電子データの長期保存~3つのポイント~

日々発生する様々な電子ファイル。 中には長期的に保存しなければならない電子ファイルもあると思います。 今回はこうした電子ファイルを、 光ディスクで長期保存するための3つのポイントを紹介します。

ポイント1:長期保存に適した記録メディアと記録ドライブを選定する

電子ファイルを長期保存するためには、 記録される側のメディアの選定と、 記録するための装置であるドライブ、 この2つの選定とその相性がカギになります。

長期保存用の光ディスクは、 国際規格ISO/IEC10995または、 ISO/IEC16963が定める光ディスク寿命推定試験など、 この企画に準拠した試験を行い、 その推定寿命が30年以上と確認された光ディスクを使用することがポイントです。

長期保存用のドライブは、 長期保存用光ディスク用にチューニングされ、 良好な記録品質が確認されたドライブを使用することがポイントです。

ポイント2:記録品質を確認する

記録品質は、 「PIエラー値」と呼ばれるエラーの値で数値化することができます。 このエラーの値はエラーチェッカーと呼ばれる装置で測定します。

下の表は、 JIS Z 6017『電子化文書の長期保存方法』に定められている表で、 PIエラー値に応じて記録媒体の品質を客観的に判定する指標になっています。

ポイント3:メディアを優良な環境で保管する

DVDなどのメディアには苦手なものがあります。

苦手なもの①:湿気 → メディアの反射膜が酸化します
苦手なもの②太陽光 → メディアの色素幕が劣化します
苦手なもの③高温 →ディスクが変形したり歪んだりします

これらの環境下で保管すると、
突然データの読み取りができなくなります。
外見では劣化の状況の判断がつきにくいところが、
こうしたメディアの怖いところです。
そこで対策は以下のようなものになります。

対策①:温湿度管理
→温度を10~25°C、湿度を40~60%に保つようにします。

対策②:暗所での保管
→専用保管庫または専用キャビネットに保管し、直射日光は避けるようにします。

対策③:専用ケースで保管
→積み重ねたり横置きしたりせず、専用ケースに格納して縦置きで保管するようにします。


文書管理のライフサイクルにおける「保存」のフェーズでは、
従来は紙文書を文書箱に入れて、
倉庫に保存するケースがほとんどでしたが、
現在はDVDなどの記録媒体で倉庫に保存するケースも多いと思います。
こうしたメディアの怖いところは、
どの程度劣化しているかが外見では判断できないところです。
読み取り装置にかけてみたら見ることができなかったという事態に陥る恐れがあります。

重要なデータである場合は、
ご紹介した3つのポイントを参考に、
安全に保管してください。

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