整理整頓について考えてみた ~組織に価値ある文書を残すには?~

年末が近づいてきました。年末と言えば1年を振り返ったり、大掃除をしたり。この機会に文書の整理整頓について考えてみました。組織に価値のある文書を残していくにはどのようにしたらよいのでしょうか。

整理整頓はまず捨てること

文書だけではなく一般的に整理整頓はまず捨てることと言われています。まずは、減らして残ったものを収納していきます。

「整理」で必要なものとそうでないものを分け、不要なものを処分し、
「整頓」できちんと収納(管理)する。

捨てるものはどんなもの?

紙文書や電子文書どちらも、一般的に捨てる対象となるものは以下のとおりです。

・1年間に1度も閲覧することのなかった文書
・作成部門でない文書(送付されてきた通知や報告、資料的なもの、社内刊行物など)
・処理済みの文書(下書き原稿、訂正済みの変更通知、既に終了している会議やイベントの開催通知、旧版マニュアルやカタログなど)
・重複している文書
・社交的な文書(年賀状、招待状、案内状など)

1年間全然見なかった。重複 処理済み 社交文書 文書作成部署でない。 

引き出しやキャビネット、ファイルサーバーなどの中に上記のような文書がないか点検してみましょう。

次は、残すもの・捨てるものを深く考えてみましょう

一方で残す必要があるものについても考えてみたいと思います。
保存期限が過ぎた文書でも、別の視点からすれば残すべき文書もあります。
会社の実績の記録になるような文書が該当します。そのような文書の取扱いを取り決めたものや受入先が会社にないと、残したい人がこっそり持っていたりします。または、ほとんど永久保存になっていて、各部門がそのままキープしていたり。
こういう状況では、残すことはできても情報の属人化になり、限られた人しか使うことができません。

文書の発生 保管 保存 選別 歴史的文書の保管 廃棄

文書の流れ

残すべきものをきちんと残すには?

では、残すべきをどのように取り扱ったらいいのでしょうか。

ここで架空の会社での状況を考えてみましょう。

「おかしやピコリン」は、1955年より子どもたちにお菓子を提供したいという思いによって創立され、以降、手作りにごだわったお菓子を仕入れて全国の店舗で販売しています。社内は、総務部、イベントや新店舗などを企画・検討する企画部、新規仕入れ先や顧客の開拓と既存の仕入・販売業務を行う営業部があります。

企画部 営業部 総務部

①保存廃棄選別基準を決めて社内で共有する
保管するものと廃棄するものの基準を定め、社内で共有を進めます。

さて、そのポイントは?

■方針を決める
なぜ残すか、どのようなものを残していくかなど組織の方針を明らかにします。おかしやピコリンでは、社内に創業の精神を伝え、現代においても同じような気持ちでお菓子を社会に提供していくために以下の方針を掲げました。

  • 会社設立前の文書を保存する。
  • 上記以降の会社の歴史に関わる文書を保存する。
  • 予算100万円以上の会社主催のイベントに関する文書を保存する。

■分野毎に基準を具体的に定め、事例を提示する。
現場で判断ができるように保管するべき文書の具体的な事例を提示しました。例えば、以下のように各部での文書名の事例を提示します

企画部 営業部 総務部 契約書

「おかしやピコリン」各部門の保存文書の事例

②残しているものを共有する仕組みを作る。
保存すると決まったものは何があるかなどを利用を検討して示します。
理想的なのは、アーカイブシステムを導入して検索や閲覧が可能になるようにすることですが、基本はファイル管理表などから、目録リストを作成して管理担当が把握することです。最低限、これをやっていれば

  • 何を所蔵しているか。
  • どこにあるか。

がわかりますので、利用したい文書に到達出来ます。

③利活用の状況を現場にフィードバックする。
文書がどのようにその保管期限を過ぎても活用されていくかがわかれば、文書の作成や保管の段階でも取扱いが変わってきます。また、選別の負荷も減らすことができます。

文書の発生 保管 保存 選別 歴史的文書の保管 廃棄 利活用の状況をフィードバックする

文書の流れ(利活用の状況をフィードバック)

企業でも歴史的文書の保管をすすめると、ナレッジベースとして情報資産の活用ができます。
今回は整理整頓の中でも情報を残すことを中心に考えてみました。

コンサルティング事業部/石川

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