小金井市様  広報記録写真データベース構築

ー 広報記録写真をもっと活用する ー

小金井市広報秘書課様では、市内の行事や公園などの記録写真を利活用するためデータベース構築を行っています。今日に至るまで、ネガフィルムの電子化や画像にメタデータを付与してデータベースの充実を図ってこられました。さらにデータベースシステムを更新してサービスレベルの向上と管理の効率化が実現されました。

広報記録写真って?

広報記録写真は、盆踊り、餅つきなどの行事や、武蔵野公園、桜の開花状況などの季節の写真などからなり、現時点(2014年12月)では、約20万点以上の写真がストックされています。これらの写真は、昭和30年代からあり、フィルム撮影され続けてきました。そして、近年ではデジタルカメラで撮影されています。

データベース構築の経緯

平成24年の第一期データベース構築では、撮りためていたネガフィルムの電子化を行い、それに対するメタデータを作成すると同時に、デジタルカメラのデータを追加しました。今回の第二期データベース構築では、実務レベルの効率化、サービスレベルアップを目的とし、システム更新を行いました。

広報写真管理の悩み

①ばらばらな保管状態
データベース構築以前は、紙焼き写真とデジタルカメラ画像を別々に確認しなければなりませんでしたが、第一期データベース構築によって一元管理が可能となり、ネガフィルムとデジタルカメラの画像は区別なく検索が可能となりました。

②目的のものが探せない
第一期に各画像に対してメタデータを作成し、検索用のインデックスを作成しました。これによって、行事名や撮影年月日などで写真を探すことが可能となりました。

③検索パフォーマンスの低下
デジタルカメラの時代になって、写真は撮りやすくなりましたが、管理する枚数が急激に増加しました。このため、旧システムでは検索パフォーマンスが低下し、業務に支障が出るようになっていました。

④写真提供手順の煩雑さ
旧システムでは、特定した写真を利用に供するために提供する手順が煩雑で業務遂行のボトルネックになっていました。

このように新システムの課題として、「③検索パフォーマンスの低下」、「④写真提供手順の煩雑さ」が挙げられます。

システム選定

新システム選定においては、「③検索パフォーマンスの低下」と「④写真提供手順の煩雑さ」を解決できること、加えて以下のポイントを検討しました。

 ■サービスレベルの向上(探しやすい)
 ■管理コストの削減(登録しやすい)
 ■標準的なシステム(わかりやすさ)

メタデータの見直し

新システムの機能に照らし合わせ、検索性を考慮した視点でメタデータの修正を行いました。

■日付型データ利用
「記録年月日」には、テキスト形式でデータが保存されていました。このことによってあいまい性を持たせることができますが、日付形式でないため範囲指定検索は不可能でした。このため、既存の「記録年月日」はそのままテキスト形式で残し、新たに「記録年月日(管理用)」を日付型で作成しました。

■全角半角データの整備
「記録年月日」の中で年代によって全角で入力されている場合と半角で入力されている場合があり、検索には影響がないもののソート影響が出ることから、全角に統一しました。

■「備考」の集約
検索キーワードなどを入力する「備考」は、旧システムでは複数項目ありましたが、新システムでは部分一致検索ができることから、1項目に集約しました。これによって、入力画面が簡素化されました。

■文化財データの統一
変換時に1600件ほどの文化財データの項目が他のデータと合っていないことが発見されたため、この機会に修正しました。

データベース運用へ

運用上、よく使われている機能を紹介します。

デジタルカメラから写真をまとめて登録する

ドラッグ&ドロップで簡単に登録可能です。

写真を提供する

別名で保存する機能を使えば、そのままでの提供も、描き込みをした画像や部分の画像でも提供可能です。

写真をさがす

充実した検索機能が整っています。

*■フォルダ検索
*
 
 物理的格納場所から検索します。

■全項目キーワード検索
 DB上の項目すべてから検索します。

■詳細検索
 項目を指定して複合的に検索します。

Profile: 小金井市広報秘書課 様

小金井市は、東京都のほぼ中央に位置し、小金井公園、武蔵野公園、野川公園、多磨霊園など広い公園を有する、緑が多く残っている市です。市の南部を東西に走る国分寺崖線の「崖(がけ)」は地元では古くから「はけ」と呼ばれ、野川の河岸段丘の各所に湧水が見られます。小金井市の地名は「黄金に値する豊かな水が湧く」ことなどに由来するといわれています。

