文書管理を組織に根付かせるための「体制」と「制度」構築。
前回は「体制」についてお伝えしました。
今回は「制度」構築についてお伝えします。
まずはおさらいですが前回もお伝えした通り、
「体制」と「制度」構築の最大の目的は、
文書管理実施に向けた意欲の向上。
言い換えれば文書管理に取り組むための土台作りのようなものです。
文書管理に取り組もうという時、
規程等のルールを作ることが目的化されてしまうことがありますが、そうではありません。
当然のことながらルールはあくまで手段であって、
目的はそのルールを守ることを通じた業務の効率化やナレッジの活用、
組織を守るためのリスク管理などにあります。
それらの目的を果たすための土台となるのが「体制」と「制度」づくりなのです。
今回は上の図の右側を見ていきます。
まずは採用・配置ですが、これは主に専門家の採用と配置を指しています。
その専門家を外部委託(コンサル)という形で採用するか、
あるいは専門職として内部採用するかを考えます。
文書管理のルールを作りそれを浸透させる、
あるいは見直しを図っていくなどの場合、
品質面や効率面で専門家の存在は欠かせないものです。
こうした専門家は過去の経験や事例から、
実行プロセスの設計を即時に行い、
組織のメンバーに「なんかできそうな気がする」という気持ちにさせる手法を知っています。
それが文書管理遂行に向けた有効な起爆剤となるのです。
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