2017年文書管理コラム 年間ランキングBEST10(10位~6位)

年末となりました。
2017年における年間閲覧数ランキングを掲載します。
このランキングから、みなさんがどのような悩みや関心を持っているのかがわかります。
ここではランクインした記事のポイントを掲載しているので、
関心を持った記事のリンクをクリックしてみてください。

第10位 文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方~その3~

3回のシリーズでご紹介した文書管理規程やマニュアルの作り方。
「その3」では、文書のライフサイクル上における「保存」に焦点を当てました。

保存文書は多くの場合、年々増え続けて保存スペースを圧迫していきます。
もちろん不要な文書は処分すべきですが、
どうしても保存しておかなくてはならない文書というものは相当量あるはずです。
そのような場合は、スペースセービングを図るためにも、
「電子化」「マイクロフィルム化」など、
適正な媒体に変換することも検討しなくてはなりません。
ここでは「紙」「電子媒体」「マイクロフィルム」といった3つの媒体について、
利便性や耐久性などの面から比較するとともに、
媒体ごとの保存ルールを、規程にどのように定めるかについてご紹介しています。

第9位 ファイル名・フォルダ名のルール ~4つのポイント~

サーバに電子ファイルが増えていく中、
ファイル名やフォルダ名のつけ方がバラバラだと、
参照したいファイルを探しにくくなりますし、
最新バージョンの特定も困難になります。
特にサーバ内の共有フォルダには、
多くの人が電子ファイルを保存するため、
その問題はより深刻です。
それでも自分の作ったファイルだけは探しやすくしようと、
ファイル名の頭に、
「★★★」
「@@@」
「0000」
などを付ける人が続出します。
こうなるとほぼ末期です。
整理しようにも、ファイル名を見ただけで必要か不要かの判断がつかないため、
削減作業も円滑に進まないという事態に陥ります。

全社あるいは部門でフォルダ名とファイル名のつけ方を統一することが必要です。
そして統一化を図るだけでなく、
「探しやすさ」と「バージョン管理」を意識しなくてはなりません。
この記事では、そのための4つのポイントを紹介しています。

第8位 ナレッジマネジメントの失敗事例と、進めるための最初の一歩!

ナレッジマネジメントを進めようとする企業が多い中、
なかなか進まずに失敗に終わったケースをよく聞きます。
その原因の多くは、ITシステム先行型の導入により、
「自社の業務実態とマッチしない」
「肝心の従業員側の意識が低い」
などがあります。
まず必要なことは、
従業員の理解を通じた意識改革です。
この記事では、こうした失敗事例を踏まえ、
最も重要な従業員の意識改革を実現するための方法や
ナレッジマネジメントを進めるための制度設計等について紹介しています。

第7位 秘密文書の管理を文書管理で徹底させる!

秘密文書の取り扱いや保管方法がルール化・周知されていない場合、
企業に情報漏えいや紛失など様々なリスクをもたらします。
秘密文書にまつわる事故の要因の多くは、
「何か秘密文書か特定できていない」
「そもそも従業員の意識が低い」
「ルールが未整備」
などといったものです。
この記事では秘密文書の管理方法から物理的な収納法まで、実践的な手順を紹介しています。

第6位 文書管理を成功させる方法!その1~基礎固めの実践~

「文書管理を成功させるシリーズ」は、
現在「その5」まで掲載しております。
その第1弾であるこの記事では、
文書管理の基礎固めについてです。
文書管理の基礎固めとは、
文書の作成からワークフローや保管、廃棄に至るまでの一連のプロセスをルール化し、
実践することです。
このルールが無いままに文書管理のIT化を進めると、
高額な費用をかけて導入したシステムもうまく機能せず、
投資効果を発揮できずに失敗に終わります。
ここでは文書管理の失敗要因や、
失敗しないための実践手順などをご紹介しています。

次回はベスト5をご紹介します。


コンサルティング事業部/鈴木

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