みんなをやる気にさせる文書管理

文書管理に取り組むにあたり、組織のメンバーに協力を得るのってなかなか難しいですよね?
今回は協力を得られずに悩んでいる文書管理ご担当者向けに、組織のメンバーにやる気になってもらうための方法をご紹介します。

そもそも文書管理なんぞ誰もやりたくない

まず前提として考えておかなくてはならないのは、
文書管理に対して積極的な人などいないということです。
「忙しくてそれどころじゃない」「今のままで問題ない」「文書管理システムでも入れて全文検索かければいいじゃん」などというコメントが現場からはよく聞かれます。
総務や人事、経理などの管理部門の方々は文書管理に対して一定の理解を示しますが、
営業や企画、広報、製造などの部門では法定保存文書を除き、
文書管理に対する意欲は相当低いと思ってよいでしょう。

したがって文書管理に取り組むにあたっては、
先のコメントにあるような様々な抵抗に合うことを予測しておき、
それに対する準備をしておくことが重要です。
その準備とは従業員の意識改革と意欲の向上、つまりみんなをやる気にさせるための準備です。

次の章からはみんなの意識改革や意欲向上を図るための手順をご紹介します。

自社の問題を明確化する

文書管理に対する意識改革と意欲向上を図るには、
まず自社の問題を顕在化し、その問題に対して社員から共感を得ることです。

企業には営業、製造、人事や経理など様々な部門があります。
文書管理の不徹底(必要な文書が探せない、共有できていない)によって、それぞれの部門や役割に応じて発生している問題が必ずあるはずです。

【必要な文書が探せない、共有できていないなどにより生じている問題の例】

 ■営業面

・顧客対応のスピードが低下している

・人事異動時に引継ぎが不十分で顧客離れが生じている

 

■製造面

・蓄積されるべき技術が埋没している

・技術情報の流出リスクが増大している

 

■人事面

・仕事が属人化していて、組織が硬直化している

・人事異動時の混乱を恐れて活発なジョブローテーションが行えず、人材育成が進まない

 

■収益面

・業務非効率により生産性や収益性が低下している

・ファシリティコストが増加している

・共有サーバなどのストレージコストが増加している

 

これらの問題点は、文書管理ご担当者から見た「仮説」だけに頼るのではなく、
事前に現場の本人たちからヒアリングするとよいと思います。
それぞれの部署の中間管理職とキャリア3年目くらいの方から、
現状感じている不満や要望などを聞き、
そうした声に呼応した取り組みだという形をとることで、
言った本人たちに文書管理への参画意識が芽生えます。

問題解決によるメリットを共有する

意欲向上のための2つ目の施策は、文書管理に取り組むことによるメリットの共有です。
前章で現場の社員から聞き取りをした問題点などを踏まえ、
それを解決することによりどのようなメリットを享受できるか、
できるだけ具体的に社員に共有します。
みんなにとっての「うれしいこと」や「おいしいこと」を明示することで、
文書管理に取り組む意欲を掻き立てます。

【文書管理に取り組むことによるメリットの例】

こうしたメリットを文書管理のプロジェクト開始時に社員へ告知し、
会社だけではなく自分たちにもメリットがあるということを知ってもらうことがポイントです。

スローガンを掲げる

前の章で整理したメリットから、文書管理に取り組む上でのスローガンを導出します。
メリットを整理することで文書管理に取り組む目的が明確になるので、
そこからスローガンを導き出すことができます。
スローガンとはすなわち、文書管理に取り組む上でのビジョンとなります。
スローガンという端的なフレーズを発信することで、
文書管理に取り組む動機や重要性を、より一層印象付けることができます。
先述のメリットと照らし合わせると、スローガンの例は次のようなものになります。

【スローガンの例】

当然のことながらこうしたスローガンも、
プロジェクト開始前に全社員に告知しましょう。

具体的な目標を設定する

前の章で掲げたスローガンを実現するために、具体的な目標を設定します。
目標もなるべく具体的でわかりやすいものにします。
先述のメリットから導出したスローガンと照らし合わせると、
設定する目標の例は次のようなものになります。

【設定する目標の例】

中でも定量的な目標は、
事前事後の数値を測定することで、
目標の達成度を数値化することができます。
目標の達成度を数値化することができれば、
社員が文書管理に取り組むための動機づけできるので、
これも意欲の向上につながります。

評価とインセンティブ

前章で設定した目標に対する達成度を評価します。
また目標の達成・未達に関わらず、
「良かった点」「悪かった点」があるはずなので、
そのあたりもきちんと評価します。
先述の通り定量的な目標の達成度は明確に数値化することが可能なので、
目標の達成度に応じて、部署ごとにインセンティブを付与するというのも
社員のやる気を掻き立てるにはよいかもしれません。

まとめ

みんなをやる気にさせるポイントのまとめです。

①自社の問題を明確化する
みんなから共感を得られるように、現場の本人たちから生じている問題をヒアリングしましょう。

②メリットを共有する
自分たちが問題と考えていることが解決できれば嬉しいはず。問題解決によるメリットを共有しましょう。

③スローガンを掲げる
みんながわかりやすく、印象的なスローガンを掲げましょう。

④具体的な目標を設定する
目標は定量的なものを交えながら、わかりやすいものにしましょう

⑤評価とインセンティブ
効果を知るためにもきちんと評価し、みんなのやる気を掻き立てるためにも、目標達成度に応じたインセンティブの付与を検討しましょう。


当社には、このようなみんなをやる気にさせるためのノウハウがあります。
文書管理の導入、構築がとてもスムーズになります。
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