評価には、
一度作ったルールの抜け穴に対する「見直し」的な意味と、
組織のメンバーがルールをきちんと守っているかどうかの「点検」的な意味があります。

情報システムなどを取り巻く技術の進展や、
それに伴う業務環境の変化などにより、
次第に当初作成したルールと実務に乖離が生じてきます。
そうしたルールを定期的に見直し、
実態に即したルールに改善する機会を設けることが重要です。

また、文書管理のルールがきちんと守られているかどうかや、
各部署でそのルールがきちんと機能しているかどうかを点検する必要があります。
点検はチェックシートなどを作成して、
各部署の徹底度をスコア化することで、
組織のメンバーに対して、弱点を視覚的に訴求することができますし、
部署ごとの実施状況の把握と評価も可能になります。
スコアの良い部署に対してはケーススタディとしてヒアリングを行なったり、
強化が必要な部署に対しては実地指導を行うなどにより、
文書管理の改善に向けたサイクルが有効に機能していくのです。

文書管理の遂行には、
インセンティブというオプションも必要です。

先に紹介した「評価」で得られたスコアの値などを評価軸に、
優秀な部門や各部署の責任者への表彰制度を設けます。
表彰の内容は様々ですが、事務局と会社で協議して決めるのが一般的です。
前例では優秀部門への食事券や金一封などがありました。
こうした評価→インセンティブといった一連の流れをイベント化することにより、
部門間での競争意識が芽生えるとともに、
好スコアを獲得するための取組みが活性化していきます。

各部署の責任者や組織のメンバーに対して教育を行うことは、
文書管理を継続する上でとても重要な要素です。
教育の方法としては主に３つあります。

①社内研修

先に挙げた専門家を活用して、
社内研修を行います。
ある程度文書管理がなじんできた組織では、
各部署の責任者が講師をするというのも有効です。
講師を務めること自体が責任者の教育にもなるためです。

研修の内容は文書管理の浸透度にもよりますが、
・文書管理の目的の確認
・（変更した）ルールの確認
・点検結果のレビュー
などが必須項目です。

先述のような表彰制度を設けた場合は、
研修の最後に各部署のスコアを発表し、
表彰式の場として活用するのもよいと思います。


②OFF-JT

主に各部署の責任者を対象に、
外部の文書管理セミナーに参加するというのも有効です。
弊社でも定期的に文書管理セミナーを実施しておりますが、
多数のお客様にご参加いただいております。

OFF-JTの場合は、
「文書管理セミナー」といえば何でもエントリーするのではなく、
参加するときの目的やテーマを明確にすることが重要です。
自分たちの課題とマッチしないセミナーに参加しても時間の無駄です。
セミナーによっては、単なるソフトウェアのデモンストレーションというものもあるので、講演プログラムを事前に確認を取るのがよいと思います。


③資格取得奨励制度

文書管理に関わりのある資格がいくつかあります。
主には事務局メンバーや各部署の責任者を対象に、
こうした資格取得を奨励することで、
文書管理の知識やスキルが養われます。

（参考）
・日本文書情報マネジメント協会　「文書情報管理士」（上級～2級）
・日本経営協会　「ファイリングデザイナー検定」「電子ファイリング検定」


繰り返しになりますが、
文書管理の目的やルールを作ることではありません。
作ったルールの浸透と継続を図ることが目的です。
それを実現するための基盤となるのが、
「体制」と「制度」構築なのです。


コンサルティング事業部／鈴木