業務効率化を図るためなるべく紙をなくし、電子化をしてペーパーレスオフィスに移行しようとしている企業は多いと思います。しかし電子化がなかなか進まずに挫折してしまう企業も少なくありません。今回は文書の電子化の進め方についてご紹介したいと思います。

まずは電子化する文書を選定します。
ペーパーレスオフィスを目指すからと言って、
なんでもかんでも電子化しようとすると無理が生じます。
電子化作業は、そのほとんどが人の手間であるため、
電子化する数量に応じて人件費が膨らみます。
そのため、電子化する対象文書は絞り込んで選定することが必要です。

選定の軸としては、「場所」と「文書種別」があります。

場所の軸は例えば、「〇〇階のオフィス」「倉庫」「〇〇部」など、
場所を特定して電子化する文書を選定します。
スペースを空けて会議スペースを創出したいなどと言った場合がこれに当てはまります。

文書種別の軸では、「契約書」「〇〇帳票」「マニュアル」など、
文書の種類を特定して電子化する文書を選定します。
文書の種類別の選別に際しては、次のような基準で考えるのをお奨めします。

・共有化して活用する価値がある文書

・検索スピードが求められる文書

・電子化すれば倉庫に保存できる文書

・電子化すれば廃棄できる文書

・電子化して原本性が確保できる文書

これらの観点で対象文書を絞り込んでいきます。

対象文書を絞り込んだら、それらの文書の形状や量などについて調査します。

例えば契約書であれば1枚ペラのものもありますし、
袋とじ状態のものもあります。

文書の種類別、形状別にどのくらいの数量（ページ数）があるかを調査してリスト化していきます。