■セミナー報告

第13回アーカイブレコーディングセミナー 報告

第13回アーカイブレコーディングセミナー 報告  もう情報資産は埋もれさせない!! 氾濫する電子ファイル・紙文書の対策セミナー

去る7/22、富士フィルム ミッドタウンウエストにて、弊社主催のアーカイブレコーディングセミナーを開催いたしました。今回のテーマは、増大する電子ファイルと紙文書への対策とし、文書の発生から保存、廃棄までのマネジメント手法や、紙文書の電子化に関する運用ルールの構築方法などの講演で構成しました。
多数のお客様にお申込みいただきこのテーマの関心の多さを実感しました。

セミナー概要

もう情報資産は埋もれさせない!!
氾濫する電子ファイル・紙文書の対策セミナー

■日時   平成28年7月22日(金)  13:30~17:00
■会場   富士フイルム株式会社本社 (ミッドタウン・ウェスト)

セミナー当日の風景

今、オフィスで問題になっていること

現代のオフィスでは、「全社的な文書の電子化と共有化の推進」、「ペーパーレス化」などを企業が目指すようになってきています。これらは高額な文書管理システムや会議システムの導入など、IT化の推進により実現できるとされていたものの、逆に紙も電子ファイルも溢れ返るといった問題を発生しています。

  ・電子ファイルがサーバー内に氾濫する
  ・提供された電子データも結局紙に出す
  ・外部から収受した紙文書と作成した電子ファイルとの整合性がとれない

これらの問題から、さらにコストも増大していきます。

  ・高額なシステム投資や維持費
  ・ストレージコストや外部倉庫などへの保管コスト

私たちは、これらの大きな要因を、【紙・電子ファイルの保管・保存】などの運用ルールが未整備としてとらえています。
そして、この問題に対する方策として、以下、3つのテーマの講演を行いました。

  1.文書管理導入とその効果 業務改善と組織発展へ
  2.紙文書の電子化体制
  3.電子化したデータの保管・保存

講演内容

1.文書管理導入とその効果 業務改善と組織発展へ

効果測定について(セミナー資料から)

文書管理導入プロセスについて、ステップ毎に具体的に解説しました。高額なシステムに依存することなく、文書管理の導入に成功した企業の事例を紹介しました。
また、文書・情報管理が業務改善と組織発展に影響する面について、多くの事例から解説しました。

2.紙文書の電子化体制

スキャナーの種類、カラー・グレースケール・モノクロ2値(セミナー資料から)

国立国会図書館、国立公文書館を始めとして、中央官公庁、一般企業などで多数の文書の電子化案件を担ってきた弊社より、契約書を事例に、効率よく電子化していくための品質管理、進捗管理、工数(コスト)管理等に関する手法、また、外部委託する際の留意点、作成したイメージデータの有効な活用方法に至るまでを解説しました。

3.電子化したデータの保管・保存

データ長期アーカイブを実現するテープストレージのご紹介

d:ternityサービス、d:ternityシステム(テープを使用した長期保管) 富士フイルム株式会社 記録メディア事業部

震災以降見直されてきているテープを使ったデータのアーカイブシステムである、資料の保管・保存のソリューション(d:ternityサービス、d:ternityシステム)についてご紹介いたしました。

http://fujifilm.jp/business/data/archivesolution/dternity/index.html

セミナーを受講されたお客様のお悩みを伺ってみると

文書管理の導入についてどのような手順ですすめていけばよいか悩んでいたというお話が多く聞かれました。また、他社事例を具体的に知りたいというご意見も多数ありました。

また、文書量が多く、電子化を検討しているが、そのための保管や保存も課題になるというお話も聞かれました。

今後の取り組み

セミナー後のアンケートなどからも、文書管理での課題をお持ちのお客様は多いとうかがえます。今後も文書管理でお悩みのお客様が有効な情報をお持ち帰りになれるようなセミナーを企画していきたいと思います。

コンサルティング事業部/石川

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