企業の文書管理動向 ~アンケート集計結果からわかること~

他社の総務部門は、文書管理について一体どんな悩みや課題を持っているのか?? なかなか知る機会ってありませんよね? 今回は、当社が行った「文書管理セミナー」のアンケート集計結果からわかる、企業の文書管理動向をご紹介します。

セミナーの参加者層

これからご紹介するアンケート結果は、今年当社が行った文書管理セミナーの参加者の方々から集計したものです。 ほとんどが民間企業の総務部門の方々で、業態はバラバラです。

全参加者47名中40名が民間企業の方々。 そのほとんどが総務部門の方々でした。 今回は当社が民間企業を中心に集客したため、このような結果になっています。

※今後は自治体向けセミナーも企画していきますので、その際はこちらの「組織の知カラ」サイトでご案内させていただきます。

アンケート質問1:総務部門が抱える問題点とは?

<ランキング> 1位:統一された文書管理のルールが無い 2位:保管スペースが無い 3位:文書を探すのに時間がかかる

このランキングには因果関係があります。 つまり、

**(1位)文書管理のルールが無いために、

⇒(2位)廃棄基準も無く、不要な文書で一杯になり、保管スペースが無くなる

⇒(3位)分類基準も無く、無秩序に収納されて、必要な文書を探せなくなる**

ということです。

ルールが無いということは、おのおの好き勝手にやっていいという事と同義です。 文書が氾濫してしまうのも当然と言えます。

文書管理のルールが無い原因として考えられるのは、

①ルールを作ろうと思ったことが無い ②ルールを作れない(または作る時間が無い) ③ルールはあるが、無いのと同然の状況にある(昔作ったルールが形骸化している)

などです。

**これからルールを作りたいという方、ルールのサンプルが欲しいという方はこちらへ。 **

アンケート質問2:今後取り組んでいきたいことは?

<ランキング> 1位:文書管理のルール化 2位:紙文書の削減と整理 3位:紙文書の電子化

まずは文書管理をルール化したいというのは、上記質問1の流れからも当然の結果と言えます。 そして一定のルール下で、紙文書の削減と整理を進めたいといったところです。

さて、注意すべきは3位の「紙文書の電子化」です。 文書管理と切り離し、ルールも無いままに電子化を実施しようとする企業が多いようです。 何でもかんでも電子化しようとすると莫大なコストがかかります。 どういった文書を電子化するか、さまざまな視点から基準をあらかじめ決めておくことが必要です。

アンケート質問3:文書管理の必要性を感じる文書とは?

<ランキング> 1位:社内保管文書全般 2位:契約書 3位:経理書類

1位の社内保管文書とは、その多くが日常で不規則に発生する非定形の文書です。 特に営業部門や企画・マーケティング部門などの部門で多く発生する文書です。 こうした文書は構造化することが難しく、ルール化できない企業が多いようです。

こうした文書のルール作りは当社の得意とするところです。お困りの方はこちらをどうぞ。 組織の知カラ「文書管理コンサルティング(4)しくみをつくる」 https://alpaca.nichimy.co.jp/service/consul/004

2位の契約書は、当社が多くの相談を受ける書類の一つです。 事業継続をするために関わりの深い文書ですし、顧客対応の観点からも利便性・共有性を高めておきたい文書です。 お悩みの多くは、「部署によって管理方法がバラバラで、どうしていいかわからない」といった内容です。

契約書の管理方法でお悩みの方は、こちらへどうぞ。 組織の知カラ「契約書ファイリングの効果的な方法とは?」 https://alpaca.nichimy.co.jp/news/010

3位の経理書類。 こちらは電子帳簿保存法の規制緩和により、話題沸騰中の書類です。 法令による保存義務や税務監査のために、多くの企業が膨大な保管コストをかけています。 一刻も早く電子化を進めたいところですが、こちらは企業が勝手にルールを作ることはできません。 国が定めた要件を満たすガイドラインをベースに、運用することが絶対条件です。

こちらは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会という団体が策定したガイドラインの案です。

「国税関係書類等の電子化文書取扱ガイドライン(案)」 http://www.jiima.or.jp/pdf/kokuzeikankei_guideline.pdf

アンケート結果からわかること

集計結果を見てみると、どの質問項目も上位3つに回答が集中しているのがわかります。 業態は違くても、企業が持つ悩みにそれほどバラツキは無いのです。

そして悩みの原因は全て、「ルールが無い」ことに起因しています。 そのルールを作り、浸透させ、根付かせることが、文書管理を支援する我々の使命です。

組織が蓄積する経験やノウハウは、人の頭の中か、文書化された記録にしか残りません。 文書がルールもないまま個人管理になっていれば、経験やノウハウは個人の頭の中で消化され、その多くは企業活動に活かされません。

文書管理の意義は、ただの文書の整理整頓だけではありません。 個人個人に蓄積される経験やノウハウといった宝の山を、組織で共有・活用することを通じ、企業価値の最大化を図るといった、大きな意義のある取り組みなのです。

コンサルティング事業部/鈴木

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