文書管理コンサルティング (1).お客様のお悩み

こんな悩みはないでしょうか。

経営層の悩み

経営層の悩みは多様ですが、文書管理ができていないことで、経営者はこのような悩みを持っていることが多いようです。

■収益性
まずは収益性の面での悩みです。文書の捜索に膨大な時間がかかるため、業務が非効率になり投下労働量が増加します。加えて不要な文書も放置状態のため、ストレージコストやファシリティコストも増加の一途を辿り、その結果、収益性の悪化に直結しているわけです。

■営業面
二つ目は営業面で、顧客対応の迅速性に関するお悩みです。こちらも必要な文書をすぐに探し出せないために、顧客対応に遅延が生じます。また営業担当の変更時に、引継ぎ業務が円滑に進まないために、顧客離れまでも生じているといった悩みです。営業部門ではその性質上、個人プレイになりやすいため、特に業務の属人化と、それに伴う文書の私物化がされやすい傾向にあるようです。

■生産面
3つ目は生産面で、組織にとって重要な技術情報の共有や継承の悩みです。組織で共有すべき技術情報や熟練の技能を、特定の人物が私物化してしまっており、業務が属人化してしまっているといった悩みや、他のメンバーや次の世代に継承されないといった悩みがあります。また、情報の所有者の退職により、他社に流出するリスクが増加しているといった懸念材料もあるようです。

■組織・人事面
そして4つ目は、組織・人事面での悩みです。文書管理ができていないと、人事異動時の引継ぎ業務に混乱が生じるため、どうしても人事異動に消極的になります。その結果従業員に対し、多様なキャリアを経験させることが困難になり、人材育成が進まず、組織が硬直化していくといった悩みです。

そう、このような悩みを解決できる文書管理は、重要な経営意志決定を行うための最大の武器になります。

管理部門の方のお悩み

経営層から文書管理のミッションを受けたものの・・・
■何から手をつけてよいかわからない ■営業・ライン部門など、従業員の協力が得られない ■マニュアルが作れない

■何から手をつけてよいかわからない・・・
経営層から文書管理のミッションを受けたものの、「何から手を付けてよかかわからない」と、
お悩みの方も多いと思います。
文書管理を効率的に導入するには、確立された手順が必要です。

■不平や不満が殺到して、協力が得られない
文書管理の導入時は、従業員の方々からの不平や不満の殺到は付き物です。
  「忙しくてやってられない」
  「今のままでいい」
  「文書管理システムでも入れて全文検索かければいいじゃん」等々。。。
特に営業部門やライン部門からの不平・不満は多く、協力を得るのは難しいものです。
協力を得るためには、強い推進力と、従業員の意識改革が必要です。

 ・忙しくてやってられない  ・今のままでいい  ・文書管理システムでも入れて全文検索かければいいじゃん

■マニュアルが作れない
文書管理の導入や維持を、全員が足並みを揃えて進めるには、マニュアルが必要です。インターネットなどでサンプルを探してみても、
いまいち自社とマッチしないと、お悩みの方も多いと思います。
マニュアルは、文書管理の知識やノウハウに基づき、自社の業務実態と親和性の高いものにするべきです。
 
私たちは、顧客密着型のコンサルティングで管理部門をリードしプロジェクトを進めます。

サービス

文書管理コンサルティング (7).発展させる 文書電子化・IT化支援

サービス

2016-10-15 16:00

文書管理・情報管理をより効率的に進めるための電子化、IT化を支援いたします。 紙文書の電子化を行うと、電子文書と同様にコンピュータで閲覧することが可能になります。また、情報システムの導入は整理した情報を複合的・多角的に探し出したり、場所を問わない閲覧を実現します。

文書管理コンサルティング (6).つづける 維持管理支援

サービス

2016-10-15 15:00

せっかく文書管理を行って整理整頓もでき、効果もあがったのに、日々の業務でその成果も薄れまたもとに戻ってしまったというお話をよく聞きます。 継続には定期的な監査が必要です。少なくとも導入後数年は組織に根付くまで外部の監査をお勧めしています。 弊社では、文書管理の維持管理支援として改善案の報告を含む定期的な監査を行っています。客観的な視点での評価を定期的に行うことによって、組織に完全に根付かせることが期待できます。

文書管理コンサルティング (5).評価する

サービス

2016-10-15 14:00

自分たちが行った取り組みの効果を測定し、評価すること。それが文書管理の継続と発展につながります。

文書管理コンサルティング (4).しくみをつくる 文書管理導入支援

サービス

2016-10-15 13:00

紙文書・電子文書を問わず、文書管理の実行は業務の効率化に大きく寄与します。それは、リスクマネジメントの基礎となりナレッジマネジメントにも発展します。

文書管理コンサルティング (3).へらす 社内文書削減活動促進支援

サービス

2016-10-15 12:00

大きな書庫を用意したけれど、文書がどんどん増えて書庫がいっぱいになってしまって見直しが必要だったり、なかなか廃棄をする基準が定められない、浸透しないなど文書の削減は常に業務改善のテーマです。 また、同じく電子ファイルに関しても同様の悩みがあり、いつの間にかファイルサーバーがいっぱいになってしまったなどよく聞かれます。 移転を計画されている場合は、移転先の収納力も見据えて文書の削減は必至になります。

全9件中 1〜 5件を表示

「組織の知カラ」に相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは文書管理3点セットを手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

組織の知カラとは?

文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。

■お役立ち記事 

文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。

■サービス

文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。

■お客様事例

お客様の各種事例を紹介しています。

記事カテゴリ一覧

スタッフブログ アルパカのあしあと

まずは文書管理3点セットを手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

タグ
図書館文書管理システムセキュリティコスト博物資料リスクマネジメント事例業務効率化方法整理整頓コツ契約書BCP対策規程情報共有属人化e文書法電子帳簿保存法スキャナ保存広報サポート・広報ツール制作写真ファイリング広報人材育成活性化成功事例文書図面紙文書ファイル研修削減移転文書管理コンサル維持管理成功ルール共有分類e-文書法情報管理電子ファイル意欲成果組織力組織化森友学園南スーダン保存期間保存媒体情報労働生産性情報収集非定型定型公文書館セミナー専門家メリットデメリットデザイン秘密文書文書管理保管効果人件費情報漏えい電子化ラベリング動向スペース検索廃棄整理経理書類展示リスクランキング文書管理規程紙の電子化コミュニケーション失敗事例契約書管理ワークフロー職場環境マニュアル目標ナレッジマネジメント文書管理マニュアル文書のライフサイクルアーカイブ文書保管文書保存ナレッジ公文書管理法文書管理規則情報公開説明責任マイクロフィルムアート記録全文検索組織文書削減基準C文書管理導入C文書管理規程作成C文書管理コンサルC文書管理事例C契約書管理C秘密情報CリスクマネジメントC業務効率化C情報共有Ce-文書法C番外編C紙文書電子化Cスキャナ紙文書 電子化契約書 電子化電子化 成功文書管理 メリット誤廃棄ペーパーレス働き方改革内部統制訴訟
会社情報