仕事がはかどる!ビジネスでの整理整頓の5つのコツ

仕事をはかどらせたいって誰もが考えること、整理整頓から実現してみませんか。

最近仕事がはかどらないなあなんて思うことはないでしょう。そんな時はまず整理整頓から、書類を片付けていくと頭の中も片付いてスッキリします。

・処理する情報量が少なければ、脳のストレスが軽減
・デスクの状態と仕事のパフォーマンスは連動する。
・時間が無いからこそ整理整頓する!

クリエイティブなアイディアもたくさん浮かぶかも。

ポイント1:執務に必要なものだけを机の上に

今やっている仕事に集中するためにその仕事に関係の無いもの机の上に出すことなく仕事をしましょう。
ブックエンドを多用しないようにしましょう。机も狭くなりますし、書類の放置につながります。

ポイント2:帰宅時には机の上には何もない

机の上は滑走路!!

その日にやり終えなかった仕事があったとしても、机の上を片付けて帰りましょう。これは、情報漏洩対策にもなります。
机の上は、基本はPCと電話機のみです。

ポイント3:キャビネットに私物を入れない

キャビネットなどの什器の私物は片付けましょう。ロッカーが与えられていなければ、場所を一つにまとめましょう。
キャビネットは組織で共有の場所です。私物があっては情報共有もままなりません。

ポイント4:ファイルボックスにフォルダーを入れすぎない

文書の廃棄を定期的に行っていますか。必要が無い文書はその都度判断して廃棄していきましょう。

・組織共有されているので、現在は個人で持つ必要のない書類はないでしょうか。
・期限の切れた情報はないでしょうか。
・複製(写し)のため、重複しているものはないでしょうか。
・そのメモの処理は完了していないでしょうか。
・電子ファイルがサーバーに保管されているのに印刷したものではないでしょうか。

ファイリングはステリング!!

ポイント5:みんなでやる

フリーランスでひとりで働いているという人もいらっしゃいますが、多くの人は組織で働いています。自分のできる範囲で整理整頓をしてクリエイティブになったり、業務の効率があがっても、組織で取り組んだほうが遙かに効果あります。組織共有の文書は個人では手が出せません。

組織で取り組むことを考えて見てもいいでしょう。
もし、リーダーであれば自分の責任範囲で、組織の中で進言できる立場であれば積極的に動いてみるのはいかがでしょうか。

きっと大きな効果があるはずです。

コンサルティング事業部/石川

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