広報秘書課広報係では、市報こがねい発行、声の広報作成(視覚障害者向け音訳版)、市勢要覧などの各種刊行物の発行、広報掲示板の管理、報道機関等への情報提供活動(パブリシティ)などを行っています。

■お客様の声

小金井市広報秘書課では、記録写真の管理を、システムを用いて行っていましたが、旧システムの問題の発生や、利便性の向上のため、新システムへのデータ移行を行いました。ニチマイ様には新システムへのデータ移行作業に伴い、仕様書には記載されていない問題点の発見から、解決策の提案までしていただき、結果として当初の想定以上の大変使用しやすいシステムを納品していただきました。

記録写真管理に関する業務効率が大幅に改善されたことにより、さらなる市民サービスの向上につなげることができると考えています。

お客様事例

お客様事例:港区役所様 文書管理コンサルティング業務

2016-11-17 20:00

文書管理を行う上でファイリングシステムは、とても適切な管理方法です。 港区役所様では、約30年前の平成元年にファイリングシステムを導入し、以降、運用されてきました。しかし、ファイリングは一度導入したからといって、そのまま永続的に続くものではありません。港区様では文書管理を継続的に適正化するため、ファイリングシステムの点検と改善に取り組んでいます。

お客様事例:東京海上日動火災保険会社様 アーカイブデータ利用環境構築

2016-10-14 12:00

東京海上日動図書室様では、数年をかけて企業アーカイブ資料のマイクロフィルム化・デジタル化を進めてこられました。そして、デジタル化された資料の利用価値が高いことから利用環境構築を検討され、資料データの整備とデータベースシステムの導入、画像加工が可能な環境の構築が行われました。ここ数年間、社内外向けにこれらの企業アーカイブ資料を使った成果物が複数作成されているとのこと。製作の主体である広報部門や人事部門に対して、目的に合わせた資料の選定や史実確認等のサポートを提供しているのが図書室です。今回の利用環境構築は段階的な計画の一つ目で、次の段階では更なるアーカイブ活用と利用者ニーズをとらえた改善を計画されています。

お客様事例:官公庁様 施設関連書類(契約書、建築図面)の文書管理コンサルティング業務(調査・設計)

2016-10-14 11:00

文書管理コンサルティングでの施設毎関連書類の業務調査実務と、その結果導き出された改善策をご紹介しています。

お客様事例:小金井市様 広報記録写真データベース構築

2016-09-29 20:00

小金井市広報秘書課様では、市内の行事や公園などの記録写真を利活用するためデータベース構築を行っています。今日に至るまで、ネガフィルムの電子化や画像にメタデータを付与してデータベースの充実を図ってこられました。さらにデータベースシステムを更新してサービスレベルの向上と管理の効率化が実現されました。

全4件中 1〜 4件を表示

「組織の知カラ」に相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは文書管理3点セットを手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

組織の知カラとは?

文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。

■お役立ち記事 

文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。

■サービス

文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。

■お客様事例

お客様の各種事例を紹介しています。

記事カテゴリ一覧

スタッフブログ アルパカのあしあと

まずは文書管理3点セットを手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

タグ
図書館文書管理システムセキュリティコスト博物資料リスクマネジメント事例業務効率化方法整理整頓コツ契約書BCP対策規程情報共有属人化e文書法電子帳簿保存法スキャナ保存広報サポート・広報ツール制作写真ファイリング広報人材育成活性化成功事例文書図面紙文書ファイル研修削減移転文書管理コンサル維持管理成功ルール共有分類e-文書法情報管理電子ファイル意欲成果組織力組織化森友学園南スーダン保存期間保存媒体情報労働生産性情報収集非定型定型公文書館セミナー専門家メリットデメリットデザイン秘密文書文書管理保管効果人件費情報漏えい電子化ラベリング動向スペース検索廃棄整理経理書類展示リスクランキング文書管理規程紙の電子化コミュニケーション失敗事例契約書管理ワークフロー職場環境マニュアル目標ナレッジマネジメント文書管理マニュアル文書のライフサイクルアーカイブ文書保管文書保存ナレッジ公文書管理法文書管理規則情報公開説明責任マイクロフィルムアート記録全文検索組織文書削減基準C文書管理導入C文書管理規程作成C文書管理コンサルC文書管理事例C契約書管理C秘密情報CリスクマネジメントC業務効率化C情報共有Ce-文書法C番外編C紙文書電子化Cスキャナ紙文書 電子化契約書 電子化電子化 成功文書管理 メリット誤廃棄ペーパーレス働き方改革内部統制訴訟
会社情報