小金井市広報秘書課様では、市内の行事や公園などの記録写真を利活用するためデータベース構築を行っています。今日に至るまで、ネガフィルムの電子化や画像にメタデータを付与してデータベースの充実を図ってこられました。さらにデータベースシステムを更新してサービスレベルの向上と管理の効率化が実現されました。

広報記録写真は、盆踊り、餅つきなどの行事や、武蔵野公園、桜の開花状況などの季節の写真などからなり、現時点(2014年12月)では、約20万点以上の写真がストックされています。これらの写真は、昭和30年代からあり、フィルム撮影され続けてきました。そして、近年ではデジタルカメラで撮影されています。

平成24年の第一期データベース構築では、撮りためていたネガフィルムの電子化を行い、それに対するメタデータを作成すると同時に、デジタルカメラのデータを追加しました。今回の第二期データベース構築では、実務レベルの効率化、サービスレベルアップを目的とし、システム更新を行いました。

①ばらばらな保管状態
データベース構築以前は、紙焼き写真とデジタルカメラ画像を別々に確認しなければなりませんでしたが、第一期データベース構築によって一元管理が可能となり、ネガフィルムとデジタルカメラの画像は区別なく検索が可能となりました。

②目的のものが探せない
第一期に各画像に対してメタデータを作成し、検索用のインデックスを作成しました。これによって、行事名や撮影年月日などで写真を探すことが可能となりました。

③検索パフォーマンスの低下
デジタルカメラの時代になって、写真は撮りやすくなりましたが、管理する枚数が急激に増加しました。このため、旧システムでは検索パフォーマンスが低下し、業務に支障が出るようになっていました。

④写真提供手順の煩雑さ
旧システムでは、特定した写真を利用に供するために提供する手順が煩雑で業務遂行のボトルネックになっていました。

このように新システムの課題として、「③検索パフォーマンスの低下」、「④写真提供手順の煩雑さ」が挙げられます。

新システムの機能に照らし合わせ、検索性を考慮した視点でメタデータの修正を行いました。

■日付型データ利用
「記録年月日」には、テキスト形式でデータが保存されていました。このことによってあいまい性を持たせることができますが、日付形式でないため範囲指定検索は不可能でした。このため、既存の「記録年月日」はそのままテキスト形式で残し、新たに「記録年月日（管理用）」を日付型で作成しました。

■全角半角データの整備
「記録年月日」の中で年代によって全角で入力されている場合と半角で入力されている場合があり、検索には影響がないもののソート影響が出ることから、全角に統一しました。

■「備考」の集約
検索キーワードなどを入力する「備考」は、旧システムでは複数項目ありましたが、新システムでは部分一致検索ができることから、1項目に集約しました。これによって、入力画面が簡素化されました。

■文化財データの統一
変換時に1600件ほどの文化財データの項目が他のデータと合っていないことが発見されたため、この機会に修正しました。

小金井市は、東京都のほぼ中央に位置し、小金井公園、武蔵野公園、野川公園、多磨霊園など広い公園を有する、緑が多く残っている市です。市の南部を東西に走る国分寺崖線の「崖（がけ）」は地元では古くから「はけ」と呼ばれ、野川の河岸段丘の各所に湧水が見られます。小金井市の地名は「黄金に値する豊かな水が湧く」ことなどに由来するといわれています。

広報秘書課広報係では、市報こがねい発行、声の広報作成（視覚障害者向け音訳版）、市勢要覧などの各種刊行物の発行、広報掲示板の管理、報道機関等への情報提供活動（パブリシティ）などを行っています。

小金井市広報秘書課では、記録写真の管理を、システムを用いて行っていましたが、旧システムの問題の発生や、利便性の向上のため、新システムへのデータ移行を行いました。ニチマイ様には新システムへのデータ移行作業に伴い、仕様書には記載されていない問題点の発見から、解決策の提案までしていただき、結果として当初の想定以上の大変使用しやすいシステムを納品していただきました。

記録写真管理に関する業務効率が大幅に改善されたことにより、さらなる市民サービスの向上につなげることができると考えています。