年末となりました。 2017年における年間閲覧数ランキングを掲載します。 このランキングから、みなさんがどのような悩みや関心を持っているのかがわかります。 ここではランクインした記事のポイントを掲載しているので、 関心を持った記事のリンクをクリックしてみてください。

３回のシリーズでご紹介した文書管理規程やマニュアルの作り方。 「その３」では、文書のライフサイクル上における「保存」に焦点を当てました。

保存文書は多くの場合、年々増え続けて保存スペースを圧迫していきます。 もちろん不要な文書は処分すべきですが、 どうしても保存しておかなくてはならない文書というものは相当量あるはずです。 そのような場合は、スペースセービングを図るためにも、 「電子化」「マイクロフィルム化」など、 適正な媒体に変換することも検討しなくてはなりません。 ここでは「紙」「電子媒体」「マイクロフィルム」といった３つの媒体について、 利便性や耐久性などの面から比較するとともに、 媒体ごとの保存ルールを、規程にどのように定めるかについてご紹介しています。

サーバに電子ファイルが増えていく中、 ファイル名やフォルダ名のつけ方がバラバラだと、 参照したいファイルを探しにくくなりますし、 最新バージョンの特定も困難になります。 特にサーバ内の共有フォルダには、 多くの人が電子ファイルを保存するため、 その問題はより深刻です。 それでも自分の作ったファイルだけは探しやすくしようと、 ファイル名の頭に、 「★★★」 「＠＠＠」 「0000」 などを付ける人が続出します。 こうなるとほぼ末期です。 整理しようにも、ファイル名を見ただけで必要か不要かの判断がつかないため、 削減作業も円滑に進まないという事態に陥ります。

全社あるいは部門でフォルダ名とファイル名のつけ方を統一することが必要です。 そして統一化を図るだけでなく、 「探しやすさ」と「バージョン管理」を意識しなくてはなりません。 この記事では、そのための4つのポイントを紹介しています。