デスクの整理整頓法!~4つのポイント~

デスクの状態と仕事のパフォーマンスは連動すると言われています。 忙しい時こそ整理整頓をすることで、 飛躍的に仕事の効率が高まります。 今回はデスク周りの整理整頓のコツを紹介します。

ポイント1:保留の精神を捨てる

まず自分はなぜ片付かないのかを考えてみます。 多くの場合、「とりあえず一旦ここに置いておこう」という保留思考の積み重ねでデスクは散らかっていきます。 机の上に出した文書や物をどうするかの決断は、 結局自分ですることになります。 「とりあえず」の保留の思考を捨てて、 その都度「決断」までしてしまうことが デスクをきれいに保つコツです。

ポイント2:基本の姿を守り続ける

デスクの上の基本の姿は、 PCと電話だけが置かれた状態のことです。

仕事中に机の上にある文書は、仕掛中の文書だけにし、 タイムリーでない文書は不要です。 また、ブックエンドの多用は禁物です。 机の上が狭くなるとともに、書類の放置が促進されますのでやめましょう。

ポイント3:引き出しごとのルールを決める

袖机がある場合は特に、色々なものが収納できてしまうので、
文書や物が氾濫しがちです。
引き出しごとに何を入れるかを決めておきましょう。

①袖机上段

文房具入れとして使います。
その際もペン類、付箋類などでグループ化し、必要な数だけ入れておくようにします。
ここは鍵がついていることが多いので、名刺ケースも収納することができます。


②袖机中段

ここには電卓やメジャー、PC周辺機器(メディアドライブなど)や予備のコードなどを収納します。
書類を平積みに入れるのはやめましょう。


③袖机下段
ここには未処理の文書や個人的に収集した参考資料などを収納します。
収納時のポイントはこのようなものです。

・平積みにせず立てて置くこと
・見出しをつけること、
・使用頻度の高い書類を手前に収納すること

通常、新しい文書ほど使用頻度が高いため、
使い終わった文書を手前に収納していけば効率的です。

ポイント4:毎日簡単にチェックする

もし業務時間中に散らかってしまっても、
帰宅時にポイント2で説明した「基本の姿」、
つまりデスクの上はPCと電話だけの状態に戻すことです。
そのためには帰宅時における机の上のチェックを習慣化することです。
そうすることでデスクをきれいに保つことができます。
チェック項目は多く設けず、この3点くらいを参考にしてください。

・机の上に書類を滞留していないか
・足元にファイルボックスなどを放置していないか
・引き出しに書類を平積みにしていないか

まとめ

今回はデスクの整理整頓法や活用方法を紹介しました。

基本的に文書は組織で共有するものです。
引き出しに収納しているものは例外として位置づけ、
収納する文書の種類は限定しましょう。


コンサルティング事業部/鈴木

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