組織存続のための文書管理

文書管理の不徹底によるリスクは計り知れません。
問題を発生させないためにリスクを管理し、組織を守らなければなりません。
今回は文書管理の不徹底によって想定されるリスクと、それを回避するための文書管理についてご紹介します。

想定されるリスクとは?

文書管理の不徹底によって引き起こされるリスクとは、どのようなものがあるのでしょうか。
まず文書管理の不徹底とはどういった状態なのかを整理します。

・すぐに見つけることができない
・有るのか無いのかわからない
・保管(保存)している場所がわからない
・必要な情報がそろわない

ルールが無い、あるいはルールがあっても実践されていないと、このような状態になります。
そしてこのような状態によって引き起こされるリスクは、次のようなものが考えられます。

・業務効率(生産性)が向上しない
・係争で不利になる
・災害後、速やかに業務を再開できない
・情報漏洩
・情報消失
・各種監査における要求への不備
・説明責任の欠如

これらのリスクは、組織にとって計り知れない脅威となります。
ステークホルダーからの社会的信用の失墜と経済的な被害を通じて、
組織の破綻にもつながりかねません。

文書管理はリスク管理の一環としての取り組みなのです。

リスクから企業を守る文書管理

様々なリスクから組織を守るための文書管理のポイントは、
次のようなものが挙げられます。

■ルール化

ルール化とはドキュメント化された文書管理規程や文書管理マニュアルなどを指します。
しかしこれらのルールが存在するだけでリスクから守れるというわけでありません。
大切なのは最新の法令や社会的要求、業務環境の変化に対応し、更新し続けることです。
一度作ったルールを放置している企業も少なくありません。
せっかく作ったルールも最新の状態でなければ、
危機に直面したときに機能しない恐れがあります。

■ルールの教育

作ったルールを組織のメンバーに理解してもらうための教育を実施します。
ルールや手順の説明はもちろん、
文書管理の目的=組織や自分を守るため=ということをしっかり伝えることポイントです。
どのようなリスクが潜んでいるのか、問題が生じた場合のダメージがどれだけ大きいかを組織のメンバーに理解してもらいましょう。

■ルールの実行

ルールを作成し教育を実施したら、削減や整理などの実践に移っていきます。
実践に移っても、全員から協力が得られるとは限りません。
大抵は色々な理由をつけて協力してくれない部署やメンバーが存在します。
進捗や実施方法にバラツキが生じずに期日内に終了させるポイントは次のようなものになります。

・リーダーの存在
 部署ごとにリーダーを決め、実施方法の説明や整理削減の実施を喚起します。

・責任の明確化
 個人別に担当エリアなどを定め、任されたエリアは各自が責任をもって遂行します。

・スケジュールの明確化
 実施する期日や日時をきちんと決めて着手します。

・相談
 実施方法に不明点が生じた場合は各自が勝手に進めず、リーダーに相談します。

重要なのはやる気?

潜んでいるリスクや問題が発生したときのダメージを説明しても、
『忙しくてやってられない』
『今のままで困っていない』
『システムでも導入して、全文検索でもかければいいじゃん』
などがよくある反発の「あるあるコメント」です。
そうした方々との軋轢を吸収し、「やる気」にさせるのがコンサルの役割です。
最終的には組織のメンバーを「やる気」にさせることが重要な要素になります。
我々コンサルは問題点を顕在化させ、文書管理を行う目的やメリットを意識づける教育訓練プログラムや、
従業員の動機づけを図るための制度設計・体制構築などにより、
組織が一体となって、少し楽しみながら文書管理に取り組む風土づくりを行います。

何かをやる時はプロセスやロジックも必要ですが、それだけで人は動いてくれません。
まずは実行する本人たちがやる気になることが一番大切なことです。
プロに頼んでみようかなという方は、こちらからご相談ください。

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