文書管理コンサルティング (4).しくみをつくる 文書管理導入支援

紙文書・電子文書を問わず、文書管理の実行は業務の効率化に大きく寄与します。それは、リスクマネジメントの基礎となりナレッジマネジメントにも発展します。

こんなこと思い当たりませんか。

  • 社内の文書や情報が属人化していないでしょうか。属人化は情報共有の妨げになり、組織へ大きな損失をもたらします。
  • 使いたい文書や情報がすぐに見つかりますか。「確かあったんだけど」と探し始めて時間がかかってしまったり、挙げ句の果てには見つからず、その文書を再作成したようなことはないでしょうか。そのような一人一人の「ムダ」な時間は、組織全体で考えると、膨大なコストとなって跳ね返ってきます。見つからないものは使えないと一緒です。
  • 書庫やファイルサーバーがいつもいっぱい。日常で不要な紙文書や電子ファイルがたまっていくのは、保管年限や廃棄基準が決まっていないからです。組織で合意したルールがあれば、2一人一人が日常で紙文書や電子ファイルの削減に取り組むことができ、スペースコストやサーバの保管容量の削減、つまりコストの削減につながります。

文書管理には組織全体の合意形成が必要です。しかし、業務改善は、今までの方法論をある程度客観的、あるいは批判的に見る目が必要になるため、なかなか組織内だけで行おうとすると、時間もかかり成果もあげにくいのが実情です。

ニチマイの文書管理コンサルティングは、お客様と常に寄り添い支援に力を尽くします。

お客様のお悩み

  • 文書が個々人の管理となっていて、共有化されていない。
  • 見たい文書がすぐに見つからない。
  • 廃棄基準が不明確で、キャビネットやサーバーがいっぱいいっぱい。
文書が個人の管理になっている 文書が見つからない スペースがない。 サーバの容量がいっぱい。

解決策は?

いつでもお客様と共にをモットーに、計画から実行まで支援いたします。

  • 捨てるしくみ→オフィスやサーバを常にすっきりとした状態に保ちます。

  • 探せるしくみ→お客様の業務とマッチした、分類の構築を支援します。

  • 共有するしくみ→文書の私物化と、業務の属人化をを防ぎます。

  • 標準化するしくみ→上の3つ、「捨てるしくみ」「探せるしくみ」「共有するしくみ」を標準化するため、文書管理規程の作成を支援します。

すてる さがせる 共有する

サービス

文書管理コンサルティング (7).発展させる 文書電子化・IT化支援

サービス

2016-10-15 16:00

文書管理・情報管理をより効率的に進めるための電子化、IT化を支援いたします。 紙文書の電子化を行うと、電子文書と同様にコンピュータで閲覧することが可能になります。また、情報システムの導入は整理した情報を複合的・多角的に探し出したり、場所を問わない閲覧を実現します。

文書管理コンサルティング (6).つづける 維持管理支援

サービス

2016-10-15 15:00

せっかく文書管理を行って整理整頓もでき、効果もあがったのに、日々の業務でその成果も薄れまたもとに戻ってしまったというお話をよく聞きます。 継続には定期的な監査が必要です。少なくとも導入後数年は組織に根付くまで外部の監査をお勧めしています。 弊社では、文書管理の維持管理支援として改善案の報告を含む定期的な監査を行っています。客観的な視点での評価を定期的に行うことによって、組織に完全に根付かせることが期待できます。

文書管理コンサルティング (5).評価する

サービス

2016-10-15 14:00

自分たちが行った取り組みの効果を測定し、評価すること。それが文書管理の継続と発展につながります。

文書管理コンサルティング (4).しくみをつくる 文書管理導入支援

サービス

2016-10-15 13:00

紙文書・電子文書を問わず、文書管理の実行は業務の効率化に大きく寄与します。それは、リスクマネジメントの基礎となりナレッジマネジメントにも発展します。

文書管理コンサルティング (3).へらす 社内文書削減活動促進支援

サービス

2016-10-15 12:00

大きな書庫を用意したけれど、文書がどんどん増えて書庫がいっぱいになってしまって見直しが必要だったり、なかなか廃棄をする基準が定められない、浸透しないなど文書の削減は常に業務改善のテーマです。 また、同じく電子ファイルに関しても同様の悩みがあり、いつの間にかファイルサーバーがいっぱいになってしまったなどよく聞かれます。 移転を計画されている場合は、移転先の収納力も見据えて文書の削減は必至になります。

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「組織の知カラ」に相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは文書管理3点セットを手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

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