11月2日 文書管理セミナーを開催しました!

毎年開催している「アーカイブレコーディングセミナー」。
14年目の今回は公文書の適正な管理ということをテーマに、
「公文書管理対策セミナー」を開催しました。

講演プログラム

行政機関の保有する情報の公開に関する法律(通称:情報公開法)や公文書等の管理に関する法律(通称:公文書管理法)、特定秘密の保護に関する法律(通称:特定秘密保護法)など、公文書と関わりの深い法律が次々と施行されています。そんな中、最近においては森友学園問題や南スーダンPKO日報問題など、保存期間に関する問題がクローズアップされるなど、公文書管理のあり方に対する関心が高まっています。
一方、公文書管理法では、地方公共団体においても公文書の適正な管理に関して対策を講ずるよう示されておりますが、財政難や公文書管理を行う人材の不足などを背景に、その要求に十分に応えきれないといった声もよく聞かれます。
今回行ったセミナーではこれらの状況を踏まえ、自治体の文書管理ご担当者様を対象に、自治体における文書管理の実践事例や長期保存対策、市民のニーズに応える情報発信などのテーマを中心に講演をご用意致しました。

<基調講演>
『港区役所 ファイリングシステムの導入と実践事例』
講師  港区役所赤坂地区総合支所長  森 信二 氏

<講演1>
『文書の長期保存を実現するデジタル・アナログのハイブリッド活用』
富士フイルム株式会社 土橋氏
株式会社ムサシ 永嶋氏

<講演2>
『地域の歴史的価値を発掘する!』
~米国国立公文書館における資料収集・調査事例~
株式会社ニチマイ 海外チーム    長谷川 友洋

<講演3>
『文書管理の実践効果と事例紹介』
株式会社ニチマイ コンサルティング事業部   鈴木 憲彦

基調講演 『港区役所 ファイリングシステムの導入と実践事例』

基調講演では、弊社でも文書管理コンサルとして支援させていただいている港区で、現在は赤坂支所長の森様から講演いただきました。
公文書管理の意義や実践的なファイリングの方法、
文書保管庫における文書保存の方法に至るまで、
経験に基づいた実践的な内容の講演をしていただきました。

講演1 『文書の長期保存を実現するデジタル・アナログのハイブリッド活用』

この講演は、このセミナーを共催していただいている富士フイルム株式会社様と株式会社ムサシ様に講師をしていただきました。
「紙」「デジタルデータ」「マイクロフィルム」などのアナログとデジタルには、
メリットとデメリットがあります。
これらを使用頻度や保存期間などに応じて使い分ける、まさに「ハイブリッド活用」についての講演や、
JIS Z 6017の規格に基づいた、デジタルデータの長期保存方法についての講演でした。

講演2 『地域の歴史的価値を発掘する!』~米国国立公文書館における資料収集・調査事例~

これまでの講演は「今ある文書」をどう管理するかを主体としたテーマでしたが、
この講演では少し目線を変えて、価値ある文書を「新たに発掘する」というテーマの講演でした。
当社は米国国立公文書館で、何かのテーマやキーワードを手掛かりに、資料の収集・調査するといった事業を行っております。
そのような資料の収集・調査事業における事例を中心とした講演をしました。
事例の一部をご紹介します。

・武蔵野ふるさと歴史館様「中島飛行機製作所に関する資料の収集」
戦時下において、アメリカ軍が現在の武蔵野市を爆撃のターゲットとする資料を当社の米国スタッフが米国国立公文書館で収集しました。
武蔵野市様ではこれらの資料を活用した企画展が行われました。
 
・厚生労働省様 「硫黄島戦没者遺骨収集に係る資料の収集」
厚労省様は、硫黄島における戦没者の遺骨の収集と帰還に取り組む事業を行っています。
戦時下の硫黄島の戦場において、米国は日本兵をどこに埋葬したかについて記録しており、そうした資料を当社の米国スタッフが米国国立公文書館で収集しました。
これらの資料により日本兵の埋葬地がピンポイントで把握できたため、
遺骨の収集数が飛躍的に増加し、戦没者の遺骨帰還に貢献しました。

講演3 『文書管理の実践効果と事例紹介』

この講演では、公文書管理の目的やメリット、そして文書管理にはどのような効果がどのくらいあるのかということを、実践事例を交えて紹介しました。
事例の中では主に、当社による港区様へのコンサルティングの内容を紹介しました。
「港区様が何をやりたかったのか」「それに対して当社がどのような支援をしたか」といった内容です。

講演時の資料がほしいという方は、こちらからお問合せください。


コンサルティング事業部/鈴木

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