取り組むための土台作りのようなものです。

文書管理に取り組もうという時、
規程等のルールを作ることが目的化されてしまうことがありますが、そうではありません。
当然のことながらルールはあくまで手段であって、
目的はそのルールを守ることを通じた業務の効率化やナレッジの活用、
組織を守るためのリスク管理などにあります。
それらの目的を果たすための土台となるのが「体制」と「制度」づくりなのです。

採用・配置

今回は上の図の右側を見ていきます。
まずは採用・配置ですが、これは主に専門家の採用と配置を指しています。
その専門家を外部委託(コンサル)という形で採用するか、
あるいは専門職として内部採用するかを考えます。
文書管理のルールを作りそれを浸透させる、
あるいは見直しを図っていくなどの場合、
品質面や効率面で専門家の存在は欠かせないものです。

こうした専門家は過去の経験や事例から、
実行プロセスの設計を即時に行い、
組織のメンバーに「なんかできそうな気がする」という気持ちにさせる手法を知っています。
それが文書管理遂行に向けた有効な起爆剤となるのです。

評価

評価には、
一度作ったルールの抜け穴に対する「見直し」的な意味と、
組織のメンバーがルールをきちんと守っているかどうかの「点検」的な意味があります。

情報システムなどを取り巻く技術の進展や、
それに伴う業務環境の変化などにより、
次第に当初作成したルールと実務に乖離が生じてきます。
そうしたルールを定期的に見直し、
実態に即したルールに改善する機会を設けることが重要です。

また、文書管理のルールがきちんと守られているかどうかや、
各部署でそのルールがきちんと機能しているかどうかを点検する必要があります。
点検はチェックシートなどを作成して、
各部署の徹底度をスコア化することで、
組織のメンバーに対して、弱点を視覚的に訴求することができますし、
部署ごとの実施状況の把握と評価も可能になります。
スコアの良い部署に対してはケーススタディとしてヒアリングを行なったり、
強化が必要な部署に対しては実地指導を行うなどにより、
文書管理の改善に向けたサイクルが有効に機能していくのです。

インセンティブ

文書管理の遂行には、
インセンティブというオプションも必要です。

先に紹介した「評価」で得られたスコアの値などを評価軸に、
優秀な部門や各部署の責任者への表彰制度を設けます。
表彰の内容は様々ですが、事務局と会社で協議して決めるのが一般的です。
前例では優秀部門への食事券や金一封などがありました。
こうした評価→インセンティブといった一連の流れをイベント化することにより、
部門間での競争意識が芽生えるとともに、
好スコアを獲得するための取組みが活性化していきます。

教育訓練

各部署の責任者や組織のメンバーに対して教育を行うことは、
文書管理を継続する上でとても重要な要素です。
教育の方法としては主に3つあります。

①社内研修

先に挙げた専門家を活用して、
社内研修を行います。
ある程度文書管理がなじんできた組織では、
各部署の責任者が講師をするというのも有効です。
講師を務めること自体が責任者の教育にもなるためです。

研修の内容は文書管理の浸透度にもよりますが、
・文書管理の目的の確認
・(変更した)ルールの確認
・点検結果のレビュー
などが必須項目です。

先述のような表彰制度を設けた場合は、
研修の最後に各部署のスコアを発表し、
表彰式の場として活用するのもよいと思います。


②OFF-JT

主に各部署の責任者を対象に、
外部の文書管理セミナーに参加するというのも有効です。
弊社でも定期的に文書管理セミナーを実施しておりますが、
多数のお客様にご参加いただいております。

OFF-JTの場合は、
「文書管理セミナー」といえば何でもエントリーするのではなく、
参加するときの目的やテーマを明確にすることが重要です。
自分たちの課題とマッチしないセミナーに参加しても時間の無駄です。
セミナーによっては、単なるソフトウェアのデモンストレーションというものもあるので、講演プログラムを事前に確認を取るのがよいと思います。


③資格取得奨励制度

文書管理に関わりのある資格がいくつかあります。
主には事務局メンバーや各部署の責任者を対象に、
こうした資格取得を奨励することで、
文書管理の知識やスキルが養われます。

(参考)
・日本文書情報マネジメント協会 「文書情報管理士」(上級~2級)
・日本経営協会 「ファイリングデザイナー検定」「電子ファイリング検定」


繰り返しになりますが、
文書管理の目的やルールを作ることではありません。
作ったルールの浸透と継続を図ることが目的です。
それを実現するための基盤となるのが、
「体制」と「制度」構築なのです。


コンサルティング事業部/鈴木

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